1. Uzaktan çalışma, çok yakında yeni bir norm haline gelecek. Kısa süre önce yapılan Fuze  araştırmasına göre; işçilerin yüzde 83’ü verimli olabilmek için ofiste olmaya ihtiyaç duymadıklarını ve yüzde 38’i uzaktan çalışmaya izin verilirse işlerinden daha fazla keyif alacaklarını belirtti.

2. Fiziksel alanlar küçülüyor: Daha fazla şirketin ve ekibin bir araya gelmesini sağlayan bu sistem; en iyi fikirleri yaratan çalışma alanlarıyla işbirliğine dayalı bir ofis modeline geçileceğini gösteriyor.

3. Geleneksel masalar kaybolacak: Kapalı ofis ortamlarından ziyade, kahve zincirlerindeki masalar gibi bir çalışma ortamında ihtiyaçlara uygun alanlar oluşturulmaya çalışılacak.

4. Çalışma saatleri standart 9 – 5 değil de 7 gün 24 saat şeklinde tasarlanacak. Aslında, yakın tarihli bir Fidelity anketi, Millennials’ın daha esnek bir çalışma ortamı için ücret indirimi yapacağını da söylüyor.

Liste, şirketlerin açık plan ofisleri hakkındaki fikirlerini yansıtmaktadır. Maddelerin geneline bakıldığında; insanların bir ofiste çalışmak istemediklerini görüyoruz.

Üzücü bir gerçek var ki; insanlar, açık ofis ortamında kızgın bakışların olduğu gergin bir ortamda yaratıcı olamıyorlar. Açık ofis sistemi, beklenilenin aksine çok verimli sonuçlar vermemektedir. Eğer bu fikrin tam tersini düşünmeye devam ediyorsanız; size verimsiz olduğunu kanıtlayan bir örnek sunacağım:

ABD’de 300’den fazla şirketin katıldığı, 40.000’den fazla çalışanın yer aldığı araştırma, bu konuda bugüne kadar ki yapılan en kapsamlı araştırmadır. Çevresel Psikoloji Dergisi’nde yayınlanan sonuçları ise şöyle;

Kapalı özel ofisler, özellikle akustik ve mahremiyet konularında iç ortam kalitesi gibi birçok yönüyle açık plan düzenlerinden daha iyi performans gösterdi. Açık alan ofislerinde ise; gizlilik ve gürültü sorunu mevcuttur.

Açık ofis sistemleri, uzaktan bakıldığında güzel bir oluşum gibi görünse de; gürültü ve birçok sorunu beraberinde getirmektedir. Bir çift kulaklık ile giderilebilen gürültü kirliliğinin aksine, görsel kirliliği engellemek mümkün değildir. Kafanıza bir havlu atmadan oyun çadırı gibi ekranı kapatmanın hiçbir yolu yoktur.

Sonuç olarak; bu konuyla ilgili şunları söylemek mümkün: Aslında, insanlar evde çalışmak istiyorlar ve açık plan ofisinden kurtulmak için maaşlarının azalmasına bile razılar.

Açık planlı ofisler, sadece verimliliği bozmakla kalmıyor, kişilerin işe gelme isteklerini dahi kaçırıyor. Garip olan durum ise; ofis alanlarını tasarlayan kişilerin ve onları işe alan yöneticilerin bu durumun farkına varmaması. Ama, siz her şeye rağmen açık planlı bir ofis ortamında çalışmayı düşünüyorsanız eğer; bunu bir kez daha düşünmenizi öneririz.

Bazı kişiler öğün aralarında atıştırma ve belli aralıklarla çay/kahve içme ihtiyacı duyar. Özellikle sigarayı bırakma ya da diyette olduğu için atıştırmaktan kaçınmak için sakız çiğnemeyi alışkanlık edinmiş olanlar ya da tüm çabalara rağmen sigarayı bir türlü bırakamamış çalışanlara ofislerde sıkça rastlanır.

Peki herkesin bir arada çalıştığı bu ortamlarda çalışma arkadaşlarıyla ters düşmemek ve çalışma ortamının verimliliğine engel olmamak için işveren ya da çalışan olarak nelere dikkat etmek gerekiyor?

İzin günlerinde iş istememek

İzin günleri, çalışanların işten uzak kalmak için kendi tercihleriyle çıktıkları ya da kafa dinlemek, aileleriyle vakit geçirmek, bütün hafta yapamadığı şahsi işlerini halletmek için bekledikleri bir zaman dilimidir. Böyle günlerde belki eğer bir iş telefonu ya da e-posta mesajı aldıysanız bu durumun bir çalışana neler hissettirdiğini anlayabilirsiniz. Eğer gerçekten çok ciddi bir kriz durumu varsa bunu açıklayan bir arama yapabilir, mesaj atabilirsiniz. Ancak çalışanları en azından izin gününde e-postalarını kontrol etmek zorunda bırakmamak gerekiyor.

Özellikle çay ve kahve bağımlıları için masa düzeni

Eğer ofiste bu konuyla görevli bir çalışan yoksa, ofiste gün boyu kullandığınız bardak, fincan, tabak, kaşık vs. eşyaları masanızda, mutfakta ya da ofisin herhangi bir yerinde kirli vaziyette bırakmamak gerekiyor.

Özel alanları meşgul etmemek

Özel telefon görüşmelerinizi tuvalet kabininde yapmamaya özen göstermek gerekiyor. Bunun için müsaitse ve varsa balkon, merdiven, yangın merdiveni vs. insanların acil ihtiyaçlarını gidermek için kullanmadığı yerler seçmenizde fayda var.

Kendi aralarında konuşanlara müdahale etmemek

Gizli bir yerde ve sessizce konuşmuyorlar diye, sohbet eden iki çalışanın konuşmasına dışarıdan müdahale etmemek özellikle kalabalık ofisler için önemli bir ayrıntı. Özel bir konuşma olmasa da konuya dışarıdan müdahale etmek hoş karşılanmayabilir.

Müzik dinlerken çevrenize hassasiyet gösterin

Müzik dinlerken kulaklık kullanıldığı zamanlarda çevrenizdeki insanları rahatsız edip etmediğiniz çoğu zaman belki de aklınıza gelmeyebilir. Hoparlör kullanıldığı müddetçe çevreye sesin gideceği bazen düşünülmez. Ancak yine de bunu kontrol etmeniz faydalı olabilir.

Hayatınız hakkında fazla detay vermemek

Ofis içerisinde birbirinizi tanımak istemeniz ve bir şeyler anlatmanız elbette olumlu bir davranış. Ancak detay vermenize gerek yok. Özellikle ekonomik anlamda aranızda farklılıklar varsa, yeni arabanı, muhteşem tatillerinizi dinlemek karşınızdakine pek keyif vermeyebilir.

Hastayken mümkünse işe gitmeyin

Bütün gün toplantılarda uyuklayacak, odaklanma gerektiren işler yapılırken sürekli burnunuzu çekecek, baş ağrınız nedeniyle bütün gün huysuzlanacaksanız işe gitmemeniz en iyi seçim. Gerçekten bitirmeniz gereken işler varsa bunu home office yapmaya çalışabilirsiniz.

Rahatsız edici özelliklerinizde diretmemek

Eğer kalabalık bir ofiste çalışıyorsanız; sesli bir şekilde sakız çiğnemek, iç çekmek, homurdanmak, kısacası dikkat dağıtıcı bu tür hareketlerinizden kurtulmanız gerekebilir. Aksi halde ofis içerisinde huzursuzluk ve verimsizlik oluşabilir.

İnternette kendi arayabileceğiniz bir şeyi sormamak

Önünüzde bilgisayar ve internet varsa, bu yolla öğrenebileceğiniz herhangi bir bilgiyi çalışanlara sormamanız yerinde olabilir.

Açık ofisler ile tüm çalışanlar arasında karşılıklı etkileşim artıyor, bilgi paylaşımı çoğalıyor ve iletişim hiç olmadığı kadar hızlı ve rahat olabiliyor.

Ancak açık ofislerin tüm faydalarının yanı sıra negatif yönleri de vardır. Örneğin bulaşıcı bir hastalığın daha kolay bulaşması, dikkatin daha kolay dağılması ve sürekli ayak üstü toplantılar gibi örnekler bu olumsuz durumlara örnek gösterilebilir.

Facebook çalışanlarının çalıştığı dünyanın en büyük open office alanına verilen ad building 20’dir.

Çalışılan iş ortamı açısından Apple, Google, Yahoo, Amazon ve Tesla gibi firmaların çalışanlarına oranla Facebook çalışanları kendilerini daha mutlu hissediyor, en azından araştırmacılar böyle diyor.

Peki serbest çalışmaya rağmen Facebook çalışanlarını nasıl daha üretken, iş birlikçi ve yaratıcı olmalarını sağlıyor?

Hareketliliğe odaklanın

Her bir Facebook çalışanına masaüstü bilgisayar yerine laptop verilir.

Böylelikle birincil çalışma aracı olan laptoplar çalışma masası dışında bir yerde bulunulduğunda (bir toplantı odasına veya var olan ortamdan kimsenin olmadığı bir alana gidildiğinde vb..) bu alanlarda da çalışmalara devam edebilmeyi sağlar.

Tabi ki tüm bu hareketliliğin olduğu bir alanda sessiz bir ortam olması beklenilmiyor. Toplantı odalarında bire bir veya 20 veya daha fazla kişi aynı anda görüşebiliyor. Ofiste bulunan kütüphane alanlarında odaklanmak için sessiz bir alana ihtiyaç duyanlar için ideal bir ortamdır veya bu alanda dikkat dağıtmak ve stres atmak için çeşitli dokümanları inceleyebiliyorsunuz.

Serbest hareket alanı ve her yerde çalışabilme ortamı ile dikkat dağılımı ve kısıtlamaları ortadan kaldırarak daha üretken olmak hedefleniyor. Hareketlilik aynı zamanda çalışanlara iş dışı zamanlarını da aynı alanda geçirmelerine olanak sağlıyor.

Esnek zamanlama için izin verin

Fiziksel hareketlilik serbestliği dışında Facebook çalışanları kendi çalışma takvimlerini oluşturma konusunda da serbesttirler.

Örneğin gün içinde yapmanız gerekenleri isterseniz günün erken saatlerinde veya günün geç saatlerinde yapabilirsiniz, kimse sizi sorgulamaz. Yeter ki yapılması gereken iş, bitmesi gereken tarihe yetişsin.

Ayrıca bazı ekipler günün belirli günlerinde veya sürekli olarak evde çalışmayı tercih ediyorlar. Bu şekilde kişiler hem annelik veya babalık görevlerini hem de işlerini aksatmadan yapabiliyorlar. Ayrıca diledikleri zaman ofise döndüklerinde çalışma masaları onları bekliyor olacak.

Bireysel sınırları güçlendirin

Açık ofislerde çok fazla çalışanın olması dikkat dağılımı gibi sorunlara sebep olabiliyor.

Bu tarzda bir sorun için Facebook her bir çalışanın masasına 27” monitör bırakıyor ayrıca dileyenlere gürültü önleyici kulaklıklar veriliyor.

Büyük ekranlı monitörler ile çevresel etkenlerden ötürü oluşan dikkat dağılımının etkisi azaltılması amaçlanıyor. Bu büyük monitörler ve gürültü önleyici kulaklıklar oradan geçen kişilere de rahatsız etmeyin mesajını da veriyor.

Her iki seçenek de hem kontrol edilemeyen hem de potansiyel dikkat dağıtıcılarının etkisini hızlı ve verimli bir şekilde azaltılmasını sağlıyor.

Tesadüfi karşılaşmaları cesaretlendirin

Bireysel sınırlara ters olan açık ofisler kişilerin birbirleriyle tesadüfü karşılaşmaları olasılığı yüksektir.

Mutfaktan içecek alımı veya kantinde yemek yeme sırasında tesadüfü karşılaşmalar illa ki çok fazla olacaktır.

Bu tesadüfü karşılaşmaların sonucu genellikle bir sorunu çözme ya da ileriye doğru bir fikir alışverişlerinin ortaya çıkmasını sağlar. Her türlü durumda iki tarafta karşılıklı bir etkileşim içerisinde birbirlerinden bir şey öğrenebilir ve bu da kişilerin motivasyonun artmasını sağlar. Bunun farkında olan Facebook çalışanların birbirleriyle olan tesadüfi karşılaşmalarda kişilerin birbirleriyle sohbet etmelerini teşvik eder.

Tüm bu etkenler ve tabi ki birlikte başarılan “büyük bir iş” hissiyatı, çalışanlarda mutluluğu artıran etkenler oluyor.