Doğrudan gelir elde etmeyeceğiniz veya maliyet tasarrufunu sağlayamayacağınız herhangi bir toplantı ; önemli bir karar ya da somut eylem planı içermiyorsa tamamen para kaybıdır.

Özellikle şu durumlarda geçerlidir:
Bilgi gündemin bir parçasıdır. Hiçbir gündem; bilgi, tekrar, tartışma içermemelidir.
Gündemde olması gerekenler; ürün başlangıç tarihi ayarlama veya veritabanı yeni tasarımı için yazılım geliştiricisini seçme ya da aslında bir grup tarafından karar verilmesini gerektiren bir şey olmalıdır.

Satın alma bahanesini sunmayın. Toplantılar, satın alma imkanı yaratmaz. Harika fikirler ve harika projeler satın alma durumunu yaratır.

Durum bilgi vermeye gelince, toplantının öncesinde paylaşın. Grubun bir toplantı sırasında bir karar vermesi gerekiyorsa, önceden bilgi vermeli. Belgeleri, raporları vb… Katılımcılara bu gibi bilgileri önceden gönderin. Çünkü, bilgiyi paylaşmak için bir toplantı düzenlemek, grubun tüm zamanını ve şirketin parasının boşa harcanmasına neden olur.

Toplantı uzunluğu standart bir değerdir. Takvimler genellikle 30 veya 60 dakikalık parçalar halinde biçimlendirilir. Belirli zamanlarda (örneğin 9 veya 3: 30) başlayıp bitmesi planlanır. Bu nedenle, 9’da başlayacak olan bir toplantı 9: 30 ya da 10’a kadar sürecek şekilde planlanmaktadır. Süreyi doldurmak için mutlaka yeni bir şeyler çıkar.

Bunun yerine, yalnızca başarmaya çalıştığınız şeyi temel alarak toplantının devam edip etmeyeceğine önceden karar verin. Daha sonra zamanı buna göre ayarlayın. Kendinize sorun, sadece 10 dakika için bir toplantı yapmak mantıklı mı?

Kişilerin geç kalmasına izin verin
Her zaman birkaç kişi toplantıya erken gelir ve sohbet etmeye başlarlar. Toplantıya başlama zamanınız geldi, ancak birkaç kişi gelmediyse biraz daha bekleyin.

Kişilerin yüksek sesle düşünmelerine izin verin
Toplantıdaki bir kimse “Ben sadece yüksek sesle düşünüyorum” derse o kesinlikle susturulmalıdır. Beyin fırtınası yapılıyorsa, yüksek sesle düşünmeye izin verilebilir. Aksi halde, insanların tam anlamıyla biçimlendirilmiş düşüncelerle fikirlerini sunmalarını bekleyin. Bunu yapmayan herhangi bir kişi hazırlık için zaman ayırmamıştır ve onun katılmasına izin vermeyin.

Kendinize her gün birkaç dakika ayırarak, daha iyi pazarlama yapmalarına yardımcı olacak dört ipucu:

1. Beyin fırtınası yaparak başlayın:

Etkili bir pazarlama yapmak için, birkaç saat beyin fırtınası yapmanız gerekir. Her gün pazarlamayı nasıl yapacağınıza rehberlik etmek için bir plana ihtiyacınız vardır. Hedeflerinizin ne olduğunu ve onlara ulaşmak için olası taktikleri belirleyin.

Daha fazla müşteri bulmaya çalışıyor olabilirsiniz. Bu yüzden hedef kitlenizin blogları bulunduğunu varsayalım. Onların makaleleri hakkında yorum yapmak ve bazılarını sosyal medya üzerinden paylaşmak çok az bir zamanınızı alacaktır.

2. Sadece bir pazarlama etkinliği ile başlayın:

Başlangıçta fazla seçenekleri ortadan kaldırın ve sadece bir pazarlama kanalına odaklanın. Pazarlama için Linkedln, Quora veya herhangi bir podcast kanala odaklanın. Ya da işinizle ilgili Facebook gruplarıyla etkileşimde bulunun.

Örneğin; küçük işletmeler, öncelikle hedef kitlesiyle diyalog kurmak için bir e-posta bültenine odaklanırken, diğerleri zamanlarını birden çok sektöre özel podcastle görüşme yaparak değerlendirirler. Bu yaklaşım, biraz zaman almaktadır. Şunu asla unutmayın; pazarlamada standart beden algısı gibi bir durum söz konusu değil.  Hangi pazarlamanın sizin için uygun olduğunu kendiniz belirlemelisiniz. Pazarlama çabalarınızın sonuçlarını gördükten sonra, aynı anda farklı birkaç kanal ile çalışmaya başlayabilirsiniz

3. Bir pazarlama alışkanlığı yaratın:

İşler iyi olduğunda pazarlamayı ihmal etmek çok kolaydır. Pazarlamayı tutarlı bir alışkanlık haline getirmek için günlük 15 dakikalık pazarlama çalışmalarına uyun.

Pazarlamaya zaman ayırdığınızda her günün aynı saatinde çalışmayı deneyin. Bu şekilde rutininizin bir parçası haline gelecektir.

Süreci kusursuz kılmak, alışkanlık oluştururken pazarlama çalışmanıza sadık kalmanızı sağlayacaktır. Sürecin bir bölümünü otomatikleştirmek veya belirli bir işlemi gerçekleştirmenin alternatif yollarını bulmak için araştırma yapmak veya bazı uygulamalar satın almak gerekebilir.

Ne olursa olsun, pazarlamaya yatırım yapmaya devam edin. İşinizde rahatsız edici problemleri veya aksaklıkları tanımlamaya ve ortadan kaldırmaya çalışın.

4. Kendinizi ödüllendirin:

Günlük pazarlama alışkanlığınızı kazandıktan sonra sürekliliğini sağlamak için kendinizi ödüllendirin. Mesela kendinizi çikolata ile ödüllendirebilirsiniz, ancak ilerlemenizi daha da desteklemek için pazarlama yatırımınızı hafifçe genişletmenizi öneririz.

800 abonelik bir e-posta listesi oluşturduysanız veya altı ay işinizi başarıyla devam ettirdiyseniz, reklamcılık çabalarınızı geliştirmek veya denemek istediğiniz yeni bir taktikle ilerlemek için bütçenizin bir kısmını harcayabilirsiniz. Her yeni gelen başarı ile kuruluşunuzun uzun vadede pazarlama planlarını yavaş yavaş genişletin.

Hazırlık süreci

• Beyin fırtınası için belirli bir katılımcı sayısı şartı yok. Ancak araştırmalara göre bu tarz oturumlar için ideal rakam diye bir şey varsa o 6 kişi olmalı. Gerçek bir sonuca varabilmek için daha fazla değişik fikir yerine, daha az kişiyle sonuca daha kolay varılabilir.
• Davetler düzenleyerek ya da bunu bir yarış haline getirerek beyin fırtınasında kimlerin aktif olduğunu görmek, katılımcıları belirlemek adına yardımcı olabilir.
• Toplantıların süresi önceden belirlenmiyorsa bir yere varılamadığı hemen hemen herkesin ortak görüşü. Süre kısıtlaması olan her şey sonuca daha çabuk ulaşır.
• Tüm hazırlıklar tamamlandıysa artık projelendirme, fikirleri inşa etme safhasına gelebilirsiniz. Fikri ortaya alarak bu fikrin çevresini doldurun.

Toplantı sırasında…

• Bu tarz toplantılarda fikirler uçuşurken bazıları zalimce eleştirilerde bulunabilir, katılımcıları fikirleri nedeniyle yargılayabilir. Birine fikrinin kötü olduğu söylenirse, tekrar konuşmak istemeyecek, katılımcı olmaktan artık hoşlanmayacaktır. Bu nedenle beyin fırtınası yaparken yargılamadan eleştiride bulunmak son derece önemli.
• En çılgın fikirler beyin fırtınasında ortaya çıkar. Çünkü en vahşi, en acımasız fikirler her zaman ticari fikirler ve kısıtlamalar söz konusu olunca basitleşir. Bu toplantılarda fikirlerin sınırı yoktur. Ancak çılgın olmakla saçmalamak arasında ince bir çizgi var. Gruptaki herkesin bunu anladığından emin olmak gerekir.
• Beyin fırtınası yapılırken herkesin fikirleri birbirinden bağımsızmış gibi davranmamak gerekir. Daha güçlü bir fikir yaratmak için fikirleri bir araya getirmek işe yarayabilir. Bunun bir ekip çalışması olduğu unutulmamalı.
• Toplantının en önemli noktası herkesin eşit olduğu ilkesine sadık kalmaktır.

Toplantı sürecine hakim olun

• Beyin fırtınası yorucu ve yıpratıcı bir toplantı tarzıdır. Molalarla beyin fırtınası toplantılarınızı daha verimli hale getirebilirsiniz.
• Toplantı süresince en iyi fikirlerden oluşan bir liste oluşturarak, toplantı notlarını tek sayfaya indirgemek, bu sayfadan yola çıkarak toplantıyı anlamak, raporlamak, izlenecek yolları belirlemek daha kolay olur.

Toplantı sonucu

• Toplantı sonunda; toplantıyı yöneten kişi, uygulanacak fikirleri seçmeli, bir sonraki adıma geçmek için görev dağılımını yapmalı ve katılımcılara teşekkür notlarını iletmelidir.

Yaratıcı toplantılar, doğru yapıldıkları takdirde bir takım ya da organizasyonu daha ileri götürür. Ayrıca bu tür toplantılar çalışanların gizli yeteneklerini ve hak ettikleri pozisyonları ortaya çıkarmak açısından da oldukça değerlidir.

Eğer beyin fırtınası toplantılarının şirket kültürünüze dahil olmasını istiyorsanız gelin bunu en kolay şekilde kurgulayacak, zihinleri zenginleştirecek ücretsiz uygulamalarla sorunsuz hale getirin. İşte o uygulamalar…

MindBoared (Android)

MindBoared, yol haritanızı sınırsızca çizebileceğiniz, aklınız sizi nereye götürürse gidebileceğiniz bir uygulama. Üstelik taslaklarınız, kolayca PDF formatına dönüştürülüp, Google Drive’a gönderilebilir. S Pen olanaklarından da yararlanabilmenizi sağlıyor.

SimpleMind (Android ve iOS)

Adından da anlaşılacağı gibi düşünce gücünü kolaylaştırmaya yönelik bu uygulama, daha çok kolay ve sezgisel olarak tanımlanıyor.

Mindomo (Android ve iOS)

Mindomo biraz fazla minimalist bir sistem gibi gelebilir ancak amacına hizmet eden ve bunu kolay yollardan uygulamayı tercih eden bir tasarıma sahip. Bu uygulamayla yazı, görsel, format ve kişiselleştirmelerle aklınızdakileri kolayca somutlaştırabilirsiniz. Kurguları eşzamanlı paylaşımlarla paylaşan ve ekip çalışmasına katkı sağlayan bu uygulama, güncellemeleri yapıldığı sürece iş hayatına hizmet etme potansiyelini arttırıyor.

MindMeister (Android ve iOS)

Limitsiz yol haritaları, birçok tema, not alma ve tüm bunları internet üzerinden paylaşıma açma özelliklerine sahip olan MindMeister; Power Point, Word, PDF ve görsel dosyalara uyumlu olarak çalışıyor.

Idea Sketch (iOS)

Tüm bu uygulamaların adeta bir özeti niteliğinde, hepsini kısmen bünyesinde barındıran ve karşılıklı paylaşım ve diagramlar üzerinden kurgularınızı düzenlemenizi sağlayan Idea Sketch, işinizi kolaylaştırabilir.