1. Uzaktan çalışma, çok yakında yeni bir norm haline gelecek. Kısa süre önce yapılan Fuze  araştırmasına göre; işçilerin yüzde 83’ü verimli olabilmek için ofiste olmaya ihtiyaç duymadıklarını ve yüzde 38’i uzaktan çalışmaya izin verilirse işlerinden daha fazla keyif alacaklarını belirtti.

2. Fiziksel alanlar küçülüyor: Daha fazla şirketin ve ekibin bir araya gelmesini sağlayan bu sistem; en iyi fikirleri yaratan çalışma alanlarıyla işbirliğine dayalı bir ofis modeline geçileceğini gösteriyor.

3. Geleneksel masalar kaybolacak: Kapalı ofis ortamlarından ziyade, kahve zincirlerindeki masalar gibi bir çalışma ortamında ihtiyaçlara uygun alanlar oluşturulmaya çalışılacak.

4. Çalışma saatleri standart 9 – 5 değil de 7 gün 24 saat şeklinde tasarlanacak. Aslında, yakın tarihli bir Fidelity anketi, Millennials’ın daha esnek bir çalışma ortamı için ücret indirimi yapacağını da söylüyor.

Liste, şirketlerin açık plan ofisleri hakkındaki fikirlerini yansıtmaktadır. Maddelerin geneline bakıldığında; insanların bir ofiste çalışmak istemediklerini görüyoruz.

Üzücü bir gerçek var ki; insanlar, açık ofis ortamında kızgın bakışların olduğu gergin bir ortamda yaratıcı olamıyorlar. Açık ofis sistemi, beklenilenin aksine çok verimli sonuçlar vermemektedir. Eğer bu fikrin tam tersini düşünmeye devam ediyorsanız; size verimsiz olduğunu kanıtlayan bir örnek sunacağım:

ABD’de 300’den fazla şirketin katıldığı, 40.000’den fazla çalışanın yer aldığı araştırma, bu konuda bugüne kadar ki yapılan en kapsamlı araştırmadır. Çevresel Psikoloji Dergisi’nde yayınlanan sonuçları ise şöyle;

Kapalı özel ofisler, özellikle akustik ve mahremiyet konularında iç ortam kalitesi gibi birçok yönüyle açık plan düzenlerinden daha iyi performans gösterdi. Açık alan ofislerinde ise; gizlilik ve gürültü sorunu mevcuttur.

Açık ofis sistemleri, uzaktan bakıldığında güzel bir oluşum gibi görünse de; gürültü ve birçok sorunu beraberinde getirmektedir. Bir çift kulaklık ile giderilebilen gürültü kirliliğinin aksine, görsel kirliliği engellemek mümkün değildir. Kafanıza bir havlu atmadan oyun çadırı gibi ekranı kapatmanın hiçbir yolu yoktur.

Sonuç olarak; bu konuyla ilgili şunları söylemek mümkün: Aslında, insanlar evde çalışmak istiyorlar ve açık plan ofisinden kurtulmak için maaşlarının azalmasına bile razılar.

Açık planlı ofisler, sadece verimliliği bozmakla kalmıyor, kişilerin işe gelme isteklerini dahi kaçırıyor. Garip olan durum ise; ofis alanlarını tasarlayan kişilerin ve onları işe alan yöneticilerin bu durumun farkına varmaması. Ama, siz her şeye rağmen açık planlı bir ofis ortamında çalışmayı düşünüyorsanız eğer; bunu bir kez daha düşünmenizi öneririz.

Günlük ritminiz bozulduğunda, iş hayatınızda sıkıntı çekersiniz. Uykusuzluk çektiğiniz için gününüz kaotik bir hal alır. Bu yüzden yüksek performanslı bir çalışma sergilemekte zorlanırsınız. Düşünün: Yaratıcılık gerektiren işler ve problem çözmede, sakin olmanız için yapabileceğiniz en iyi şey; yeterince uyumak ve günlük kalıplarınızın dışına çıkmamaktır.

İş yerinizde verimli ve düzenli bir zaman geçirmenizi sağlayacak 4 unsur:

1. Uykunuzu alın

Öncelikle, her gece yaklaşık 7.5 saatlik bir uykuya ihtiyacınız var. Araştırmalar gösteriyor ki, insanların en iyi fiziksel, zihinsel performansı sağlayabilmesi için her gece, uyku döngüsünü tam 5 kez tamamlaması gerekiyor. Çünkü, uyku döngüleri yaklaşık 90 dakikayı buluyor, dolayısıyla 7.5 saate ihtiyacınız var.

Kısa bir süre için, fazladan çalışıp yetiştirmeniz gereken işler olduğunda tam 3 uyku döngüsünü tamamlamaya veya 4.5 saat uyumaya çalışın. Zihninizin yenilenmesi ve öğrenmenizi sağlamlaştırması için ihtiyacınız olan uyku miktarı budur.

2. Tutarlı olun

Yeterli uyku almaya karar verdikten sonra, bu değerli uyku saatini koruyan, harika bir günlük ritim oluşturun. Öncelikle günlük kalıpları tekrarlamaya odaklanın. Günün başlangıcından sonuna kadar mükemmel kalıplar oluşturmak, aradaki tüm zamanlarda daha iyi hissetmenize ve daha akıllıca çalışmanıza yardımcı olacaktır.

Bedeniniz tutarlılığı sever. Her gün aynı saatte uyumak ve uyanmak zihin ve beden için iyidir. Tutarlı zamanlar, organlarınızın, hormonlar ve diğer kimyasallarla bir ritme girmelerine izin verir. Bu örüntüyü değiştirirseniz, vücudunuzun adapte olması zaman alır. Zaman dilimleri arasında açıklık arttıkça döngüyü sağlamak zorlaşır. Uyku ve uyanıklık modelinizi değiştirmek, vücudunuzun döngüsel ritimlerini değiştirir ve size her gün gecikmeli olarak döner. Bu yüzden halsiz hissedersiniz, performansınız düşer ve sağlık sorunları yaşarsınız.

3. Erken kalkın

Günlük performansınızı arttırmanın bir yolu, normalden biraz daha erken kalkmaktır. İş dünyasındaki en başarılı kişilerden bazıları, sürekli olarak erken uyanırlar. Erken uyanmak, günü daha rahat geçirmenizi sağlar. E-postalarınızdan veya mesajlarınızdan rahatsız olmazsınız. O saatlerde dünyaya sessizlik hakimdir. Örneğin, spor salonuna gidiyorsanız daha az trafik sorunu yaşarsınız. Boş yollarda rahatça ilerleyebilirsiniz. Bir kitabı huzur içinde okuyabilirsiniz. Meditasyon veya yoga yapabilirsiniz. Sadece yatağınızdan kalkın. Yatakla olan savaşı kazanın!

Böylece kendiniz için daha önemli olan şeylere vakit ayırabilirsiniz. Sabah kalktığınızda, en önemli şeyleri uygulamaya geçirmek adına sabah planınızı oluşturun. Bu süreci, kendinize ayırdığınız kişisel zaman olarak düşünün. O zaman diliminde çalışmamanızı öneririz. Yaşamın memnuniyetini hissettiğinizde, işinize daha kolay odaklanabilirsiniz.

Bu nedenle, sabahları kendiniz için iyi bir şeyler yapmak adına vakit ayırın. Tutkularınızı onurlandıracağınız enerjiyle güne başlayın!

4. Geceyi rahat geçirmeye çalışın

Sabah oluşturduğunuz planı uyguladıktan sonra gece rahatça uyursunuz. Gevşemenizi ve rahatlamanızı sağlayan bir rutinin olması, uyku kalitenizde büyük fark yaratır. Uyku sıkıntısı çeken kişilerin çoğu, gün içinde çok stres yaşarlar ve akşamları yatağa girene kadar geç saatlere kadar çalışırlar.

Sevdiğiniz yatıştırıcı bir etkinlik bulun ve yatmadan önce onu uygulayın. İdeal olanı, ekranlardan uzak durmak (TV, bilgisayar, akıllı telefon – parlaklık beyninizin uyanık kalmasını sağlar) ve çok fazla zihinsel enerji gerektiren herhangi bir şeyle uğraşmamak. Onun yerine bir roman okuyun, banyo yapın, dinlendirici bir müzik dinleyin…

Aslında daha verimli çalışmanın kesinleşmiş bir formülü yok. Herkes farklı koşullarda ve farklı yöntemler uygulayarak kendine göre bir yol çiziyor. Ancak, yine de işe yarayabileceği düşünülen bazı ipuçları da yok değil.

İşte daha verimli çalışmanızı sağlayacak bu ipuçlarından bazıları…

1. Birçok projeyi bir arada yürütmek başarıyı getirmez

Üzerinize çok fazla sorumluluk almanız ve hepsini bir arada yürütmeniz çok etkileyici gibi görünse de ilerleyen zamanlarda bu sorumluluğu kaldıramamanız nedeniyle işlerin aksaması kaçınılmaz bir sonuç.

Tüm işleri bir arada yürütmek yerine, hazırlamanız gereken bir ya da iki projeye odaklanarak onları en iyi şekilde sonuçlandırmanız, daha sonra diğerleriyle ilgilenmeniz, o projeleri hakkını vererek tamamlamanızı sağlar. Dolayısıyla, çok iyi hazırladığınız bir ya da iki proje, yalnızca bitirmek için hazırladığınız üç-dört projeden çok daha iyi geri dönüşler alabilir.

2. “Erken kalkan yol alır”

İş hayatında başarılı ve motivasyonu yüksek kişiler, güne oldukça erken saatlerde başlıyor. Böylece tüm gün yapacakları işlerle ilgili programlarını önceden yaparak, kendilerini güne hazırlama fırsatı bulan bu kişiler, bu alışkanlıklarıyla iş hayatında öne çıkıyor.

Siz de güne erken başlayarak, gündemi ve dünyadaki gelişmeleri takip etme, böylece etkinliği yüksek projeler hazırlamak için ilham alabilme imkanına sahip olabilirsiniz. Ayrıca, gün boyu hazırlayacağınız raporlar ve gönderilecek e-postalar için ön hazırlık yapmak için bolca vakit bulabilirsiniz.

3. Yapılacaklar listenizi kısa tutun

Kendinize bir “to-do list” hazırlamanız güzel bir alışkanlık. Böylece işler üzerindeki hakimiyetinizi koruyabilir ve kendinize yapılacak işlerinizi hatırlatmak için etkili bir yol izlemiş olursunuz. Üstelik, listedeki bulunan hedeflediğiniz işleri tamamladıkça, üzerini çizmeniz, size ayrıca motivasyon kazandırır.

Ancak, bu listeyi mümkünse her gün bir sonraki gün için hazırlamanızda fayda var. Böylece listeniz daha kısa olur ve birçok maddenin bulunduğu uzun bir listeyle, gözünüzü korkutmamış olursunuz. Örneğin, günlük olarak en fazla 5 maddeden oluşan bir yapılacaklar listeleri hazırlamanız daha keyifli olabilir.

Bu da öğleden sonra mesai sonuna kadar işlerin yavaşlamasına, dolayısıyla verimliliğin düşmesine neden olabiliyor. Peki, ofis çalışanları için çalışma koşullarını iyileştirebilmek mümkün mü? Bunun için nereden başlanabilir?

Ofis ortamını güzelleştirmeye belki de çalışma ortamınızı güzelleştirmekten, kişisel eşyalarınızı göz zevkinize uygun hale getirmekle başlayabilirsiniz. Herkesin bildiği gibi ofisler genellikle, standart, sıkıcı mobilya ve ofis malzemeleriyle dolu oluyor.

Siz de baktığınızda içinizi açacak herhangi bir manzarayla karşılaşamıyor ve bunun sizi gittikçe daha mutsuz ettiğini düşünüyorsanız, ofisinizdeki size ait bölgeyi yaşanabilir hale getirebilirsiniz. İşte bununla ilgili bazı ipuçları…

Sıkıcı mobilyalar yaratıcılığı öldürüyor

Ofis mobilyaları, büyük bir ihtimalle, “Burası ciddi bir şirket” imajı vermek için sıkıcı renklere ve tasarımlara sahip oluyor. Dolayısıyla, ofislerde insanı kasvete boğabilecek her türlü detay yer alabiliyor. Ancak, düşünülmeyen bir husus var ki o da bu sıkıcı mobilyaların insanın yaratıcılığını öldürmesi…

Her ne kadar cazibesi olan, renkli mobilyaların dikkati dağıttığı öne sürülse de bu eşyaların yaratıcılığa katkısı da bir o kadar fazla. Çünkü, sıkıcı mobilyaların aksine, daha renkli ve iç açıcı tasarımlar, işi sevmeyi ve ona sahip çıkmayı da beraberinde getiriyor. Bu da daha fazla çalışma azmi ve verimlilik anlamına geliyor.

Canlı renklerle siz de canlanın

Ofis mobilyalarında kullanılan (daha doğrusu kullanılmayan) canlı renkler, çalışanlara motivasyon sağlayabiliyor. Nasıl ki kasvetli bir ortama renkli kıyafetleriyle gelen biri havayı bir anda değiştiriyorsa, ofisteki havanın değişmesi için de canlı renklere ihtiyaç duyabilirsiniz.

Düşünün; sabah erkenden yataktan kalkıyorsunuz, belki de uzun bir trafik çilesinden sonra ofisinize varıyorsunuz. Diğer yandan işiniz de başınızdan aşkın… Ofise adım atıyorsunuz, bakıyorsunuz ki her yer griler, siyahlar, koyu kahverengiler… Gittikçe içinize kapanarak, küçüldüğünüzü hissediyorsunuz ve bu arada işler elbette gözünüzde devleşiyor. Halbuki, önünüzde renkli koltuklar, rengarenk kalemler, desenli kalemlikler olsa…

Bırakın gün ışığı içeri girsin

Unutulmaz bir müzikal film olarak sinema tarihine geçen, barış ve özgürlük dolu bir dünya hayalinin anlatıldığı Hair filminin, en az kendisi kadar unutulmaz film müziği “Bırak günışığı içeri girsin” (Let the sunshine in), bu konuda ilk akla gelenler arasında…

Gerekli olmadığı sürece (yani siz analog makine filmlerini yıkamak ve bu filmlerdeki fotoğrafları basıp, asmakla ilgili bir iş yapmıyorsanız örneğin) günışığı girmeyen, karanlık, kasvetli yerler, üretkenliğin önüne geçer. Hele ki penceresi olmayan ya da pencereleri bitişiğinizdeki duvara/binaya çok yakın bir mesafede bulunan, dolayısıyla neredeyse hava bile girmeyen ofislerde çalışmak, zaman ilerledikçe işkenceye dönüşebilir. Her şeyden önemlisi karanlık zaten uyku getirir. Ağırlık çökmesi, konsantrasyon bozulması derken yapılan hiçbir işin hakkı da verilmemiş olur.

Bu konuda “elden ne gelir, her şey yönetimin kararı” deseniz de onları ofis ortamı ve verimlilik arasındaki bağlantı konusunda ikna edebilir, birlikte çeşitli alternatifler ürerebilirsiniz.