İşinize odaklanmaya çalışırken outsource edebileceğiniz 5 işi hep birlikte inceleyelim.

İçerik Yönetimi
Şirketlerin yaklaşık %40’ı organizasyonlarında direk içerik yönetimiyle ilgilenen yöneticiler bulunuyor. Maalesef, startup ve küçük işletmelerin buna ayıracak bütçesi yoktur.

Üretkenliğinizi içerik yönetimine ayırmaktansa işlerinize odaklanmanız şirketin geleceği için daha önemli. Linkedin’de yapılan bir ankete göre pazarlamacıların %75’i içeriklerini başkasında yazdırıyor.

Siz de freelance yazarla ya da bir ajansla başlayarak içerik yönetimini komple outsource etmeye başlayabilirsiniz.

Muhasebe
Amerika Psikoloji Topluluğu’nun yaptığı araştırmaya göre aynı zamanda birkaç projeyi birlikte bitirmeye çalışmanın üretkenliği %40 oranında düşürdüğü görülmüş.

Muhasebe hatalarından global ekonominin etkilenme miktarı 400 milyar dolar civarında. Indinero.com gibi servisleri kullanarak muhasebe işlerini outsource edebilirsiniz. Tabi bu durum yurt dışındaki firmalar için daha çok geçerli. Bu nedenle Türkiye’de muhasebenizi dışarıdan yönettirebilmek için birilerini bularak başlayabilirsiniz.

Maaş
Maaş işlerinin en büyük sorunu genelde vergilendirmeyle ilgili hataların çok büyük zararlara yol açmasıdır. Sadece 2014 yılında Amerika’da IRS (Internal Revenue Service – İç Gelir Servisi) yaptığı açıklamada küçük işletmelerin vergi hataları yüzünden 2 milyar dolar kadar ceza ödediğini açıkladı.

Dönüşüm Optimizasyonu
Dönüşüm oranındaki küçük bir değişim işlerinizi büyük oranda etkileyebilir. Dönüşüm optimizasyonu ise önemli ama aynı zamanda uzun vadede kazandıran bir iş. Tüm işlerinizin yanında bir de buna zaman ayırmak çok sağlıklı olmayabilir. Bu yüzden bunun başka bir şirkete yaptırılması daha kolay yönetilmesi ve zaman kazandırması açısından önemli.

Zamanlama ve İdari Görevler
Küçük işler, şirket içi olaylar bütün gününüzü alıyor. Küçük işletme sahibi olarak şirketinizi büyütmeye kafa yorma yerine bu işlerle uğraşmak şirketin geleceği için çok sağlıklı değil.

Şirket içi görev dağıtımı ve zamanlama için otomasyon araçları kullanarak siz daha büyük işler üzerinde çalışacak vakti bulabilirsiniz.

Tasarım ve Yazılım işleri
Şirketinizin eğer görsel ve yazılımsal işleri bulunuyorsa bu konuda içeride birer eleman bulundurmak maddi olarak oldukça sıkıntıya neden olur. Bunu yapmak yerine gerçekten içeride ihtiyacınız olana kadar outsource etmek size hem zaman hem de maliyet açısından çok büyük fayda sağlayacaktır.

Sonuç olarak, bu işlerin yanında outsource edebileceğiniz daha birçok iş var. Çalışma takımınıza, sürece ve elinizdeki işlere bakarak buna karar vermek sizin elinizde. Tam zamanlı çalışan ve outsource etmenin avantajlarını ve dezavantajlarını karşılaştırarak sağlıklı bir seçim yapabilirsiniz.

Yapılacaklar listesi maddeler üzerinde takviminize göre işlerinizi yapacağınız bir zaman dilimi belirleyebilirsiniz. Görev kartlarınız için bir zamana atama ve görev kartların tamamlama süresi için kalan zamanı takip etme işlemleri için Trello uygulamasının sunduğu takvim aracıyla kolaylıkla yapabilirsiniz.

Bu yazıda aynı zamanda günlük yaşantınız boyunca yaptığınız birçok işlem için Trello takvim aracını nasıl kullanabileceğinizi paylaşacağım ama öncelikle görev kartlarınıza nasıl bitirme tarihi atayacağınızı ve takvim eklentisiyle bu görevlerin kalan zamanlarını nasıl kolaylıkla takip edeceğinize bakalım:

Bir görev için tamamlama süresi belirleme

Her bir görev kartı için bir son tarih ataması yapmak kolaydır. Önce kart üzerine gelin ve görünen kurşun kalem simgesine tıklayın. Bu kartın seçenekler menüsü açılacaktır, tıklatın ve bitiş tarihi (due date) için açılan takvimden bir tarih ve saat girmeniz yeterlidir.

Seçtiğiniz bir görev kartı için daha hızlı takvim ekranını açmak için “d” tuşuna basmanız yeterli olacaktır.

Trello takvim eklentisini açma

Öncelikle yukarda işlemler seçtiğiniz bir karta görevi tamamlamak üzere bir bitiş tarihi ve saati belirlediniz. Peki oluşturduğunuz bu bitiş tarihlerinin hepsini takip etmesi ve kalan süre konusunda sizi uyarması için ne yapmanız gerekir? Bu durumda yardımınıza Trello takvim eklentisi yetişiyor. Bunun için yönetim ekranınızdan bu aracı etkinleştirmeniz gerekiyor. Bunun için:

Menü (Show Menu)-> Güç açma (Power-ups)->  burada açılan Takvim (Calender) seçeneğinin yanında ki kilidi yanan doğru kaydırarak takvim eklentisini aktif hale getirebilirsiniz.

Daha sonra menünüze eklenecek takvim aracı ile bitiş tarihi belirlediğiniz tüm kartlarınızı görebilir ve ne kadar zamanınız kaldığını kolaylıkla takip edebilirsiniz.

Şimdi de Trello takvim aracı ile günlük yaşamınızdaki işleri ustalıkla nasıl yönetebileceğinize bakalım:

Parayı ve maaş bordroları takip etme
Bu özellik bütçeleme ve nakit akışını izlemek için en iyi çözümlerden biridir. Takviminize bu işleriniz için kartlar oluşturup gelecek ödemeler ve tüm nakit akışlarının takibini kolaylıkla yapabilirsiniz.

Ayrıca bu özelliği daha da genişleterek hisse senedi almak için her ay kenara ne kadar saklamak gerektiğini ve yatırımınızı ne zaman nereye yapacağınızı hatırlatmasını sağlayacak şekilde de düzenleyebilirsiniz. Eğer bir tutarsızlık varsa sizin bunu bulmanızda yardımcı olacaktır.

Yemek planı, egzersiz veya daha birçok aktivite organizasyonu
Gün içerisinde egzersiz yapmak, sevdiğiniz birinin doğum gününde yemek ısmarlamak, küçük bir geziye çıkmak ve daha birçok şey için aklımızdan plan yaparız. Ancak öyle bir şey olur ki yaptığımız planları bile unutur hale geliyoruz. Eğer sizde birçok şeyi aklınızda tutmakta veya zamanlama konusunda başarısızlığa düşenlerdenseniz Trello Takvim aracı ile bu sorunlarınızı çözebilirsiniz. Bunun için sadece yapmayı dileğiniz etkinliğiniz için bir kart oluşturun ve etkinliği yapmayı düşündüğünüz zaman aralığı ve günü etiketleyin. Zamanı gelince Trello yapmanız gereken şeyleri size hatırlatacaktır.

Sağlık kontrolü randevuları
Sağlık ilgili ertelemeler veya umursamazlık daha ciddi sorunlara sebep olabiliyor. Bazen kendimiz bu alanlarda gerektiği kadar önemi göstermemeyi tercih ederken bazı kişiler ise aldıkları randevuları kaçırdıkları için daha sonra zaman bulduğunda ise her şey için geç kalmış olabiliyor. Unutkan olan kişiler için Trello Takvim aracı bu alandaki işleriniz için özelleştirebilir.  Her bir rutin kontrolünüz için kartlar oluşturarak, bu kartlara ekleyeceğiniz zaman ve tarih ile beraber Trello randevularınızı zamanı gelince size hatırlatacaktır.

Kullandığınız yazılımları ve işlerin yedeğini alma
Bütün işlerde en önemli şey verilerinizdir ve eğer bu verilerinizi güvende tutmak için yedeklemeyi unutursanız en küçük bir sorun bile bu unutkanlığınızdan dolayı sizin için çok daha büyük bir sorun haline gelecektir. Tüm verilerinizi kendinizce belirlediğiniz zaman aralıklarında yedeklemenizi unutulma riski ile karşı karşıya kalmak istemiyorsanız bu işleriniz için de kartlar oluşturmanız da fayda var. Böylelikle kartlarınıza ekleyeceğiniz tarih ve zamanda Trello bu işi yapmanız hatırlatacaktır. Ve sizde tüm çalışmalarınızın bulunduğu sistemlerin ve dosyalarınızın bir kopyasını güvene alarak oluşabilecek bir soruna karşı büyük bir sorunu önleyebilirsiniz.

Fikir olarak dahice diyebileceğimiz Validation Board, Eric Ries’ın meşhur The Lean Startup kitabından yola çıkarak, yeni ürün fikirlerini ve girişimleri test etmek için üretilmiş ücretsiz ve basit bir yönetim aracı. 500’ün üzerinde startup’ın incelenmesiyle geliştirilen Validation Board, özellikle bu sektöre yeni adım atmak isteyen veya atmış kişiler için faydalı olacak nitelikte.

Bir tweet karşılığında ücretsiz olarak indirebildiğiniz pdf dosya formatındaki araç, girişimcilerin hızlı karar verebilme, iş gücünü verimli kullanma ve ürün geliştirme konularında yardımcı olmayı amaçlıyor. Ekibin bir diğer amacı ise, araştırmalarda sıkça ortaya çıkan başarısız girişimlerdeki tüketici ihtiyacını karşılayamama sorununa dikkat çekmek ve bu işe gönül veren insanları binalardan çıkarak potansiyel müşterileriyle etkileşime girmelerini sağlamak.

Validation Board’un web sitesinde, aracı nasıl verimli kullanabileceğinizle ilgili bir video rehber bulunuyor. Siyah beyazı 4 dolar olmak üzere dev renkli çıktısını 50 dolara satın alabileceğiniz Validation Board’u, online ortamda veya sunumlarınızda kullanabiliyorsunuz.

Aslında birçok girişimcinin uygulamaya çalıştığı iş modeli ve süreç analizi tablolarına benzeyen araç, The Lean Startup öğretilerini uygulamak ve girişimciye, direkt başarıdan ziyade yeteneklerini artırma konusunda fırsat veriyor. Sitede ayrıca girişimciler için vaka çalışmaları ve bilgilerini sınayabilecekleri küçük bir bilgi yarışması da bulunuyor.

Basitliği ve Sadeliği Seçin: Facebook’ta dikkat çekici olmak sanal bir lunapark işletmekten oldukça uzaktır. Kaldı ki, küçük işletmelerin işlenebilecek en büyük kaynakları sade ve basitlikten yola çıkarak içten bir varlık gücü göstermektir.

Zaman Ayırın: İşletmenizin Facebook’ta sağlıklı bir şekilde yer alması için büyük harcamalar yapmaktan, hediye ürün ya da hizmetler sunmaktan ziyade önce düzenli bir zaman dilimi ayırmalısınız. Günde 1 saatinizi Facebook sayfanızı güncel tutarak ve takipçilerinizle iletişim halinde olarak buna başlayabilirsiniz.

Yapabileceklerinizi Öğrenin: Facebook sayfanızı hedef kitleye ve amaca göre kullanım konusunda yapabileceklerinizin sınırını bilmiyor olabilirsiniz. Şunu ifade etmeliyim ki, Facebook ile yapabileceklerinizin sınırını doğrudan, sahip olduğunuz bilgi niteliği oluşturuyor. Bu doğrultuda, en basit ve saçma gelebilecek sorular da dâhil olmak üzere aklınıza gelen tüm soruların cevabını araştırmalısınız. Emin olun ne aradığınızı biliyorsanız, cevap sandığınızdan çok daha kısa sürede zihninizdeki yerini alacaktır. Bu kazanım eylemlerini alışkanlık haline getirmelisiniz.

Küçük Bir Bütçe İle Başlayın: Facebook sayesinde işlerinizi geliştirmek için büyük meblağlar ödemek zorunda değilsiniz. Hatta çoğu kez hiçbir ücret ödemek zorunda bile değilsiniz. Ancak Facebook’un yapısını düşünecek olursak, hedef kitlenize fiyat/performans açısından en iyi filtreleme sayesinde ekonomik bir şekilde ulaşabilirsiniz. Küçük bütçelerle gerçekleştireceğiniz reklam deneyimlerinin hem size hem de işinize getireceği kazanımı fark edeceksiniz.

Profil Değil, Sayfa Oluşturun: Facebook’u ne amaçla kullanacağınızı bir kez daha göz önünde getirecek olursak, Facebook’ta bir profil üzerinden hareket etmek yerine oluşturacağınız sayfa ile varlığınızı sürdürmek çok daha doğru olacaktır. Bunun yanında ikinci ya da birden fazla hesaplar açmaktan kaçınmalı ve sayfanıza odaklanmalısınız.

Sayfa Durumunuzu Güncel Tutun: Bir işletmeden bahsetmek, durağanlıktan ziyade hareketlilikten bahsetmeyi de beraberinde getirir. Siz de bu doğrultuda Facebook sayfanızın durumunu kimi zaman esprili ve zekice hazırlanmış, size özel küçük metinlerle güncellemelisiniz. Hatta gireceğiniz metinler sayesinde hedef kitlenizle içten diyaloglar kurabilirsiniz. Diyaloğun, etkileşimi ve onlar hakkında daha kapsamlı bilgilere sahip olmayı getireceğini de göz ardı etmeyelim.

Bire Bir İletişim Önemlidir: Facebook sayfanızda kişiler tarafından gerçekleşen “beğen”ilere ve yorumlara 24 saat içinde dönüşgerçekleştirmek oldukça önemlidir. Bu hareketiniz, olur olmaz her şeyin ardından ve rahatsız edici türde gerçekleşmediği sürece size olumlu biçimde dönecektir. Önceliğiniz, onların isteklerine saygı duymak ve kuracağınız cümlelerdeki ifadelere dikkat etmek olmalıdır.

İstenmeyen (Spam) Olmayın: Facebook, hızlı içerik akışının gerçekleştiği lider sitelerden biridir. Lakin akışın yoğun ve hızlı olması, sizin olur olmaz ve rahatsız edici eylemlerde bulunmanızı gerektirmez. Bir diğer ifadeyle gürültü etmekten kaçınmanız ve sakin bir şekilde yol almanız takipçilerinizin size saygıyla yaklaşmasını sağlayacaktır. Örnek olarak, takipçilerinize iletmeniz gereken bir şey varsa duvarınızı kullanmalı, onların mesaj kutularını kullanmaktan çekinmelisiniz.

Kupon ve Promosyonlar Oluşturun: Ben de dâhil olmak üzere hemen herkes indirim ya da promosyonları sever.  Özellikle Facebook sayfanız üzerinden düzenleyeceğiniz ilk indirim ya da promosyonlar etkileyici ve sağlam temellere (şeffaflık, eşitlik vb.) dayalı olmalıdır. Takipçilerinizin istek ve beklentilerini dikkate alan; düzenli aralıklarla gerçekleşen kampanya ve promosyonların ne kadar etkili olacağını göreceksiniz.

Sürekli Çevrimiçi Kalın: Size internete bağımlı olmayı değil, bağlı olmayı öneriyorum. Hâlihazırda temin edilebilen mobil cihazlar sayesinde sürekli ya da sık aralıklarla çevrimiçi olmak artık hiç de zor değil. Zira Facebook’ta günlük yaşam fiilen de 24 saat! Bunun yanında her gün Facebook sayfanızı kontrol etmeniz yeterli olacak; takipçileriniz, olası beklentilerinde size birkaç güne kadar müsamaha edeceklerdir.

Küçük bir işletmeye sahip olmanız, Facebook’u etkin kullanamayacağınız anlamına gelmez. Naçizane düşüncelerimi de göz önünde bulundurur ve işletmenizin sahip olduğu olumlu özellikleri takipçilerinize hissettirebilirsiniz, Facebook’un ifade ettiği anlam sizin için bambaşka olacaktır.