Özellikle dijital ajanslarda iş yükü zamanla kronik sorunlara, çalışan memnuniyetsizliğine ve sonuç olarak başarısızlıklara neden olabiliyor. Bu anlamda esnek çalışma saatleri, farklı çalışma yöntemleri uygulamak çalışan memnuniyeti ve firma başarısı için tercih edilebilir uygulamalar olabilir. Peki bu alanda daha az ve esnek çalışmak nasıl mümkün olabilir ve bu durum ajanslara ne gibi katkılar sağlar?

Mutlu ve sağlıklı çalışanlar

Esnek çalışma saatleri, belirli günlerde home-office çalışma imkanı ve iş yönetiminize uygun geliştirebileceğiniz farklı çalışma yöntemleri daha mutlu ve sağlıklı çalışanlara sahip olmanızı sağlayabilir. Böylece çalışanlar bu mutluluğu iş hayatına da yansıtır. Özellikle de işe gelmek için uzun yol katedenler için… Bu nedenle serbest çalışma saatleri ve gerektiğinde home-office çalışmak tüm zorluklara rağmen işini severek yapan çalışanlarınızdan daha fazla verim almanızı sağlayabilir.

Freelance çalışanları ekibe katmak

Kurum içi çalışanlar haricinde, freelance çalışanlarınız da varsa, onları da toplantılarınıza dahil edebilirsiniz. Fikir alışverişleri, beyin fırtınaları için ayırdığınız, zamanlarda onların da sizinle etkileşim halinde olması, çalışma sisteminizde fayda sağlayabilir.

Çalışanların verimli olduğu saatleri gözlemleyin

Çalışanların en verimli olduğu saatler çalışmalarına olanak sağlayabilirsiniz. Bir çalışma planı oluşturarak, çalışanlarınızın verimliliğine göre koordine olmaları bu konuda faydalı olabilir. Ayrıca çalışma sisteminize karar vermeden önce, farklı alışma sistemlerini, çalışanlarınızla birlikte test etmenizde yarar var. Örneğin bir ay boyunca belli bir sistem üzerinden hareket edebilirsiniz. Bunun yanı sıra, çalışanlarınızın bazılarının ‘home-office’ çalışabileceğine karar verebilirsiniz. Böylece ofis içi trafiği biraz daha azaltmanız da mümkün olur.

Doğrudan iletişim halinde olmak

Özellikle freelance çalışanlarınızla her gün mesajlaşmak, e-mailleşmek, belki zorunlu zamanlarda durumu kotarabilir. Ancak ofis içerisinde yazışma yapmak, iletişimi yıpratır. Teknolojiyi kullanmak tabi ki gerekli ancak çalışanlarla kurulan iş ilişkisinde, karşı karşıya gelmek ve fikir alışverişini mümkünse yüz yüze yapmak mutlak anlaşmayı sağlayabilir. Mümkünse çalışanlarla her gün bir araya geleceğiniz zamanlar belirleyerek yeni fikirler ortaya çıkmasına, çalışanların birbiriyle iletişim kurmasına özen gösterebilirsiniz.

Ekipleri ve kampanyaları takip etmek

İşinizle ilgili başka ofisleriniz, ekipleriniz ve kampanyalarınızın yürüdüğü, farklı yerler varsa onları ziyaret edin. Yalnızca odanızın bulunduğu ofisteki ekibiniz değil, diğer çalışanlarınızın da benzer toplantı ve etkinliklere ihtiyaçları olabilir. Bir ofisi toparlarken diğerinin dağılmasını, kampanyaların aksamasını ya da başarısız olmasını kimse istemez.

“Ayın yöneticisi” seçin

Çalışanları motive etmek için geliştirilen “ayın çalışanı” sisteminin bir benzeriyle çalışanlarınıza yönetim anlamında periyodik sorumluluklar verebilirsiniz. Böylece her çalışan kendini markanıza daha çok ait hisseder ve kurumun bir parçası olduğu bilincine varır. Her ay, kurduğunuz ekiplerin başına çalışanlardan birini getirdiğinizde, siz de sürekli tek tek tüm ekipleri enetlemek zorunda kalmazsınız. Rutin toplantılarınız haricinde siz de kendinize daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Eskiden ofisin kapısından dışarıya çıktığımız anda iş ile bağlantımız da otomatikman sona ererdi.  Artık çoğumuz, ofis dışında dahi olsak bulunduğumuz yerden yalnızca cep telefonlarımız üzerinden maillerimizi kontrol edebiliyor, gelen e-maillere yanıt verebiliyor, hatta üzerinde değişiklik veya dosya eklentisi ile sunum-video vb. gönderimler yapabiliyoruz. Yani artık iş yapmak için işte olmak gerekmiyor, dünyanın başka herhangi bir yerinden de işlerimizi takip etmek olağan hale geldi.

Diğer yandan mobil iletişim teknolojisi özellikle son iki yıl zarfında inanılmaz gelişmeler kaydederek bir zamanlar yalnızca arama yapmaya ve sms gönderip almaya yarayan cep telefonlarını birer mini bilgisayar haline getirdi. Şu ya da bu şekilde internete bağlı bulunabilen her yerden 7 gün 24 saat ofisteymiş gibi çalışma olanağı doğdu. Burası işin ilk bakışta keyifli görünen kısmı…

Son 4–5 yılın en ilgi çekici gelişmesi ise kuşkusuz sosyal ağların gündelik hayatımıza girmesi oldu. Facebook, Twitter, Myspace, Linkedin gibi sosyal ağlar vasıtasıyla artık birçoğumuz rutin iş ortamında karşılaştığımız insanların yanı sıra söz konusu sosyal ağlar üzerinden birçok yeni kişi ile daha iletişime geçmiş oluyoruz. Bu şu demek: İlk zamanlar kişisel, özel amaçlarla kullandığımız networkler artık işimizin bir parçası oldu ya da olmak üzere… Örneğin yeni uygulama Facebook messages’ın gerçek e-posta kutusu özellikleri, arkadaş listelerinin yalnızca okuldan, semtinizden arkadaşlardan oluşmayıp bir şekilde iş vasıtasıyla tanıdığımız kişi veya kurumları da içermesi nedeniyle Facebook üzerinden gelen bir mesaj kişisel de olabilir profesyonel amaçlı gönderilmiş iş bağlantılı bir mesaj da… Ya da Twitter üzerinden bir müşteri hizmetleri yetkilisine gönderilen talebin ne kadar hızlı bir şekilde yanıtlandığı, ilgili şirketin hizmet kalitesinin göstergelerinden biri haline geldi artık.

Terazinin diğer kefesine baktığımızda sosyal ağlar üzerinde yeni bir kullanıcı – potansiyel tüketici – müşteri iletişimi biçimi ile karşılaşıyoruz. Son yıllarda markalar ve işletmelerin tüketicilerle iletişiminde belirgin değişiklikler göze çarpmaya başladı. Bu değişiklikler ilk olarak firmaların sabah 9 dan akşam 5 e  müşteri hizmeti sunan çağrı merkezlerine yansıdı. Bu hizmet önce 24 saate çıktı, daha sonra sosyal ağlar üzerinden de müşteri hizmeti faaliyeti başladı. Hafta sonu geldi diye Cuma akşamüstü müşteri hizmeti de sona erer anlayışı tarihe karıştı. Çünkü sosyal ağ kullanıcıları arasında bulunan muhtemel müşteri kitlesi esas Cuma akşamı ile başlayan hafta sonunda yani kendi boş zamanında bu ortamlara girmekte… İşte bu aynı zamanda esnetilmiş yeni çalışma biçimi modellerinin ilk sinyalleri demek…

Görünen o ki bundan sonra bilgisayar ve telefonlarımızdan uzak durmadığımız sürece şu ya da bu şekilde işimiz ile bağlantımızın kesilmesi mümkün olmayacak. İşimiz, sosyal yaşantımız ve özel hayatımızı birbirinden ayırmak zorlaşmaya başlayacak. Beyinlerimiz çok daha fazla bilgi bombardımanına tutulacak. İşyerinde olalım veya olmayalım, gün içerisinde iş bağlantılı sorumluluklarımız artacak. Bugün içinde bulunduğumuz koşullar henüz çok kesin konuşmayı mümkün kılmasa da en çok 5 ya da bilemediniz 10 yıl zarfında bildiğimiz anlamda mesai kavramı en azından beyaz yakalılar için ciddi bir dönüşüme uğrayacak. Peki ya sizce geleceğin mesai kavramı neye benzeyecek? Beyinlerimiz birer bilgisayar olmadığına göre giderek artan bilgi yükünü nasıl kaldıracak?