Aslında daha verimli çalışmanın kesinleşmiş bir formülü yok. Herkes farklı koşullarda ve farklı yöntemler uygulayarak kendine göre bir yol çiziyor. Ancak, yine de işe yarayabileceği düşünülen bazı ipuçları da yok değil.

İşte daha verimli çalışmanızı sağlayacak bu ipuçlarından bazıları…

1. Birçok projeyi bir arada yürütmek başarıyı getirmez

Üzerinize çok fazla sorumluluk almanız ve hepsini bir arada yürütmeniz çok etkileyici gibi görünse de ilerleyen zamanlarda bu sorumluluğu kaldıramamanız nedeniyle işlerin aksaması kaçınılmaz bir sonuç.

Tüm işleri bir arada yürütmek yerine, hazırlamanız gereken bir ya da iki projeye odaklanarak onları en iyi şekilde sonuçlandırmanız, daha sonra diğerleriyle ilgilenmeniz, o projeleri hakkını vererek tamamlamanızı sağlar. Dolayısıyla, çok iyi hazırladığınız bir ya da iki proje, yalnızca bitirmek için hazırladığınız üç-dört projeden çok daha iyi geri dönüşler alabilir.

2. “Erken kalkan yol alır”

İş hayatında başarılı ve motivasyonu yüksek kişiler, güne oldukça erken saatlerde başlıyor. Böylece tüm gün yapacakları işlerle ilgili programlarını önceden yaparak, kendilerini güne hazırlama fırsatı bulan bu kişiler, bu alışkanlıklarıyla iş hayatında öne çıkıyor.

Siz de güne erken başlayarak, gündemi ve dünyadaki gelişmeleri takip etme, böylece etkinliği yüksek projeler hazırlamak için ilham alabilme imkanına sahip olabilirsiniz. Ayrıca, gün boyu hazırlayacağınız raporlar ve gönderilecek e-postalar için ön hazırlık yapmak için bolca vakit bulabilirsiniz.

3. Yapılacaklar listenizi kısa tutun

Kendinize bir “to-do list” hazırlamanız güzel bir alışkanlık. Böylece işler üzerindeki hakimiyetinizi koruyabilir ve kendinize yapılacak işlerinizi hatırlatmak için etkili bir yol izlemiş olursunuz. Üstelik, listedeki bulunan hedeflediğiniz işleri tamamladıkça, üzerini çizmeniz, size ayrıca motivasyon kazandırır.

Ancak, bu listeyi mümkünse her gün bir sonraki gün için hazırlamanızda fayda var. Böylece listeniz daha kısa olur ve birçok maddenin bulunduğu uzun bir listeyle, gözünüzü korkutmamış olursunuz. Örneğin, günlük olarak en fazla 5 maddeden oluşan bir yapılacaklar listeleri hazırlamanız daha keyifli olabilir.

Fakat, günlük iş akışında sık sık telefon görüşmesi yapmak, yani bu durumun bir rutin haline gelmesi, konuşurken kelimelere yeterince dikkat etmemenize yol açabilir. Zaman içerisinde yeni iş bağlantıları kurma ve işleri hızlandırma heyecanını yitirerek birer zorunluluk haline gelen telefon görüşmeleri, konuştuğunuz kişide olumsuz bir algı yaratabilir. Bu da iş hayatınızda beklemediğiniz sorunlar oluşturabilir.

Peki iş için telefon görüşmesi yaparken karşı tarafı olumlu anlamda etkilemek için hangi kelimeleri kullanmak gerekiyor? İşte bu konuda işinize yarayacak birkaç ipucu…

 “Harika, çok iyi, süper”

Telefon görüşmelerinizde daha destekleyici ifadeler kullanarak, karşınızdaki kişiyi görüştüğünüz işle ilgili motive edebilirsiniz. Böylece, olumlu bir hava yaratarak karşı tarafın işi sahiplenmesini sağlayabilirsiniz. “Harika, çok iyi, süper” gibi ifadeler bu algıyı oluşturmak için kullanabileceğiniz kelimelerden bazıları…

“…üzgünüm”

İş hayatında her zaman her şey yolunda gitmeyebilir. Dolayısıyla, birlikte iş yaptığınız kişilere yaşanan olumsuzluğu açıklamak size düşebilir. Böyle bir durumda gerçekleşmesi beklenen bir işin yolunda gitmediğini anlatmak için, “x olmadığı için üzgünüm” ya da “Üzgünüm bu konuda size yardımcı olamadım” gibi durumdan sizin de mutlu olmadığınızı belirten ifadeler kullanabilirsiniz.

“Müsait misiniz?”

Telefon görüşmesi yapacağınız kişiler de en az sizin kadar meşgul insanlarsa, aniden arayarak onların işlerini bölüyor olabilirsiniz. Aramanızı beklemeyen kişilerle telefon görüşmesi yapacağınız zaman, öncelikle konuşmaya zamanı olup olmadığını öğrenmek için “Şu konu hakkında görüşmek istiyorum ama müsait misiniz” gibi bir soruyla konuşmaya başlayabilirsiniz. Böylece siz anlatmaya başladığınızda karşınızdaki kişi sözünüzü kesip, izin istemek zorunda kalmaz.

“Dilerseniz bunu yüz yüze görüşelim”

Telefon görüşmeleri, her zaman her konu için elverişli olmayabilir. Bazı projeleri, raporları karşılıklı incelemek daha etkili olabilir. Dolayısıyla, telefon konuşmasıyla halledemediğiniz işler için karşınızdaki kişiyle yüz yüze görüşmeyi teklif edebilirsiniz. Bu şekilde, karşınızdaki kişiyi sürekli arayıp rahatsız etmek yerine konuyu daha kısa sürede çözüme ulaştırabilirsiniz.

“X olduğunun farkındayım”

İş hayatında karşınızdaki kişiye önereceğiniz bir konu için zemin hazırlarken, öncelikle konuya ilişkin olumsuzlukların farkında olduğunuzun altını çizmeniz faydalı olabilir. “X için geç olduğunun farkındayım”, “Y’nin tamamlanmadığının farkındayım” gibi cümlelerle konuya giriş yaparak, ilerleyen zamanlarda çıkabilecek sorunların üstesinden gelebileceğinizi ifade edebilirsiniz. Bu da karşınızdaki kişiye iş süreci konusunda güven verebilir.

İşveren olarak öz geçmişlerinden yola çıkarak istihdam ettiğiniz çalışanların beklenen performansı gösteremeyen ve üretkenlik konusunda yetersiz kalan kişiler olduklarını fark ettiğiniz zaman, çok geç olabiliyor ve siz de çalışanlarını birkaç ay çalıştırdıktan sonra işten çıkaran zalim işveren izlenimi yaratmış oluyorsunuz.

Eğer bu konuda daha iyi seçimler yaparak, iş ilanları sayesinde uzun yıllar birlikte çalışabileceğiniz kişilerle tanışmak istiyorsanız, ilanında yer alan işe yönelik görev tanımını daha ayrıntılı şekilde belirleyebilirsiniz.

İş ilanlarında kısa ve yüzeysel bir görev tanımı yapılması, bu tanıma uyum sağlayabileceğini düşünen herkesin başvuruda bulunmasına neden olabiliyor. Peki, iş ilanınızda yer alan görev tanımınızı nasıl geliştirebilirsiniz? İşte bu konuya ilişkin birkaç ipucu…

1. Gelişime kendinizden başlayın

İş ilanı vermeden önce, pozisyona ilişkin beklentilerinizi net bir şekilde belirleyin. Böylece iş ilanında yer alan görev tanımını daha net bir şekilde ifade edebilir, göreve uygun olmayanların başvuru yapmasına engel olabilirsiniz.

2. Öngörülerinizi geliştirin

Sosyal yaşantınızı güçlendirerek öngörülerinizi geliştirebilir, karşılaştığınız adayları değerlendirirken zaman kazanabilirsiniz. Adaylarla yaptığınız görüşmelerde doğru kişiyi bulmak için sosyal yönünüzün kuvvetli olması önem taşıyor. Buna ek olarak, performansa dayalı mülakatlar gerçekleştirmeniz de öngörülerinize destek olmak açısından önemli. Dolayısıyla, değerlendirmelerinizi adayların üretimine ve bu üretimi gerçekleştirme hızına göre yapmanızda fayda var.

3. Adaylar için güçlü bir alternatif haline gelin

Performansı yüksek, kalifiye bir çalışanı elde edebilmek için sizin de güçlü bir iş alternatifi olmanız gerekir. Bir çalışanın kariyerini yükseltebileceği ve kendini gösterebileceği bir iş imkanı sunduğunuz zaman nitelikli adaylar sizi tercih etmeye başlayabilir. Sonuç olarak, eğer gerçekten iyi bir çalışan arıyorsanız, adaylara gerçekten iyi fırsatlar ve önü açık bir pozisyon sunmanız gerekiyor.

Aslında bu süreç eğitim hayatıyla birlikte başlıyor. Kişilerin yetenekli olduğu ya da onları, gelecek vadeden mesleklere yönlendirecek eğitimler yerine sevdikleri alana yönelmeleri iş hayatında da mutluluğu getiriyor. İlgili oldukları alanın dışında eğitim alan kişiler ileride mutsuz çalışanlara dönüşüyor ve verimliliği düşürüyor

Yapılan araştırmalar, 2013 yılı sonu itibariyle işini sevmeyerek yapan, mutsuz çalışanların sayısının ikiye katlandığını ortaya koyuyor. Dünya genelinde 180 milyon çalışanın temel alındığı bu araştırmaya göre, çalışanların sadece yüzde 13’ü işinden memnun.

Her yeni yılda, yeni kararlar almaya alışık kişiler için, işinde mutlu bir ortam yaratmak ya da yeni bir iş bulmak da yeni yıldan beklenenler arasında yer alıyor. Ancak, bu beklentiler her zaman gerçekleşmiyor..

Peki, gerçekten iş hayatında mutlu olmanın yolları neler? Daha verimli ve daha pozitif bir çalışma ortamı nasıl sağlanır?

Gülümsemek

Gülümsemek de esnemek kadar bulaşıcı bir eylem. Gülümsediğinizde, beyin mutluluğun sürekliliği için gayret gösteriyor. Gülümsemeye devam edin. Ne olursa olsun bunu yapmak, size iyi geldiği kadar çevrenizde de pozitif bir çember oluşturacaktır. Çalışma arkadaşlarınız, gün içerisinde karşılaştığınız herkese, bu gülümseme yayılır. Gülümsemenin bulaşıcılığını avantaja çevirmek belki de düşündüğünüzden daha faydalı olabilir.

Çalışma alanını kişiselleştirmek

Kendinize ait bir odanız, bir masanız veya bölmeniz varsa, bu alanı kişiselleştirmeniz, kendinizi oraya ait hissetmenizi sağlayabilir. Kalemliğinizi, kalemlerinizi, not kağıtlarınızı, hatta sevdiğiniz aile üyelerinden, arkadaşlarınızdan oluşan bir fotoğrafı masanıza koyarak işe başlayabilirsiniz.

Rahat edecekseniz evden kendi mouse’unuzu, kahve kupanızı da getirerek, bu bölgenin daha çalışılabilir hale gelmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca, size ait, evden getirilmiş eşyalar, insana güven duygusu aşılayarak, daha güçlü hissetmenizi de sağlar. Böylece, kendinizi evinizde çalışıyor kadar iyi hissedebilmeniz mümkün olabilir.

Amaç edinmek her zaman önemli

Kendinize işinizle ilgili hedefler koymanız, işinize odaklanmanızı sağlayabilir. Örneğin, çalıştığınız kurumdaki konumunuzdan memnun değilseniz, daha farklı projeler geliştirebilir ya da daha fazla çalışarak fark edilebilirsiniz. Çalışkan ve istekli çalışanlar, göz ardı edilmediği gibi, daha çok ve önemli sorumluluklar almaları için teşvik edilir.

Dolayısıyla, siz de kendinize işinizle ilgili kariyer hedefleri belirleyin. Bu hedef doğrultusunda çalışırken, kendinizi daha güçlü hissedebilir, motivasyonunuzu artırabilirsiniz.

Kendinizi ödüllendirin

Sizi her gün, “Bugün de çok iyi çalıştın” diyerek kimse ödüllendirmez. Ancak, siz kendinizi ödüllendirebilirsiniz. Bunu periyodik olarak günlük, haftalık, aylık şekilde yapabilirsiniz. Örneğin, her gün kendinize gün ortasında veya iş çıkışı bir çikolata ya da kahve ısmarlayabilirsiniz ya da haftasonu, çok sevdiğiniz herhangi bir şeyi kendinize satın alabilirsiniz. Ay sonunda, kendinizi yemeğe çıkarabilir, hatta sevdiğiniz birilerini daha bu programa dahil edebilirsiniz. Bu organizasyonlar ve hediyeler, kendi kendinize gerçekleştirmiş olsanız da sizi motive eder.

İş arkadaşlığının önemi

İş yerinizde herkesle arkadaş olabilmeniz veya iletişim kurabilmeniz pek mümkün değil. Ancak, iş yerinde tek ve iyi bir arkadaş edinirseniz, gün içerisindeki stresinizi karşılıklı paylaşarak kendinizi daha iyi hissedebilirsiniz. Bu her iki taraf için de olumlu bir ilişkiye dönüşebilir. Herkesin, günlük hayatında mesai süresince çok mutlu olduğu ve daima olumlu olaylarla karşılaştığı söylenemez. Ancak, iş arkadaşı bu noktada imdada yetişir ve problemler için çözüm üretmenize yardımcı olur.

İnsanları oldukları gibi kabul etmek

Herkesten hayal ettiğiniz gibi davranmalarını bekleyemezsiniz. Siz ne kadar bu düşünceye kafanızı taksanız ve üzülseniz de bazı kişiler hep olduğu biri kalacak. Üstelik, onlar bu şekilde mutlu! Siz de kendi mutluluğunuzu, onları olduğu gibi kabul ederek elde edebilirsiniz.

Bütün işleri bir arada yapmamaya çalışın

Birden fazla işi birlikte takip etmeye çalışmak, her zaman iyi bir fikir olmayabilir. Bu sizi yorarak hem yaratıcılığınızı köreltir hem de konsantrasyonunuzu bozar. Bu şekilde çalışarak elinizdeki işlere odaklanamayıp, mutsuz olursunuz. Bu nedenle, odaklanma sorunu yaşamamak için işlerinizi teker teker ele almaya çalışmanızda fayda var.