Doğrudan gelir elde etmeyeceğiniz veya maliyet tasarrufunu sağlayamayacağınız herhangi bir toplantı ; önemli bir karar ya da somut eylem planı içermiyorsa tamamen para kaybıdır.

Özellikle şu durumlarda geçerlidir:
Bilgi gündemin bir parçasıdır. Hiçbir gündem; bilgi, tekrar, tartışma içermemelidir.
Gündemde olması gerekenler; ürün başlangıç tarihi ayarlama veya veritabanı yeni tasarımı için yazılım geliştiricisini seçme ya da aslında bir grup tarafından karar verilmesini gerektiren bir şey olmalıdır.

Satın alma bahanesini sunmayın. Toplantılar, satın alma imkanı yaratmaz. Harika fikirler ve harika projeler satın alma durumunu yaratır.

Durum bilgi vermeye gelince, toplantının öncesinde paylaşın. Grubun bir toplantı sırasında bir karar vermesi gerekiyorsa, önceden bilgi vermeli. Belgeleri, raporları vb… Katılımcılara bu gibi bilgileri önceden gönderin. Çünkü, bilgiyi paylaşmak için bir toplantı düzenlemek, grubun tüm zamanını ve şirketin parasının boşa harcanmasına neden olur.

Toplantı uzunluğu standart bir değerdir. Takvimler genellikle 30 veya 60 dakikalık parçalar halinde biçimlendirilir. Belirli zamanlarda (örneğin 9 veya 3: 30) başlayıp bitmesi planlanır. Bu nedenle, 9’da başlayacak olan bir toplantı 9: 30 ya da 10’a kadar sürecek şekilde planlanmaktadır. Süreyi doldurmak için mutlaka yeni bir şeyler çıkar.

Bunun yerine, yalnızca başarmaya çalıştığınız şeyi temel alarak toplantının devam edip etmeyeceğine önceden karar verin. Daha sonra zamanı buna göre ayarlayın. Kendinize sorun, sadece 10 dakika için bir toplantı yapmak mantıklı mı?

Kişilerin geç kalmasına izin verin
Her zaman birkaç kişi toplantıya erken gelir ve sohbet etmeye başlarlar. Toplantıya başlama zamanınız geldi, ancak birkaç kişi gelmediyse biraz daha bekleyin.

Kişilerin yüksek sesle düşünmelerine izin verin
Toplantıdaki bir kimse “Ben sadece yüksek sesle düşünüyorum” derse o kesinlikle susturulmalıdır. Beyin fırtınası yapılıyorsa, yüksek sesle düşünmeye izin verilebilir. Aksi halde, insanların tam anlamıyla biçimlendirilmiş düşüncelerle fikirlerini sunmalarını bekleyin. Bunu yapmayan herhangi bir kişi hazırlık için zaman ayırmamıştır ve onun katılmasına izin vermeyin.

İşin sırrı aslında herkesin bildiği fakat yapamadığı bir şey: “Özetle, sadece gerçekten gerekli durumlarda toplantı yapıyor ve toplantılara katılıyor” diyor Aerospace mühendislerinden Skyler Shuford.

SpaceX’de malzemeleri birleştirme alanında bir birimde çalışan Shuford Elon Musk ile çok fazla toplantı yapmadığını fakat ondan çok daha uzun zaman SpaceX’de çalışmış ve hala çalışan bir arkadaşının başından geçen bir olayla Elon Musk’ın olaya bakış açısını özetliyor.

Bir toplantı sırasında Elon Musk Shuford’un arkadaşına dönmüş ve şöyle demiş: “Sen hiç bir şey söylemedin. Neden burdasın?” Çok açık ve net değil mi? Bir çoğumuz için söylem çok kabaca gelebilir fakat gerçekten durum bu. İşin yoksa, bir şeyler söylemeyeceksen veya süreci hızlandırmak için bir fayda sağlamayacaksan neden toplantıya katılıyorsun? Çoğu zaman bir email işini çözmüyor mu? Bir çok durumda iki dakika arkadaşının yanına uğrayıp sormak da yine de büyük vakit kayıplarından kurtarmaz mı herkesi?

Toplantılar gerçekten maliyetli şeylerdir. Bir çok kişi için bir anlam ifade etmese de iyi şirketlerde ortalama bir mühendisin saati 80-100 dolar değerindedir ve 10 kişinin katıldığı ve sadece 1 saat harcanan bir toplantının bedeli neredeyse 1.000 dolar oluyor. Yapılan toplantının ederi en az bu kadar olmalı. Eğer böyle bir mantaliteyle hareket ederseniz hem zaman hem maliyet açısından kazançlı çıkarsınız.

Quora’da bu toplantılarla ilgili soruya verilen diğer cevapları da okumanızı tavsiye ederim.

Herkes, başkalarının akıllı telefonlarını veya diğer mobil cihazlarını toplantı esnasında kullanmasından nefret ediyor. Ama herkes bunu yapmaya devam ediyor.

Robert Half Management Resources’ın düzenlediği güncel bir ankete göre, yöneticilerin yüzde 6’sı toplantı esnasında mobil cihazların çıkarılıp mesaj ya da e-posta okunmasında bir sorun olmadığını düşünüyor. Kalan yüzde 94 ise insanların akıllı telefonlarına hiç bakmaması gerektiğini, ya da çok acilse bunu yapabileceklerini, ve illa yapmaları gerekiyorsa müsaade isteyip toplantıdan ayrılmaları gerektiğini düşünüyor.

100 veya daha az çalışana sahip bu firmalardan ankete katılanların yüzde 40’ı toplantı sırasında akıllı telefon kullanımının hiçbir şekilde uygun olmadığını düşünüyor. Tamamen karşı olan patronlarla yapılan toplantılarda akıllı telefon kullanmanın çok nadir bir olay olduğunu düşünüyorsunuz, değil mi?

Ancak elbette öyle değil. Yöneticilerin 3’te 2’si toplantılarda akıllı telefon kullanımının ya çok yaygın olduğunu ya da sıkça gördüğü birşey olduğunu söylüyor. Belki tatil fotoğraflarıyla gösteriş yapmak gibidir; başkası yaptığında bundan nefret ederiz, ancak kendimiz yapacaksak çok da sorun yoktur.

Ne yapılmalı? Yüzde 94 çoğunluğun bir parçası olduğunuzu varsayarak, bir sonraki toplantınızda akıllı telefon kullanımını nasıl düşürebilirsiniz? -hatta belki tamamen durdurabilirsiniz- İşte size denemeniz için birkaç öneri:

1. Kesin kurallar belirleyin.

Sinema salonlarında oturan izleyiciler film boyunca mesajlaşmanın kabul edilemeyeceğini uzun uzadıya anlatıyorlar, ancak hala bunda bir sorun görmeyenler var. Aynısı konferans odanız için de geçerli. Patron sizsiniz, kurallar ne olursa olsun, onları belirlemek sizin işiniz: “Eğer telefon kullanmanız gerekiyorsa, müsaade isteyin ve ayrılın,” veya “Sadece acil durumlarda telefonlarınızı kullanın,” ya da “Telefonlarınızı masanızın üzerinde tutmanızı istiyorum.”  gibi.

2. Onlara siz de uyun.

“Söylediğimi yapın, yaptığımı yapmayın” ebeveynlikte pek de işe yaramıyor, tabii yönetimde de öyle. Yani toplanntınız için bir akıllı telefon yasağı koymayı düşünüyorsanız, siz de aynı şekilde telefonunuzdan vazgeçmelisiniz. Yoksa sadece çalışanlarınızın saygısını yitirmiş ve sizin bakmadığınızı düşündükleri zamanlarda gizlice telefonlarını kontrol etmelerini sağlamış olursunuz.

3. İnsanların vaktini boşa harcamayın.

Çalışanlar hali hazırda bildikleri bir konu anlatılıyorken e-postalarını kontrol etmeye daha meyilli olurlar, ya da dahil olmadıkları bir tartışmayı çok da dinlemiyorlarken. İnsanlar her zaman birşeyler karalamak isteyebilir, telefonlarını kontrol etmeyi iki kat daha fazla isterler, çünkü birşeyler karalamaktan hem daha acildir hem de potansiyel olarak daha üretici bir şeyler yapma imkanları vardır.

Kısacası, insanların vaktini boşa harcamayın. Eğer toplantının ilk 15 dakikasında katılanların yarısının ilgisini çekmeyi başramadıysanız, onlara ayrılıp tekrar gelme ya da koridorda (veya nereye rahat koltuklar yerleştirdiyseniz) hava alma imkanı verin, çok ihtiyaç duymuyor bile olsalar. Toplantıya herkes toplantı konusunu bilmeden önce başlamayın. Ve öncelikle sizin ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla toplantı gerçekleştirmeyin.

4. Sıkıcı olmayın.

Bir toplantıyı yönetmek zaten yeterince zorken, bir de bunu yaparken eğlendirmek… Ama eğer imkanınız varsa yapın, konunun üzerinden gerektiği şekilde geçerken nasıl en eğlenceli, en beklenmedik şekilde anlatmanın yolarını düşünün. Başkalarının da sıkıcı olmasına izin vermeyin. İnsanlara kendi bakış açılarını anlatma imkanı vermelisiniz, ancak eğer biri düzensiz, eleştirici, küçük ayrıntılara takılan bir konuşm yapıyorsa herkesi kaybetmeden önce kibarca sözünü kesin.

5. Ayağa kalkın.

Bazı firmalar toplantılarını ayakta gerçekleştirir. Bu elbette her zaman işe yaramıyor, ancak bu günlük ya da haftalık kontroller için iyi bir yöntem. Bu konuyu kısa ve doğru noktada tutmak için sizi ve diğerlerini yüreklendirecektir. Ayrıca telefon kontrol etmek çok daha zorlaşacaktır, özellikle de görünmeden.

6. Akıllı saatler için plan yapın.

Geçtiğimiz yıla akıllı saatler hakim oldu ve Apple’ın Mart ayında piyasaya girişiyle, yakında akıllı saatler her yerde karşımıza çıkacak. Akıllı saatler ile, insanlar yazılarını, e-postalarını ve sosyal medya gönderilerini telefonlarına dokunmadan kontrol edebiliyorlar. Siz de akla uygun olarak insanlardan toplantı girişinde saatlerini çıkarmalarını isteyebilirsiniz. Akıllı saatler işyerleri için henüz yeni, ve çoğu firmanın bu konuda bir politikası yok. İşleri zorlaştırmak istercesine, çoğu fitness takip cihazları da e-posta ve mesajlaşmayı destekliyor. Akıllı telefonlar için koyduğunuz kurallar ne ise aynılarını akıllı saatler ve fitness takip cihazları için de koymanız mümkün.

7. Y kuşağını dikkatlice idare edin.

Y kuşağı insanları, diğer yaş gruplarına göre akıllı telefonları kullanmaya daha yatkınlar ve ayrıca bütün programlarını düzenleme işleri için mobil cihazlara daha çok bağımlılar. Akıllı telefon kullanımı, elbette, şirketinize başvuran ya da başvurmayan Y kuşağı kişilerinin bir adeti. Ancak çoğu Y kuşağı insanı büyüklerinin aksine etraflarında bulunan akıllı telefonlarla büyüdü ve bu onların akıllı telefon kullanımında neyin normal ve ince bir davranış olduğuna dair bakış açılarını değiştirmiş olabilir.

8. Akıllı telefonların toplantılarda avantajlı olabilecek kullanımlarını düşünün.

Eğer akıllı telefonların toplantılarda iyi hiçbir işe yaramadığını düşünüyorsanız, küçük bir soruya ne kadar hızlı cevap bulabildiğinizi, bir istatistik veriye ulaşabildiğinizi, ya da bir projenin durumunu öğrenebildiğinizi düşünün. Bazı sosyal gruplar arasında akıllı telefonların sesli kumanda özelliğini kullanmak çok daha kibar kabul ediliyor çünkü bu konuşmaya katılmış başka biri -ihtiyaç anında faydalı bilgi edinebilen biri-gibi algılanıyor. Açıklamanız her ne olursa olsun, akıllı telefonları bir araç olarak kullanmak tamamen yasaklamaktan daha iyi olabilir.

Her şekilde, toplantılarda akıllı telefon kullanımı için sınırlar belirlemeniz akıllıca olur. Şirket kültürünüzü, toplantı katılımcılarını, toplantı amacını ve oluşturmaya çalıştığınız havayı hesaba katın. Ve o noktaya ulaşmanızı sağlayacak bir politika belirleyin.

Hazırlık süreci

• Beyin fırtınası için belirli bir katılımcı sayısı şartı yok. Ancak araştırmalara göre bu tarz oturumlar için ideal rakam diye bir şey varsa o 6 kişi olmalı. Gerçek bir sonuca varabilmek için daha fazla değişik fikir yerine, daha az kişiyle sonuca daha kolay varılabilir.
• Davetler düzenleyerek ya da bunu bir yarış haline getirerek beyin fırtınasında kimlerin aktif olduğunu görmek, katılımcıları belirlemek adına yardımcı olabilir.
• Toplantıların süresi önceden belirlenmiyorsa bir yere varılamadığı hemen hemen herkesin ortak görüşü. Süre kısıtlaması olan her şey sonuca daha çabuk ulaşır.
• Tüm hazırlıklar tamamlandıysa artık projelendirme, fikirleri inşa etme safhasına gelebilirsiniz. Fikri ortaya alarak bu fikrin çevresini doldurun.

Toplantı sırasında…

• Bu tarz toplantılarda fikirler uçuşurken bazıları zalimce eleştirilerde bulunabilir, katılımcıları fikirleri nedeniyle yargılayabilir. Birine fikrinin kötü olduğu söylenirse, tekrar konuşmak istemeyecek, katılımcı olmaktan artık hoşlanmayacaktır. Bu nedenle beyin fırtınası yaparken yargılamadan eleştiride bulunmak son derece önemli.
• En çılgın fikirler beyin fırtınasında ortaya çıkar. Çünkü en vahşi, en acımasız fikirler her zaman ticari fikirler ve kısıtlamalar söz konusu olunca basitleşir. Bu toplantılarda fikirlerin sınırı yoktur. Ancak çılgın olmakla saçmalamak arasında ince bir çizgi var. Gruptaki herkesin bunu anladığından emin olmak gerekir.
• Beyin fırtınası yapılırken herkesin fikirleri birbirinden bağımsızmış gibi davranmamak gerekir. Daha güçlü bir fikir yaratmak için fikirleri bir araya getirmek işe yarayabilir. Bunun bir ekip çalışması olduğu unutulmamalı.
• Toplantının en önemli noktası herkesin eşit olduğu ilkesine sadık kalmaktır.

Toplantı sürecine hakim olun

• Beyin fırtınası yorucu ve yıpratıcı bir toplantı tarzıdır. Molalarla beyin fırtınası toplantılarınızı daha verimli hale getirebilirsiniz.
• Toplantı süresince en iyi fikirlerden oluşan bir liste oluşturarak, toplantı notlarını tek sayfaya indirgemek, bu sayfadan yola çıkarak toplantıyı anlamak, raporlamak, izlenecek yolları belirlemek daha kolay olur.

Toplantı sonucu

• Toplantı sonunda; toplantıyı yöneten kişi, uygulanacak fikirleri seçmeli, bir sonraki adıma geçmek için görev dağılımını yapmalı ve katılımcılara teşekkür notlarını iletmelidir.

Yaratıcı toplantılar, doğru yapıldıkları takdirde bir takım ya da organizasyonu daha ileri götürür. Ayrıca bu tür toplantılar çalışanların gizli yeteneklerini ve hak ettikleri pozisyonları ortaya çıkarmak açısından da oldukça değerlidir.

Dilimizdeki bazı deyişlerde, banyonun başka bir noktasının fikir bulma konusunda değerli olduğu söylense de, yapılan araştırmalar harika fikirlerin %72’sinin duşta bulunduğunu söylüyor. The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace kitabının yazarı ve psikolog Ron Freidman, geçtiğimiz aylarda Daniel Pink, Gretchen Rubin, Adam Grant, Susan Cain ve Scotty Barry Kaufman gibi isimlerin de arasında bulunduğu, 26 profesyonelle beraber iş performansının zirvelerinin tartışıldığı online bir toplantı gerçekleştirdi.

Wired to Create’in ortak yazarlarından biri olan biliminsanı Kaufman, insanların %72’sinin duş sırasında yaratıcı fikirler bulduğunu söyledi. Kuafman’a (ve birçoğumuza) göre yaratıcı düşüncenin verimli olabilmesi için dinlenmek ve rahatlamak çok önemli. Bireyin rahatlaması, kendisiyle baş başa kalabilmesi, yargıdan uzak bir ortamda bulunması, zihnin özgürce hareket etmesine, bilincin akışının daha özgürce hayat kurabilmesine yardımcı oluyor.

Kaufman’ın açıklamasına, toplantının organizatörü Freidman güzel bir soru ile yaklaşıyor: “Peki, hayal kurmanın faydalarını, günlük iş hayatıma nasıl yansıtabilirim? Hayal kurmak için özel bir zaman mı yaratmalıyım, yoksa aklıma herhangi bir zamanda gelen fikre mi tutunmalıyım? Ne tavsiye edersiniz?”.

Kaufman ise şu şekilde cevap veriyor: “İzole olabileceğiniz bir ortam yaratmalısınız. Bunu bir çok şekilde yapabilirsiniz, yeter ki zihninizin önüne geçen şeylerden uzaklaşın ve yaptığınız işten bir iki saatliğine uzaklaşın. Kendi iç sesinizin kilitlerini açıp ortaya çıkmasını sağlayacak hayal kurma alanı yaratın.”.

“Bunun için duşla alakalı araştırma yaptım. Ekibimle bu araştırmayı birçok ülkeden insanla gerçekleştirdik ve sonucunda insanların iş yerindense, duşta daha çok yaratıcı fikir bulduğunu gördük. Bu, nasıl düşündüğümüz ve yaratıcılığı bulduğumuzu gösteren bir araştırma.”

Aslında bunun sebebi çok basit. Kaufman, düşünce sürecinde araya giren olguların, fikre gidiş yoluna engel oluşturduğunu söylüyor. Oysa yalnız kaldığınızda, fikri bulabilir, gözünüzde canlandırabilir, inceden inceye detaylandırabilirsiniz.

Overwhelmed: How to Work, Love and Play When Noone Has the Time kitabının yazarı Brigid Schulte de Kaufman’a katılıyor. “Evet. Ekonomik sistemin işleyişiyle beraber hepimiz, yapabileceğimizin en iyisini istiyoruz. Buna tamamen varım. Bunu yaparken aylaklık edelim demiyorum tabii ki, ancak stratejik aylaklık çok önemli; çünkü zihninizin daha önce hiç ulaşamadığı noktalarda gezinmesini sağlıyor ve iç görünüzü güçlendiriyor. Duş almak, beyninizde karman çorman haline gelen düşünceleri çözebiliyor.”.

The Accidental Creative’in yazarı Todd Henry ise düşünce sistemini ağaç budamaya benzetiyor: “Şarap yapmak için aşırı miktarda üzüme değil, çok miktarda iyi üzüme ihtiyacınız vardır. Bu sebeple, verimsiz dalları budarsınız. Bu şekilde daha verimli sonuç alırsınız.

Yaratıcı düşünce de böyledir. Maalesef her gördüğümüz projeye atlamak isteriz. Her şey yapmaya, her şey olmaya çalışırız. Ancak böyle olmaması gerekiyor. Yeterince dinlenmemek, yaratıcı ve yenilikçi düşünceyi düşürüyor. Bu sebeple hayatınızda size ait bir boşluk yaratmanız gerekiyor ve bu en iyi duşta oluyor. Önceden aklımıza gelmiş ya da yeni aklımıza gelen şeyler arasında daha sağlıklı bağlantı kurabiliyoruz. “.

Yani sonuç olarak herkes, şampuana, havluya, sabuna, keseye sarılsın. Duşta sizi fikirler bekliyor. Su sarfiyatına dikkat.

Toplantıda iken çoğu zaman burda olmak yerine şu işlerimi halletseydim diye düşünürüz. Toplantı sonunda ise yapılacak işlerimize yenileri eklenir. Yani aslında bir sorunu çözmek için bulunduğumuz ortamda halledilmesi gereken sorunlara yenilerini ekliyoruz.

Şimdi oturup düşünelim ve bu toplantıların sayısını azaltıp toplantıları daha verimli hale getirmeye çalışalım. CT Bussines Travel’ın yayınladığı infografiği yakından inceleyelim:

Toplantıdan önce net bir gündeminiz olsun.

İnsanların toplantıya tamamen hazırlanmış şekilde gelmeleri her zaman için daha iyi olacaktır. Net bir gündemin oluşturulup katılanlara iletilmesi, katılanların da buna hazırlanması odaklanan ve üretken bir toplantı ile sonuçlanacaktır.

Toplantı lideri belirleyin.

Toplantı ayarlamada iyi olan ve toplantıda her şeyin yolunda olmasını sağlayacak bir toplantı lideri ayarlayın. Takımınızın güvendiği ve saygı duyduğu birini seçin.

Telefon,tablet gibi cihazları ortamda bulundurmayın.

Çalışma zamanlarında e-mailler, telefon çalması, uyarı gelmesi gibi dikkatinizi dağıtan bir sürü şey var. Eğer mümkünse dikkatinizi dağıtacak cihazları toplantı ortamında bulundurmayın.

Toplantıyı 4-7 kişiyle sınırlı tutun.

Nerede çokluk orada b*kluk misali çok fazla insan da faydasız toplantılara sebep olur. Son toplantılara katılanlara veya katılmayı bekleyenlere aldırış etmeden sadece katkı sağlayabilecek kişileri toplantıya davet edin.

İsviçre treni yaklaşımını benimseyin.

Eğer takımınız toplantılara zamanında girmek için çaba gösteriyorsa belli bir saat ve zaman aralığı belirleyin. Sabah 9:23 veya 9:44 gibi. Zaman konusunda kesin olmanız, katılanların daha meraklı ve özenli olmasını sağlayacaktır.

Güncelleme işlerini mail yoluyla halledin.

Vakit kaybının yanında, toplantılardan sonra toplantı takımınız yorulur. Keskin düşünme ve güzel karar verme yetisi depodaki benzin gibidir kullandıkça biter. Güncellemeler e-mail yoluyla iletilebilecekse toplantı ayarlamanın bir mantığı yok.

Dışarıda toplantı yapmayı deneyin.

Resmi olarak otur-konuş mantığı gayet iyi ama eğer toplantıda evrak işleri yoksa dışarıda yürü-konuş taktiğini neden denemiyorsunuz? Alternatif olarak, eğer birebir görüşme şeklinde olacaksa rahat edebileceğiniz konforlu bir kafede görüşmeyi deneyin.

Toplantı süresini tutabildiğiniz kadar kısa tutun.

Kısa süren toplantılarda insanlar daha fazla odaklanmaya eğilimlidir. Zaman kısıtlanması sebebiyle insanlar daha hızlı çalışır ve minimum çene çalar. Çalışmalar da insanların soru sormayı bırakıp işleri halletmeye odaklandığını gösteriyor. Bu yüzden ideal toplantı bir saatten az sürmelidir.

Son 10 dakikayı toplantı özetine ayırın.

Yol almak için herkesin katılıp kendi eylem noktalarını anladığından emin olun. Ayrıca ne zaman ve nasıl cevap vereceklerini de anladıkların emin olun.

Performans yönetimi aslında tüm seneye yayılması gereken bir süreçtir, çalışanın yöneticisinden sürekli yapıcı geribildirimler alarak performansını daha iyi seviyelere taşımasını amaçlar. Ancak pek çok şirkette performans yönetiminin senede bir kez yapılan bir değerlendirmeden ibaret olması performans görüşmesinin önemini daha da arttırıyor. Bu durumda çalışanların da bu görüşmeden maksimum fayda sağlamak için ellerinden geleni yapmaları gerekiyor.

Performans değerlendirmesi süresince söylememeniz gereken şeyler:

“Bu işimin bir parçası değil” veya “Bu benim sorululuğum değil”

Eğer takım veya kuruluşunuzun başarılı olması için yetkili bir konumdaysanız bu size birçok sorumluluk yükler ve bu tarzda bir söylemde bulunmanız sizi sorumluluktan kaçan biri görünümüne sokar. Yöneticiler ne olursa olsun bir işin -kimin sorumluluğunda olursa olsun- başarılı sonuçlanmasını ister.

“Maaş alamadım” veya “Yeteri kadar ücret alamadım”

Bu söylem bir savunma şekli olamaz ve bu sizi sadece sorumluluktan kaçan biri olarak gösterir.

“Kötü olduğumu düşünüyorsanız görmeniz gereken…”

Meslektaşlarınızın yaptıkları işleri eleştirmek sadece sizi küçük düşürür ve bahane arayışında olan biri görünümünde gözükmenize neden olur.

“Zam hak ediyorum”, “Zam alabilir miyim?”, veya “Daha çok paraya ihtiyacım var”

Çoğu çalışan performans görüşmelerinin zam istemek için iyi bir fırsat olduğunu düşünüyor.

Bu söylemler yerine şirketi kara soktuğunuz veya para tasarrufu sağladığınız başarılarınızdan bahsetmeniz daha doğru olur. Yaptığınız işten nasıl keyif aldığınızı ve şirketin başarıları için fikirlerinizden bahsedin. Bu şekilde bir yaklaşım yöneticileriniz üzerinde daha iyi etki bırakır ve eğer şirketin bir promosyon veya zam planı varsa bundan etkileneceğinize emin olabilirsiniz.

“Yoksa başka bir iş arayacağım…”

Patrona ultimatom vermeniz sizi hiçbir yere ulaştırmaz. Bu tarz yaklaşım filmlerde işe yarayabilir ancak gerçek hayatta işe yaradığı söylenemez. Bu söylem yerine sorunlarınızı profesyonel şekilde aktarın ve karşılaştığınız veya karşılaşacağınız sorunları patronunuzla paylaşın. Çözüm için bir yol bulmaya çalışın, önerilerinizi sunun.

“Bunu herkes söylüyor” veya “Eski patronumda böyle demişti”

Bu sözler size ne kadar olağan gelse de bu karşınızdakinde iyi etki bırakmaz ve size geri bildirimi kötü sonuçlanabilir.

“Yaptığım işten sıkıldım”

Bu ifade sizi yorgun ya da mevcut rol ve sorumluluklardan bıkmış olduğunuzu gösteriyor. Bu işi daha fazla yapmak istemediğinizi açıkça vurgulamış oluyorsunuz, sizin yerinize başka biri kolaylıkla işe alınabilir ama gerçekten istediğiniz bu mu? Eğer söylemek istediğiniz yaptığınız işin şirket için önemini vurgulamaksa başka sözlerle ifade etmelisiniz. Yaptığınız işle ilgili sorumluluklarınızın artmasını teklif edin. Bu sizin amaca yönelik daha proaktif ve hedef odaklı biri olduğunuzu sergiler.

“Bunu size kim söyledi?” veya “Bunu nerden duydunuz?”

Bu söylem sizin savunma amaçlı, küçük düşürücü hareket sergilediğinizi gösterir. Ve daha kötüsü isim aramaya çalışmanız olur. O kişiyi öğrenmek istiyorsanız patronunuza işlerinizi daha iyi yapmanız için size örnek gösterecek kişiyi sormak olabilir.

“Yanılıyorsunuz ” veya “Dalga mı geçiyorsunuz?”

Kaba konuşmayın. Size veya işvereninize bu normal gelebilir ama profesyonel birinin söylememsi gereken sözler. İşvereninizin tavrına göre belki de bu kaba davranışlar sizin işinizden olmanıza bile sebep olabilir. Bu söylemler yerine “Tam olarak anlayamadım, yardımcı olur musunuz?”  veya “Konuyla ilgili birkaç örnek verebilir misiniz?” gibi sözler bulunduğunuz pozisyona göre vermeniz gereken refleksler olmalı.

“Çok eleştirelsiniz”

Bu size normal bir söylemmiş gibi gelebilir ancak bu söylem sizi sorumluluk üstlenemeyen veya detaylarla ilgilenmeyen biri olarak gösterir. Eğer haksızca eleştirildiğinizi düşünüyorsanız belirtilen sorunlara odaklanıp çözümleri için eğilim göstermeniz çok önemlidir.

“Bu benim hatam değil” veya “ Bu Osman’ın hatası”

İyi bir lider kimseyi hedef göstermez tüm sorumluluğu kendisine alır, kimseyi suçlamazlar. Kimse suçlu hissetmeyi sevmez, karşınızdakiyle empati yapın ve bu durumun en iyi şekilde nasıl sonuçlanacağı üzerinde odaklanın.

“Beni işe alırken neler yapabileceğimi biliyordunuz” veya “Yapabileceğim bir şey olduğunu sanmıyorum ”

İşvereniniz bunları duyduğunda sorunların sebebinin siz olduğunu ve kabiliyetsiz olduğunuzu ayrıca öğrenmeye hevesli olmadığınız düşüncesine varacaktır.

“ Ne b..”

Küfürlü söylemler kullanmanız sizi kötü duruma sokar. Kendinizi savunurken duygularınıza hakim olmalısınız. Aksi takdirde agresif ve aşırı savunmacı görünürsünüz.

“ …sahip olmanız…” , “ ..olabilir… ” veya “…meli/malı..”

Patronunuza önerilerde bulunarak keyfini daha hızlı kaçırmanızın başka yolu yok. Bunun yerine işbirliğine dayalı bir yaklaşım sergileyin. Daha iyi performans sergileyeceğinizden emin olduğunuz gibi şeyler deneyin.

“Umurumda değil” , “Ne olursa olsun” veya “ Beni ilgilendirmiyor”

Performans değerlendirmeniz boyunca sizle ilgili kötü değerlendirmelere ilgisiz kalmayın. Aksi takdirde kariyeriniz tehlikede olabilir. İş arkadaşlarınızın sizinle ilgili düşüncelerinden haberiniz olmadığını ama duymaktan mutlu olduğunuzu, bu durumları düzeltmek için patronunuzdan öneri istediğinizi dile getirin. Bu durumu iyileştirmek için neler yapabileceğinizi danışın.

“…”

Hiçbir şey söyleyememek kötü şey söylemekle aynı etkiyi yapar. Yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri de vücut dili aracılığıyla kayıtsızlık gibi yüz ifadeleri sergilemek veya sadece sessizce oturmak. Bunlar sizi ilgisiz biri gibi göstererek işinizde geri bildirimler konusunda ve hedefleriniz konusunda umursamaz olduğunuzu gösterir.

Karşılıklı yorumlarla yapılan görüşmelerin daha etkili olur. Bu sizin patronunuz ile aranızdaki iletişimi kolaylaştırır, beklentiler netleşir, güven artışı olur ve kariyeriniz de önemli bir adım atmanıza da vesile olur. Karşılıklı iletişim kurma yoluyla yaptığınız görüşme iş alanınızdaki ihtiyaçlarınızı da belirleme ve performansınızın artışını da sağlar.

Kolayca açıklanacak konuyu toplantı eşliğinde sunmak önem katsa da verimsizliği hepimizin kabulu. Kayıp zamanlar, sadece toplantı süresiyle kısıtlı değil ayrıca hazırlık aşamasında kaybedilen zaman da buna dahil.

Bunlara rağmen, yüz yüze etkileşimler fikir paylaşımları için en etkili araç olduğuna da değinmek de yarar var ve bu yönüyle toplantılar iş dünyasının temel gereksinimi. Çalışanların zamanlarını değerlendirmesi açısından önemli olan toplantıların hem verimli hem de daha eğlenceli geçebilmesi uygulayabileceğiniz birkaç ipucu:

İnteraktif olmasını sağlayın

Toplantılarınız yalnızca bir kişinin konuşması şeklinde geçiyorsa, büyük ihtimalle çalışanların büyük bir kısmı sıkılarak ya da söylenerek o kişiyi dinliyor olacaktır. Bunun yerine her çalışana söz hakkı vererek toplantıları interaktif hale getirebilirsiniz.

Gelecek programları planlamak ise toplantının büyük bir kısmını oluşturur ve en azından bu süreçte çalışanların düşüncelerine de başvurularak kısa beyin fırtınaları gerçekleştirilebilir.

Ayrıca farklı ofislerde görev alan çalışanların video konferanslar aracılığıyla birbirleriyle iletişimi sağlanabilir. Böylece toplantıyı daha hareketli ve daha dikkat çekici kılabilirsiniz. Bu sayede çalışanların toplantıya karşı ilgisi artacak, detayları daha dikkatli incelemeye başlayacaklardır.

Görsel gereçler kullanın

Toplantılarda katılımcıların konuya dikkatini çekebilmek için en önemli unsur görsel gereçlerdir. Ancak PowerPoint sunumlar bu tür etkinlikler için klasikleşmiş ve çalışanlarda bıkkınlık hissi yaratmaya başlamıştır. Bunun yerine diğer sunum uygulamalarını denemeye çalışın. Ama fazlaya kaçılmaması gerekir çünkü fazla sayıda grafik ve ses efektinin kullanımı toplantı salonunu bir sirk havasına sokabilir.

Gıda ürünleri getirin

Denediğiniz hiçbir yöntem başarılı olmuyorsa, en azından yiyecek birşeyler bulundurun. Çünkü yiyecek bulunan yerler her zaman insanlara daha cazip ve çekici gelir. Örneğin bir pazartesi standart personel toplantılarında, toplantı başlamadan önce katılımcılara özel bir öğle yemeğine ev sahipliği yapabilirsiniz. Ya da toplantı sırasında masalarda bulunacak lezzetli atıştırmalıklar toplantılarınızı daha cazip kılacak ve çalışanlar için beklenen bir etkinlik haline gelecektir.

Mekan değişikliği yapın

Sürekli aynı mekanlarda bulunmak insanlar için sıkıcıdır. Aslında rutinlerden kaçmak çok kolay! Bir sonraki toplantınız için farklı bir yer planlayın ve bunu çalışanlarınıza söylemeyin. Örneğin; işyerinize yakın bir kafe ya da restoranda. Dışarıda yapılan toplantılar hem sizin hem de çalışanlarınız için eğlenceli geçecek, birbirinizle olan samimiyetinizi geliştirmenizi sağlayacaktır.

Örneğin Twitter ve Instagram gibi mecralarda konferans esnasında konuşmacıların gerçek zamanlı aktivitelerini takip ederek onlarla bağlantı kurmak için altyapı oluşturabilirsiniz. Sosyal medyada aktif olmak kişisel ve profesyonel ağınızı genişletmek için önem taşıyor. Konferans ortamında sizin gibi düşünen, sizinle aynı işi yapan ve ağını genişletmek isteyen insanlarla kolayca bir araya gelebilmeniz böylelikle mümkün olabiliyor.

İşte bir konferans esnasında sosyal medyadan faydalanmanızı sağlayacak bazı ipuçları…

Online etkileşimde bulunmaktan çekinmeyin

Sosyal medyaya “sosyal” denilmesinin bir sebebi var… Bu platformlarda kullanıcılarla iletişim halinde olmanız önemli. Etkinlikle ilgili kullanıcıların Twitter, LinkedIn ve Instagram hesaplarına ulaşmaktan çekinmeyin. Böylece onlarla etkinlik üzerine diyaloglara girebilirsiniz. Önemli bir bağlantı olduğuna inandığınız kişilerle randevulaşabilir onları bir kahve içmeye davet ederek profesyonel ağınızı online ortamdan gerçek hayata taşıyarak daha faydalı iş ilişkileri yaratabilirsiniz.

Nazik olmak

Bu tür etkinliklerde Twitter üzerinde insanları motive eden, ilham veren özlü sözler havada uçuşur. Siz de konferansla ilgili düşüncelerinizi paylaşmaktan çekinmeyin. Konferans ile ilgili pozitif enerjiyi destekleyecek kurgularla tweet atabilir, tartışmalara dahil olabilirsiniz. Bir konuyla tamamen zıt düşünceleriniz olsa bile bunu ifade ederken kibar ve yapıcı olmaya özen göstermelisiniz.

Hashtag’leri doğru değerlendirmek

Hashtag’leri mutlaka kullanın, ancak onları anlamaya da gayret gösterin. Hashtag’lerle ilgisi olmayan cümleleri kullanarak kavram karmaşası yaratmamalısınız.

Sosyal medyaya odaklanmamak

Konferans boyunca katılımcıları sosyal medya üzerinden takip etmeye fazla zaman ayırarak konferansta neler olup bittiğini kaçırmamaya özen gösterin. Konferansta önemli bazı noktaları atlamak ileride gireceğiniz sosyal etkileşimlerde eksik bilgiyle sizi zora sokabilir. Bu anlamda konferans başlamadan önce ve bittikten sonra atacağınız birkaç tweet yeterli olabilir. Etkinlikler sırasında aldığınız notları daha sonra genel olarak değerlendirebilir böylece konulara hakim olduğunuzu da göstermiş olursunuz.

Eğlenmeyi de unutmayın

Sosyal medyanın eğlenceli bir mecra olduğunu da unutmamalısınız. Etkinlikle ilgili ilginç ve eğlenceli not ve fotoğraflarınızı da paylaşın. Tüm gönderilerinizi son derece cidi olması gerekmiyor. Sosyal ağlarda espritüel bir kişiliğiniz olduğunu ortaya koymanın hiçbir sakıncası olmaz. Ancak bunun da dozunu ayarlamayı unutmamalısınız. Espritüel olmakla alaycı olmak arasındaki ince sınırı aşmamaya gayret etmek gerekiyor.