Sortd, Gmail’inize yeni bir katman ekleyen bir eklenti. Yandaki küçük kırmızı butona tıklayarak aktif edebilir ve orijinalde görev ekleyip çıkarabildiğiniz sütunların olduğu bir görev panosu olan Sortd görünümüne geçebilirsiniz.

Sortd Nasıl Çalışır?

Sortd bütün e-postalarınızı soldaki bir panoda toplar, buradan sağdaki alanlara taşıyabilirsiniz. İşte Sortd ile yapabileceğiniz şeyler:
• E-postalarınızı istediğiniz görev tablosuna sürükleyip bırakabilirsiniz
• Aynı sürükle bırak eylemiyle e-postalarınızı yeniden görevlendirebilir ve düzenleyebilirsiniz
• E-postanızın konusunu daha iyi anlaşılabilmesi için değiştirebilirsiniz
• Herhangi bir görev panosuna manuel olarak yeni ögeler ekleyebilirsiniz
• Grup e-postaları artık tek bir taslakta
• Listeleri isimlendirebilirsiniz
• Yeni listeler ekleyebilirsiniz

• Herhangi bir ögeyi Bitti, Arşivlendi, Sonlandı olarak işaretleyebilir veya herhangi bir renkle belirgin hale getirebilirsiniz
• Herhangi bir e-postaya tıklayarak önizleme yapabilirsiniz (pano arkaplanda kalarak). Görev panosuna ulaşabilmek için önizlemeyi kaldırmanız gerekiyor
• Önizleme modunda e-postanızı bitti olarak işaretleyebilirsiniz
• Önizleme modunda e-postanıza not ekleyebilirsiniz
• E-postalarınızı düzenlemeyi erteleyebilir ve görevlerinizi tamamlayabilirsiniz
• Sortd’ın özetini görev çubuğu olarak Gmail’de görüntüleyebilirsiniz

Sortd ile Gmail’i Verimli Kullanmanız İçin Öneriler

• “Bugün” isimli bir Görev Panosu oluşturun. Her sabah, gelen kutunuza gidip gün içerisinde yapılacak önemli e-postaları buraya ekleyin.
• Benzer olarak, “Sonra” isimli başka bir görev panosu oluşturun. Yarın veya birkaç gün içinde yapmanız gereken e-postaları, “Sonra” panosuna ekleyin ve konusunu değiştirerek ilgilenmeniz gereken tarihi yazın.
• “Yapılacak” Görev Panosu oluşturun, tek seferlik ve küçük işlerinizi buraya atın. Bunlar zamanı olmayan işler olmalı, böylece ne zaman vaktiniz olursa o zaman yapın.
• “Bitti” isimli başka bir görev panosu oluşturarak bitirdiğiniz görevleri bu panoya atabilirsiniz. İnanın bana, günün sonunda ne başardığınızı görmek kadar hafifletici bir şey yok!
• Siteyi ziyaret ederek düzeni kaçırmamak için her gün devamlı olarak yukarıda bahsettiğimiz değişiklikleri yapın.

Sortd’un Yetmediği Yerler

Sortd ne kadar harika olsa da bazı geliştirmelere ihtiyacı var. Yeni başlayanlar için, hatırlatıcı veya alarmları yok, ki bunlar görevlerinizi düzenlemeniz için çok önemli. Ayrıca görev panonuzun bir kopyasını paylaşamıyorsunuz, ki bu da takım çalışmaları için faydalı olurdu. Elbette bunlar çok önemli eksikler değil ama olsa, tadından yenmezdi demek mümkün.

Benim Sortd ile en büyük sorunum, aynı anda sadece bir Gmail hesabı ile çalışması. Yani eğer kişisel ve profesyonel kimlikleriniz için birden fazla Gmail hesabı kullanıyorsanız, Sortd ile hangisini çalıştıracağınızı seçmeniz gerekiyor. Bu da inanılmaz negatif bir durum, özellikle benim gibi birden fazla Gmail hesabı kullananlar için.

Sortd Chrome’a Nasıl Yüklenir

Sortd resmi websitesine giderseniz, ilk olarak kullanıcı kaydı yapmanız gerekiyor. Daha sonra Sortd ile düzenli bir çalışma ortamı oluşturabileceksiniz. Sortd için Google Chrome Eklentiler sayfasına giderek kaydolabilirsiniz.

Eğer Gmail kullanıyorsanız, onu nasıl daha kullanışlı hale getirdiğinizi merak ediyoruz. Google’ın e-posta uygulamasını daha verimli hale getirmek için kullandığınız eklentiler veya kısayollar var mı? Gmail’in yeni Gelen Kutusu gibi bir şey kullanıyor musunuz? Yorumlarda bunları paylaşırsanız yazımıza ekleyebiliriz.

Yapılacaklar listesi maddeler üzerinde takviminize göre işlerinizi yapacağınız bir zaman dilimi belirleyebilirsiniz. Görev kartlarınız için bir zamana atama ve görev kartların tamamlama süresi için kalan zamanı takip etme işlemleri için Trello uygulamasının sunduğu takvim aracıyla kolaylıkla yapabilirsiniz.

Bu yazıda aynı zamanda günlük yaşantınız boyunca yaptığınız birçok işlem için Trello takvim aracını nasıl kullanabileceğinizi paylaşacağım ama öncelikle görev kartlarınıza nasıl bitirme tarihi atayacağınızı ve takvim eklentisiyle bu görevlerin kalan zamanlarını nasıl kolaylıkla takip edeceğinize bakalım:

Bir görev için tamamlama süresi belirleme

Her bir görev kartı için bir son tarih ataması yapmak kolaydır. Önce kart üzerine gelin ve görünen kurşun kalem simgesine tıklayın. Bu kartın seçenekler menüsü açılacaktır, tıklatın ve bitiş tarihi (due date) için açılan takvimden bir tarih ve saat girmeniz yeterlidir.

Seçtiğiniz bir görev kartı için daha hızlı takvim ekranını açmak için “d” tuşuna basmanız yeterli olacaktır.

Trello takvim eklentisini açma

Öncelikle yukarda işlemler seçtiğiniz bir karta görevi tamamlamak üzere bir bitiş tarihi ve saati belirlediniz. Peki oluşturduğunuz bu bitiş tarihlerinin hepsini takip etmesi ve kalan süre konusunda sizi uyarması için ne yapmanız gerekir? Bu durumda yardımınıza Trello takvim eklentisi yetişiyor. Bunun için yönetim ekranınızdan bu aracı etkinleştirmeniz gerekiyor. Bunun için:

Menü (Show Menu)-> Güç açma (Power-ups)->  burada açılan Takvim (Calender) seçeneğinin yanında ki kilidi yanan doğru kaydırarak takvim eklentisini aktif hale getirebilirsiniz.

Daha sonra menünüze eklenecek takvim aracı ile bitiş tarihi belirlediğiniz tüm kartlarınızı görebilir ve ne kadar zamanınız kaldığını kolaylıkla takip edebilirsiniz.

Şimdi de Trello takvim aracı ile günlük yaşamınızdaki işleri ustalıkla nasıl yönetebileceğinize bakalım:

Parayı ve maaş bordroları takip etme
Bu özellik bütçeleme ve nakit akışını izlemek için en iyi çözümlerden biridir. Takviminize bu işleriniz için kartlar oluşturup gelecek ödemeler ve tüm nakit akışlarının takibini kolaylıkla yapabilirsiniz.

Ayrıca bu özelliği daha da genişleterek hisse senedi almak için her ay kenara ne kadar saklamak gerektiğini ve yatırımınızı ne zaman nereye yapacağınızı hatırlatmasını sağlayacak şekilde de düzenleyebilirsiniz. Eğer bir tutarsızlık varsa sizin bunu bulmanızda yardımcı olacaktır.

Yemek planı, egzersiz veya daha birçok aktivite organizasyonu
Gün içerisinde egzersiz yapmak, sevdiğiniz birinin doğum gününde yemek ısmarlamak, küçük bir geziye çıkmak ve daha birçok şey için aklımızdan plan yaparız. Ancak öyle bir şey olur ki yaptığımız planları bile unutur hale geliyoruz. Eğer sizde birçok şeyi aklınızda tutmakta veya zamanlama konusunda başarısızlığa düşenlerdenseniz Trello Takvim aracı ile bu sorunlarınızı çözebilirsiniz. Bunun için sadece yapmayı dileğiniz etkinliğiniz için bir kart oluşturun ve etkinliği yapmayı düşündüğünüz zaman aralığı ve günü etiketleyin. Zamanı gelince Trello yapmanız gereken şeyleri size hatırlatacaktır.

Sağlık kontrolü randevuları
Sağlık ilgili ertelemeler veya umursamazlık daha ciddi sorunlara sebep olabiliyor. Bazen kendimiz bu alanlarda gerektiği kadar önemi göstermemeyi tercih ederken bazı kişiler ise aldıkları randevuları kaçırdıkları için daha sonra zaman bulduğunda ise her şey için geç kalmış olabiliyor. Unutkan olan kişiler için Trello Takvim aracı bu alandaki işleriniz için özelleştirebilir.  Her bir rutin kontrolünüz için kartlar oluşturarak, bu kartlara ekleyeceğiniz zaman ve tarih ile beraber Trello randevularınızı zamanı gelince size hatırlatacaktır.

Kullandığınız yazılımları ve işlerin yedeğini alma
Bütün işlerde en önemli şey verilerinizdir ve eğer bu verilerinizi güvende tutmak için yedeklemeyi unutursanız en küçük bir sorun bile bu unutkanlığınızdan dolayı sizin için çok daha büyük bir sorun haline gelecektir. Tüm verilerinizi kendinizce belirlediğiniz zaman aralıklarında yedeklemenizi unutulma riski ile karşı karşıya kalmak istemiyorsanız bu işleriniz için de kartlar oluşturmanız da fayda var. Böylelikle kartlarınıza ekleyeceğiniz tarih ve zamanda Trello bu işi yapmanız hatırlatacaktır. Ve sizde tüm çalışmalarınızın bulunduğu sistemlerin ve dosyalarınızın bir kopyasını güvene alarak oluşabilecek bir soruna karşı büyük bir sorunu önleyebilirsiniz.

1- Pie

Ekip arkadaşlarınızla iletişim kurmanızı sağlayan bu araç çok basit ve kullanışlıdır. Arkadaşlarınızı sadece email hesaplarından ekleyerek iletişim sağlayabilir ve birbirinize bilgi sağlayabilirsiniz.

2- Trello

Trello bir takım için en kullanışlı araçların başında gelir desem abartmış olmam. Blog paylaşımlarını organize etmekten tutun da sosyal medya içerik tablosu gibi kullanmaya kadar bir çok amaç için kullanılabilir. Benim de sık sık kullandığım bir araçtır. :)

3- Messenger

Messenger eskiden Facebook eklentisi olarak kullanabileceğiniz bir iletişim aracı iken şu an tek başına kullanılan bir araç haline geldi. Bu aracı kullanarak Messenger üzerinden grup oluşturup iletişim sağlayabilir ve birbirinize paylaşımlarda bulunabilirsiniz.

4- Dropbox

Dropbox ile istediğiniz kişilere istediğiniz paylaşımlarda bulunabilirsiniz. Videolar, görseller, planlama dosyaları… Dropbox ayrıca ihtiyaç dahilinde iş planı oluşturabilmeniz için ekstra alan bile sağlıyor.

5- Google Drive

Sosyal medyada uyum içinde çalışabileceğiniz bir başka araç ise Google Drive aracıdır. Bu araç sayesinde ekip olarak, aynı anda bir belge üzerinde çalışabilir ve değişiklik yapabilirsiniz. Ayrıca bütün sosyal medya paylaşımlarını saklama şansına da sahipsiniz. Online word, excel, sunum dosyası yani her şeyi hazırlayıp saklayabilirsiniz.

6- Post Planner

Post Planner ile Facebook üzerinde paylaşım yapacağınız en güzel içerikleri bulabiliyorsunuz. Bu araştırmayı yapmak ve en güzel içeriklere ulaşmak için ayda 7$ vermeniz gerekiyor ama eğer yoğun bir kullanımınız varsa mutlaka hakkını verecektir.

7- TweetDeck Teams 

Twitter’ın satın aldığı Tweetdeck aracı ile artık admin veya yeni kullanıcı ekleyebilir ve paylaşımlarınızı bir ekip ruhu ile ayarlayabilirsiniz. Sosyal medya takip ve yönetimi için en çok kullanılan araçlardan biri olduğunu söyleyebiliriz.

Grup halinde çalışabilmek, çoğu zaman senkronizasyon gerektiriyor. Çalışanların veya fikir danışacağınız kişilerin gerçekleştirdiğiniz beyin fırtınası toplantılarına katılabilmesi için artık sadece toplantı odasında bulunması gerekmiyor. Teknoloji burada devreye girerek firmalara daha verimli çalışabilmek için türlü fırsatlar sunuyor…

İşte toplantılarınıza ve projelerinize destek olacak 4 araç

1. Evernote

Evernote‘un, toplantıların en iyi teknolojik not defteri olduğunu söyleyebiliriz. Basit bir not defterinin aksine, bu uygulamanın kullanacağınız bilgi ve kaynakları projenizin ana sayfasında bir araya toplayarak takım arkadaşlarınızla paylaşmanızı sağlayan çeşitli özellikleri var. Evernote’u bir proje yönetim aracı gibi kullanarak ekibinizin beyin fırtınası yapabileceği, projeleri geliştirip başlatabileceği ortak bir merkez haline getirebilirsiniz.

2. join.me

Katılımcıların bulundukları yerin önemi olmadan online toplantılara katılarak fikir paylaşımı yapabilmesini sağlayan bir mobil uygulama olarak join.me özel toplantılar, sunumlar ya da herhangi bir görüşme için kullanılabilecek harika bir araç. Join.me fikir almak istediğiniz kişiler o anda dünyanın neresinde olursa olsun toplantınıza katılmasını sağlayan ve sizi organize edebilen bir uygulama olarak takdiri hak ediyor. Üstelik bağlantıya davet edilen herkes sesleri aynı anda, aynı düzeyde duyabiliyor.

 3. Trello

Bir proje yönetim aracı olan Trello; devam eden, tamamlanan, son teslim tarihi belirlenen işlerin aynı platformdan takibini sağlıyor. Kimin hangi konuda çalıştığı, çalışmanın son durumu ve ne zaman teslim edilmesi gerektiğini Trello üzerinden tüm proje ekibiyle online olarak paylaşmanız mümkün.

4. Cubby

Bir bulut depolama çözümü olan Cubby, network’ünüze dahil olmayan kişilerle internet üzerinden kolayca veri paylaşmanızı sağlıyor. Cubby’nin en önemli özelliklerinden biri de uzantısı ne olursa olsun dosyaları bu ortama depolayabilmeniz ve bir link yardımıyla en yüklü dosyalarınızı bile kolayca paylaşabilmeniz. Özellikle e-posta yoluyla gönderemediğiniz dosyaları paylaşmak için bu program en büyük yardımcınız olabilir.