Günümüzün çalışma ortamı odaklanmamızı ve gerçekten çalışmamızı engelleyebiliyor. Sonu gelmeyen e-postalar, sürekli yapılan toplantılar ve, itiraf edelim, sosyal medya ile dikkatimizi tek bir işi bitirmeye kesintisiz olarak veremiyoruz. Fakat suçu sadece bu konulara atmak, asıl sorunu görmezden gelmemize sebep oluyor. Üretken ve verimli bir gün için Facebook’a bakmaktan daha büyük engeller var.

Hızlı karar verip ilerleyememek

Kararsızlık da bir çeşit iş ertelemedir. Sürekli olarak alınacak kararlar bir başka zamana ötelenir. Karar öncesinde toplantı üstüne toplantı yapılır. Bir sonraki güne atılır, derken bir hafta sonraya ancak toplantı yapılabilir ve karar verme günü sürekli ertelenir. Elbette farklı sebepler de olabilir bunun altında ama genellikle kararın sonunda oluşabilecek başarısızlık korkusu en büyük etken bu noktada.

Başarısızlıktan çekinmek elbette çok doğal ama asıl çekinilmesi gereken şey verimsizlik olmalı. Boş geçirilen zamanın telafisi yok ne yazık ki, ancak hatalı bir karardan geri dönmek çoğu zaman mümkün. En önemsiz konularda dahi karar almak için onlarca kişinin yüzlerce defa e-posta alıp vermesine ve saatler süren sıkıcı toplantılara girmesi verimliliği öldürmekten başka hiçbir işe yaramaz. Fırsat bulundukça mümkün mertebe hızla karar alıp harekete geçmek gerekir.

Hayır diyememek

İş hayatında biraz iyi niyetli bir insansanız eğer hayır diyememenin ne kadar sıkıntılı bir durum olduğunu biliyorsunuzdur. İşiniz başınızdan aşkın olsa da, günlerdir uykusuz olsanız da bir iş arkadaşınızın ya da üstünüzün isteklerini geri çeviremezsiniz. Bu da başkalarının mutlu olurken sizin sinir krizi geçirecek kadar yoğun çalışmanıza sebep olur. Siz mutluluğunuzdan ve iç huzurunuzdan feragat edersiniz bu süreçte. Üstelik kendi işlerinizi de yetiştirebilmek adına olması gerekenden daha fazla çalışarak bedeninize de büyük bir yük bindirirsiniz.

Hayır demenin bir kabalık ya da küstahlık olmadığını fark ettiğinizde ise çok daha huzurlu çalışmaya başlarsınız. Elbette bunun çok kolay bir olay olduğunu söylemiyorum. Şahsen ben de hayır deme konusunda çok başarılı birisi değilim. Fakat kesinlikle üzerinde çalışılması gereken bir yetenek olduğunu kabul ediyorum.

Mükemmeliyetçi olmak

Bu madde kimi zaman iyi bir özellik olsa da çoğunlukla bir bahane olarak kullanılıyor günümüzde. Mükemmeli aramanın hiçbir sakıncası yok elbette ama mükemmele erişmek için geçirilen süreçte rakiplerinizin sizin çok ötenize geçtiğini unutmamak gerekiyor.

Çağımızın en başarılı iş insanlarından ve girişimcilerinden biri olan Gary Vaynerchuck’ın da defalarca söylediği gibi üzerinde düşünmeyi, kafa patlatmayı, stratejisini oluşturmayı bırakıp gidip yapmak gerekiyor. Zira %100’ü aramaktansa %80 tamamlanmış bir ürünü/projeyi hayata geçirmek ve geri kalan %20’yi yolda tamamlamak çok daha pratik olacaktır.

Ara vermeden çalışmak

Herhangi bir süper gücünüz yoksa eğer sizin de dikkatiniz bir süre sonra dağılmaya başlayacaktır. Sıradan bir insan tam konsantrasyon ile 90-120 dakika arasında çalışabilir. Sonrasında yavaş yavaş aklı başka yerlere kaymaya başlar. Bunun önüne geçmeye çalışıp, odaklanmakta ve çalışmakta ısrar ettikçe de tükenmişlik hali gelir ve çalışmanın verimi düşer.

Bu noktada kısa bir mola verip yeniden güç toplamak gerekiyor. Bir kahve molası, arkadaşlarla sohbet biraz işten uzaklaşmanıza, rahatlamanıza ve yeniden enerjinizin yerine gelmesine olanak sağlayacaktır. Bu molaları vermeden çalışmaya devam etmek işinizin kalitesini de düşürecektir. Tam odaklı çalışacağınız iki saat içinde odaklanamadan çalıştığınız sekiz saatten daha fazla iş bitirebilirsiniz.

Kendine dikkat etmemek

Yoğun iş temposunda insan bazen sadece işe odaklanabiliyor. İş dışında hiçbir aktiviteye vakit ayıramıyor. Spora gitmek ya da arkadaşlarla görüşmektense çalışmayı tercih edebiliyor. Fakat uzun vadede düşünüldüğünde çok da sağlıklı olmayan bir yaklaşım bu. Günde on dakika spor yapmak bile kişinin kendini iyi hissetmesini sağlayacak hormonların salgılanmasında faydalı olacaktır.

Çalışmak yerine spora ya da arkadaşlara vakit ayırmak vicdan azabı yaratabiliyor kimi zaman. Bu da çok doğal bir durum. Ancak bu noktada spora da arkadaşlara da hatta her şeyden uzaklaşıp kafa dinlemeye de vakit ayırmak gerekiyor. Müşterilerle toplantı yapmak ne kadar doğal ve katı bir şekilde gerçekleşiyorsa aynı şekilde yaklaşmakta fayda var bu noktalara da. Zira kendinize iyi bakmadan çalışmaya devam ederseniz, çalışamayacak hale gelmeniz kaçınılmazdır. Arada kendinize bunu hatırlatıp, kendinizi bir öncelik haline getirmeniz gerekiyor.

Düşünmeden konuşmak gibi. Ama bir de bize zarar veren ve bizim farkında bile olmadığımız kötü alışkanlıklarımız var. Bu alışkanlıklar performansımızı ve üretkenliğimizi düşürüyor. İnanmıyorsanız yazıyı okuduktan sonra bir düşünün:

Sabahları acele hareket etmek!

Yataktan çıkmanız ile evden çıkmanız arasında 10 dakika gibi bir zaman geçiyorsa büyük bir yanlıştasınız. Eğer bunu yaparsanız gününüz kötü başlamış olur ve muhtemelen öyle gider. Vücudunuzun kendine gelmesi için ona zaman tanımalısınız. Uyanıp yatakta biraz oturmak, kalkıp basit bir kaç hareket ile vücudu esnetmek, duş almak, dişleri fırçalamak gibi şeyler vücudunuzun kendine gelmesini ve gerekli hormonların salgılanmasını sağlar. Bu nedenle acele hareket etmek yerine daha erken kalkmayı ve yukarıdaki şeyleri rutin haline getirmeyi deneyin. Farkı göreceksiniz. Gününüz iyi başladığı için üretkenliğiniz de artacaktır.

Kahvaltıyı atlamak!

Kendinize yapabileceğiniz en büyük kötülüklerden birini yapıyorsunuz, lütfen yapmayın. Genellikle ilk maddedeki “acele” ile ilgili olsa da bir çok zaman kahvaltıyı anlamsız sebeplerle atlıyoruz.

Sabaha kadar uyuduğumuz ve haliyle bir şey yemediğimiz için kan şekerimiz düşük bir şekilde uyanırız. Çoğu zaman gergin, yorgun ve hatta sinirli hissetmemizin nedeni de budur. Eğer bunu atlatmak için güzel bir kahvaltı yapmazsak günümüzün tamamına yansır. Boşuna demiyorlar “kahvaltının mutlulukla bir ilgisi var” diye. Siz de sabah kalktığınız zaman mutlaka güzel bir kahvaltı ile güne başlayın.

Kolay işleri sabah halletmek!

Her ne kadar kulağa mantıklı gibi gelse de ilk işiniz kolay şeyleri yapmak olmamalı. Eğer öyle yaparsanız zor ve mücadele gerektiren şeyleri listenin sonuna ite ite en sonunda kısıtlı bir zamanda, dolu bir kafa ile çalışmak zorunda kalırsınız. Sabahları zihnin en taze ve açık olduğu zamanlarda, henüz başka şeylerle kafanız meşgul olmamışken zor işleri hallederseniz günün kalanında zor işleri düşünmek zorunda kalmaz, kolay işleri zaten kolaylıkla yapabilirsiniz.

Günlük bir görev listesini sabah oluşturun ve zor olanları ile güne başlayın.

Epostalara geldiği gibi yanıt vermeye çalışmak!

Epostanın var olma amacı bizi rahat ettirmek, rahatsız ettirmek değil. Bunu unutmayın. Bu nedenle her gelen epostaya anında cevap vermek zorundaymışsınız gibi hissetmeyi bırakın.

Üretkenliğinizi artırabilmek için bırakmanız gereken bir alışkanlıktır bu. En iyisi hemen tüm cihazlarınızda eposta ayarlarınıza girin ve “bildirim” özelliğini kapatın. Çalışmalarınız sırasında belirli aralıklarla maillerinizi kontrol etmeye başlayın ve hem kendi yoğunluğunuz hem de mailin önem sırasına göre cevaplarınızı yazın. Böylece gün içinde defalarca bölünmeyi engellemiş olacaksınız.

Sosyal medya takibi yapmak!

Siz bir “sosyal medya takip yazılımı” değilsiniz. Bir şeyler kaçırmanız gayet doğal ve gönül rahatlığıyla söyleyebilirim ki kaçırdığınız şeyler önemli şeyler değil.

Bu nedenle çalışma sırasında sizi bölmemesi için sosyal medya hesaplarınızın bildirimlerini de kapatmalısınız. Bildirimleri kapatın ve gün içinde bir kaç defa girip kontrol edin. Emin olun zarardan çok fayda göreceksiniz.

Unutmadan, sadece 2 dakika kontrol etmek için sosyal medya hesaplarınıza girdiğinizde en az 20 dakika zaman kaybediyorsunuz. Bir de böyle düşünün!

Çok önemli olduğunu ve anında görmeniz gerektiğini düşündüğünüz şeyler için özel bildirimler kurabilir, Google Alert gibi araçlar kullanabilirsiniz.

Öğlen yemeği sırasında çalışmak veya çalışırken öğlen yemeği yemek!

Sabahtan beri çalışıyorsunuz bir arayı bile hak etmediğinizi mi düşünüyorsunuz? Araştırmalara göre ofis çalışanlarının %80’i neredeyse sürekli ofiste ve masasında öğlen yemeğini yiyor. Muhtemelen bu sizin suçunuz değildir. Hem vücudunuza zarar veriyorsunuz hem üretkenliğinize zarar veriyorsunuz. Yapmayın!

Öğlen yemeğiniz için mutlaka masanızdan kalkın, mutfakta, kafe, restoran veya güzel bir parkta öğlen yemeğinizi yiyin. Hem vücudunuz için hem de üretkenliğiniz için çok faydalı olacaktır.

Dinlemiyorsunuz! 

“İki işi bir arada yapıyorum, harikayım!” diye düşünüyorsanız bırakın veya düşünen birileriyle beraberseniz hemen oradan uzaklaşın. Özellikle birisi sizinle konuşuyorken ona dikkatinizi vermiyorsanız ve bu sırada çalışıyorsanız hem ondan bir şey anlamazsınız hem de çalışmanız verimli olmaz. Karşınızdakine yaptığınız saygısızlığa girmiyorum bile.

Biriyle konuşurken, telefondayken veya bir şeyler yaparken tam odaklanmaya çalışın. Böylece hem yaptığınız iş verimli olur hem karşınızdakini iyi anlarsınız ve en önemlisi kendi zamanınız ile beraber başkasının da boşa gidecek zamanını kurtarmış olursunuz.

Uyumadan önce telefonunuzla oynuyorsunuz! 

Geldik en kötü alışkanlığımıza, hatta çağımızın hastalığı bile diyebiliriz. Yatakta telefonla oynamak! Apple ekran rengini değiştiren bir uygulama yaptı diye telefonla oynayabileceğinizi düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. Hala o telefonu elinize almanız demek verimli bir uykuya veda etmek anlamına geliyor. Bu nedenle yatağa girmeden önce telefonunuzla işinizi bitirin ve mümkünse elinizi attığınızda ulaşamayacağınız bir yerde bırakarak yatağa girin. Sabah iyi bir uyku almış olarak uyandığınız zaman gece kaçırdığınızı düşündüğünüz şeylerle ilgilenirsiniz…

Hatta mümkünse yatak odanızda elektronik hiç bir cihaz olmasın. Ben demiyorum, Lifehacker diyor.

İşte daha üretken olmanız için bırakmanız gereken 10 kötü alışkanlık:

İnternette gezinme isteği
İnternette aradığınız cevabı ararken amacınızdan sapabilirsiniz. Bunun yerine bir yere sorununuzu not alarak çalışmadığınız bir zamanda direk olarak sorunuzun cevabına yönelik aramalar yapın.

Çoklu görevler
Yapılan araştırmaya göre insanların sadece %2’si aynı anda birçok farklı işi etkili bir şekilde beraber yapabiliyor. Geri kalanımız aynı zamanda sadece bir iş üzerinde odaklanmalıyız.

Sık sık e-mail kontrolü
Her bir e-mail kontrolünüz size işinizden ortalama 25 dakika kaybettirir. Sık sık e-mailinizi kontrol etmek yerine günün belirli zaman dilimlerini kendinize hedef olarak belirleyerek sadece o zamanlarda e-maillerinizi kontrol etmelisiniz.

En önemli işleri günün sonuna bırakmak
İnsanların belli bir enerji miktarları var ve bu miktarın derecesi güne göre ve günün saatine göre değişir. Bu yüzden en önemli işlerinizi iş gününüzün sonuna değil iş gününün başlangıcına almalısınız.

Fazla toplantı yapma
Gereksiz toplantılar kadar hiçbir şey üretkenliğinizi daha fazla kötü yönde etkilemez. Gerekli zamanınız ve planlarınızda olmadığı sürece size gelen toplantı tekliflerini kabul etmeyin.

Bütün gün oturma
Uzun süre oturma vücudu daha çabuk alarma sokar. Daha sağlıklı bir zihin için haftada 30-50 km arası yürümeye çalışın.

Alarmı erteleme
Çalar saatinizin alarmı ile verdiğiniz savaş vücudunuzu ekstradan güçlendirmez ve gün boyunca ihtiyacınız olacak enerjiye ulaşmanızı sağlamayacaktır.

Hatalara önem sırası vermek
Birçok amacınızın olması daha az üretmen olmanıza sebebiyet verebilir. En önemli olanlarını seçin ve diğerlerini görmezden gelin.

Fazla plan yapmak
Günün her saatine plan yapmak tüm bunların olacağı anlamına gelmez çünkü gün içinde nelerin olacağı belli değildir. Bu yüzden saate göre plan yapmak yerine daha gerçekçi olmak için planlarınızı 5 saate yaymalısınız.

Yatakta cep telefonu kullanmak
Akıllı telefonların led ekranlarını yaydığı mavi ışık, üretkenliğe sağlayan melatonini ve uyku düzenini sağlayarak daha mutlu olmamızı sağlayan hormonları yok eder.

İşte uzmanlara göre yaratıcı insanların yaratıcılığının arkasındaki gizli teknikler:

Az çalışma
Çok çalışmak başarıya ulaşmak için her zaman doğru seçenek değildir. Bazen daha az çalışmak işlerinizde daha yaratıcı olmamızı sağlayarak daha çok etkili sonuçlara yol açabilir. Ford kurucusu Henry Ford, 1926 yılından çalışanlarının haftalık çalışma saatlerini 40 saate indirdi çünkü çok çalışmanın çalışanlarının yaratıcılığını öldüreceğini iyi biliyordu.

Yakın zamanda yapılan araştırmaya göre 3 hafta içinde toplamda 60 saatten fazla çalışmak üretkenliği azaltıyor.

Ağırdan almak
Uzmanlara göre bir işi ağırdan almak üretkenliği arttırabilecek bir araç olabilir. Uzmanlar bir işi ağır bir şekilde ele alanların kendilerine bu 5 soruyu sormalarını öneriyor:

• Uzun süreli gerçekleştirilen görevin faydaları dışında anlamsız bulduklarım nelerdir?
• Sunulan bu faydalar dışında bir şeyler yapabilir miyim?
• Başka işlerimde de benzer faydalarla başarılar elde edebilir miyim?
• Bu faydalar yerine eşit değerde başka faydaları koyarsam başka yollardan da başarılar elde edebilir miyim?
• Görevi başkasına devretsem veya dışardan destek alsam aynı faydaları sağlayabilir miyim?

Uzmanlara göre bu sorulardan 2 ile 5 arasındakine evet diye cevaplayabiliyorsanız bu görevi hayatınızdan çıkarın ve başka yöntemlerle fayda elde etmeye çalışın. Aksi durumda yapacağınız tüm çalışmalarda başarısız olarak görevinizde en başa dönersiniz.

Zamanınızı değil enerjinizi yönetin
Uzmanlara göre enerjimize göre işlerimizin takvimini yapmak daha etkilidir. Birkaç gün boyunca enerji seviyenizi takip ederek daha sonra iş takviminizi en iyi odaklanabileceğiniz ana göre planlayın. Eğer öğleden sonra saat 3 gibi enerjinizin bittiğini ve kendinizi yorgun hissediyorsanız o zaman bu saatlerde e-maillerinizi kontrol etmek gibi daha az enerji tüketeceğiniz işlerinizi gerçekleştirmeniz daha iyi olur. Duygularınızın farkında olmanız ve bunların zihinsel enerjinizin seviyesini etkilemesi daha üretken olmanızı sağlayabilir.

Yapılacaklar listesinden kurtulun
Eğer yapılacaklar listenizdeki şeyler geçen hafta, geçen ay veya geçen yıldan kaldıysa değişiklik yapmanın vakti gelmiştir demektir.

Daha üretken olabilmek için yapılacaklar listeniz her gün için 3 ya da 5 içerikten oluşmalı. Değerli zamanınızda hedeflerinize ulaşabileceğiniz miktar budur. Listenizde bulunanlar bitmeden başka bir işe girişmeme kuralını benimsemelisiniz.

Başarılı kişilerin bazıları yapılacaklar listesine olumlu bakmıyor. Bunun sebebi olarak ta yapılacak şeyler için bulunulan tahmini yapma süresinin değişkenlik göstermesini belirtiyorlar.

Uzun bir öğle yemeği molası verin
Kendinizi belli günlerde ne kadar güçlü ve enerjik hissediyor olsanız da molalara dikkat etmemek pek akıllıca değil. Uzmanlar, uzun öğle yemeği molası ile biraz iş dışına çıkarak zihinsel yorgunluğunuzu almanızı ve işlerinize daha iyi odaklanmanızı sağlayarak üretkenliğinizi arttıracağını savunuyor. Ayrıca eğer mümkünse öğle aralarında egzersiz yapmanızın üretkenliğinizde büyük faydaları dokunur. Google, Microsoft ve Apple gibi firmalar çalışanlarının öğle aralarında egzersiz yapa bilmeleri için iş yerlerin de spor odaları bulundurmaktadır.

Günün her saatine plan yapmayın
Uzmanların önerisine göre bir iş gününüz için en fazla 4-5 saat için çalışma planı yapmanız gerekir. Aksi durumda planda olmayan şeylerin gerçekleşmesi ile içlerinizde karmaşıklığa sebep olur. Aksi durumda planladığınız saatlerde tek çalışarak işlerinizi tamamlamayı başarsanız bile size kalan diğer zamanda daha çok üretken olmanız için bir fırsattır.

Bütün sektörlerin yoğun tempo içinde çalıştığını söylemek mümkün ama yine de bu cümleyi kurma nedeni olarak üretkenliğinizi sorgulayabilirsiniz.

Toplantının toplantısını yapacak kadar iş adamı olanlar bir yana, iş hayatında üretken olmak, hepimiz için daha başarılı bir kariyerin anahtarıdır. Yoğun iş temposunun götürülerinden biri de, sizi maksimum üretkenlikte tutacak yöntemleri unutturmak olabilir.

Peki nedir bu yöntemler?

Bir şeyi iki defa elinize almayın

Bir şeyi iki defa ele almak gerçekten büyük bir zaman kaybına neden oluyor. Daha sonra geri dönmek üzere bir e-maili veya ve ya bir telefon görüşmesini bir yerlere not almayın. Daha sonra başka bir şey sizin tüm dikkatinizi aldığında bu notlarınızı başkasına devretmek veya silmek zorunda kalabilirsiniz.

Temiz hava alın

Temiz hava ve bol oksijenin, beyni uyandırdığı bilinmektedir. Ofislerde de havanın temizliği, çalışanların performansını direkt etkiliyor. Ofiste karbondioksit oranının artması, çalışanların yorgunluk hissini tetikliyor ve rahat düşünmelerini engelliyor. Ofiste oksijeni azalmış hava çalışanların performansını % 10 oranına kadar düşüyor.

Gürültüyü azaltmak

Gürültü kirliliği de, çalışan performansını %66 oranında düşürüyor. Oldukça büyük bir oran değil mi? Ofis ortamında çalışanların %99’unun gürültü nedeniyle konsantrasyon bozukluğu yaşadığı araştırmalar sonucunda belirlenmiştir. Bu gürültünün kaynakları ise cevaplanmayan telefonlar, arka plandan gelen konuşma sesleri gibi etkenlerdir.

Hayır deyin

Hayır, ustalıkla kullanmanız gereken bir sözdür. Emin değilim veya yapabileceğimi düşünmüyorum gibi cümleler yerine yeri geldiğinde sadece hayır diyebilmelisiniz. Hayır diyerek yeni bir taahhüt yerine mevcut taahhütlerinizi başarılı ve verimli bir şekilde yapabilmenizi sağlar. Hayır sözcüğünü kullanmayı öğrenirseniz hem ruh sağlığı açısından hem de üretkenlikte birçok faydası dokunacaktır.

Belirli zamanlarda e-mailinizi kontrol edin

Eğer her şeyi iki kere ele almamayı yapıyorsanız bunu e-mailleriniz içinde yapın. Belirlediğiniz takvime göre e-maillerinize öncelik vermelisiniz. Çok önemli kişiler veya müşterilerinizin e-maillerinize bir alarm kurun ve e-maillerinizi kontrol etmek için ayırdınız zaman diliminde ilgilenmek üzere kaydedin. Hatta size e-mail gönderenler için belirli bir içeriğe göre veya hepsine otomatik bir cevap hazırlayabilirsiniz.

Çoklu görevlerden kaçının

Sistemli çalışabilmek için çoklu görevlerden kaçının. Aynı anda birçok işi yapmaya çalışmanız verimliliğinizi öldürür. Daha üretken olabilmek için aynı anda sadece bir görev üzerinde odaklanın.

Bilimsel olarakta beynimiz sadece bir şeye odaklanmak üzerine tasarlanmıştır. Aynı anda iki şeyi yapmaya çalıştığımızda maalesef beynimiz bu iki görevi başarıyla tamamlamaktan yoksundur ve kaçınılmaz sonumuz ya düşük bir başarı veya başarısızlık olur. Bu yüzden aynı anda sadece bir iş üzerinde çalışmaya odaklanmalıyız ve bir işi tamamlamadan diğer bir işe girişmemiz gerekir.

Sizlere iyi haber!

Yapılan yeni araştırmalar göstermektedir ki iyi çalışmak, çok çalışmaktan çok, mantıklı çalışmaktan geçiyor. Bu çalışmaya göre günde 4 saat etkili çalışan bir müzisyenin günde 7 saat etkisiz çalışan bir müzisyenden daha verimli olduğu ortaya çıkmıştır.

Bu örnek sizin için ne anlama gelmektedir?

Listenin başını beş dakikada bir kontrol ettiğiniz telefonunuz ve 10 dakikada bir kontrol ettiğiniz mail kutunuz çekmektedir. Bu tür alışkanlıklardan kurtulup kendinizi işinize odakladığınız zaman verim alır ve işi erken bitirirsiniz.

Aşağıda işinizi erken ve verimli bir şekilde bitirmenizi sağlayacak bazı stratejileri sıralıyorum.

İşe biraz erken başla çok erken çık

Sabahın erken saatleri, özellikle ortalığın sessiz ve enerjinin yüksek olduğu zaman dilimi olarak verimliliğin en yüksek olduğu dilimdir. İşe bir saat erken başlayanlar genelde 2-3 saat erken çıktıklarını belirtmektedirler.

Odaklan ve ölçümle

Eskilerin söylediği bir söz vardır: çalışmanızı yüzde yirmisi elde etmek istedğiniz sonucun yüzde seksenine tekabül eder. Neyin sizin dikkatinizi dağıttığını ve onu reddetmeniz gerektiğini öğrenin. Her şeye cevap vermenize gerek yoktur. Maillerinizi kontrol etmeyi bırakın, 5 dakikada bir telefonu elinize almaktan vazgeçin, haber sitelerine göz atmayı bırakın. Bunlar elinizdeki işlerden daha önemli değiller. Zamanınızı paranızı muhasebe ettiğiniz gibi değerlendirin.

Önceliklerinize bakın

Hepimiz kolay ve eğlenceli olan iş başlıklarında çalışmaya başlamaya eğilim gösteririz ama rasyonellik işe en önemli olandan başlamamız gerektiğini söylüyor. En önemli olanı en acil bitirilmesi gereken yere koyun ve bir an önce önünüzde çıkarın. Sonra kolay ve eğlenceli olanlara başlayabilirsiniz.

Çoklu görevlere hayır deyin

10 şeyi aynı anda yapmaya çalıştığınız zaman bunlardan hiç birini doğru düzgün yapamazsınız. Bir çok işi bir arada yapma girişimi sizi yavaşlatır ve bilgiyi doğru kullanmanızı engeller. Bir şeyi bir kez okuyup anlamak yerine her defasında başa dönüp tekrarlayacaksınız. Bunun yerine, bir şeyi yapın ama temiz yapın.

Kesintilerin üstesinden gelin

Her ara veya size mal olan kesinti sizin tekrar odaklanmanız için zamanınıza mal olacaktır. Yapabiliyorsanız, size erişilebilirliği zorlaştırın. Sizinle görüşmeler için belli bir zaman dilimi ayarlayın ve onun dışında kalan saatlerde işlerinize odaklanın.

Maillerinizi sınıflandırın

Çoğumuz mailleri kontrol etme ve onlara cevap verme işinde muazzam bir zaman harca makta. Zamanızı ve dikkatini kaybetmemeniz için yapabileceğiniz bazı şeyler vardır bu konuda.

Maillere bakacağınız ve cevaplayacağınız bir zaman dilimi oluşturu ve bu dilimin sizin için günün en verimsiz olduğu saate denk gelmesini sağlayın. Böylece insanlar hangi saatlerde size mail atmaları gerektiğini ve ne zaman cevap alabileceklerini öğrenmiş olacaklar.

• Acil ve sonradan cevaplandırılması gerekenler diye iki klasör oluşturun. Uyarıları kapatın.
• Okumayacağınız mailleri ya silin ya da arşive gönderin.
• Organize olun.

Organizasyon, gün içinde zamanı iyi değerlendirmek için kulanabileceğimiz güçlü bir silahtır. Ayrıca, bu zamanın ne kadarını verimli kullanabileceğimizi de gösteren bir yöntemdir. Organize olmak sizin bir kaç saatinize mal olsa bile sonradan bu saatleri fazlasıyla çıkaracağınızdan emin olabilirsiniz.

En verimli insanlar işlerini kolaylaştıran sistemler kurarak kendilerine yardımcı olan insanlardır.

Gayet verimli geçen bir günün ardından ofisten rahatlamış bir şekilde çıkmak mükemmel bir his olsa gerek. Bunları gerçekleştirmek için sizin daha fazla çalışmanıza veya ekstra zamana ihtiyacınız yok. Tek yapmanız gereken doğru şeyleri uygulamak. Okuyun, üzerinde düşünün ve üretkenliğinizin yükseldiğini izleyin.

Aynı şeye asla 2. kez dokunmazlar

Verimli insanlar hiç bir şeyi beklemede tutmazlar. Aynı şeye bir defadan çok baktığınızda sadece zaman kaybına yol açar. Bir e-maili veya telefon görüşmesini daha sonra ilgilenmek üzere bekletmeyin. Bir şeye odaklandığınız an o işi halletmeye çalışın: Ya birisine görev olarak verin ya da silin.

Ofisi terketmeden önce yarın için hazır tutarlar

Üretken, verimli insanlar günün sonunu diğer güne hazırlık yapmış bir şekilde bitirirler. Bunu yapmanın sizlere iki avantajı olacak: Hem o gün içinde yaptıklarınızın üzerinden geçmiş olacaksınız, hem de ertesi gün verimli bir gün geçireceksiniz. Sadece bir kaç dakikanızı alacak bu teknik gününüzü de iyi bir şekilde bitirmenizi sağlayacak.

Benjamin Franklin bu konuyu çok güzel özetlemiştir: “Organizasyon için harcanan her dakika, kazanılan bir saat demektir.”

Aciliyetin yarattığı baskıyı yenerler

Aciliyetin baskısı dediğimiz şey o anda yapılması gereken küçük şeylerin zamanında yapılmadığı için sonradan önemli şeylerin önüne geçmeye başlaması gerçeğidir. Küçük ve acil işlerin genel etkisi çok az olduğu içinse sorun teşkil ediyorlar. Eğer aciliyetin yarattığı baskıya boyun eğerseniz, günler hatta haftalarca asıl büyük işleri tamamlayamadan geçirebilirsiniz. Üretken insanlar, küçük işler çok zaman aldığında bunu fark edip, bu işleri başkasına vermeyi ve gerçek işlerin ivmesiyle devam edebilmeyi başaran insanlardır.

Toplantılar esnasında programlara uymak

Toplantılar en büyük zaman kayıplarından biridir. Eğer izin verilirse sonsuza dek bile sürebilir. Bundan dolayı ultra verimli insanlar bu olaya müdahale ederek herkesi programa uyma konusunda uyarırlar. Bu da toplantılarda herkesin motivasyonun artmasını sağlar.

“Hayır” demeyi bilirler

‘Hayır’ üretken insanların kullanmaktan korkmadığı güçlü bir kelime. University of California’nın yaptığı bir araştırmaya göre ne kadar hayır demekte zorlanıyorsanız, o kadar çok stres, yorgunluk hatta depresyon yaşamanız muhtemel. ‘Hayır’ demeyi öğrenin ve hem moraliniz düzelsin hem de üretkenliğiniz artsın.

Sadece belli saatlerde e- postaları kontrol ederler

Üretken insanlar e-maillerin işlerini bölmesine izin vermezler. Mailleri belli bir programa göre düzenler ve önem sırasına göre kontrol ederler. Böylece bun tür şeylere gün içerisinde defalarca bakıp verimliliklerinin düşmesine izin vermezler.

Aynı anda birden fazla iş üzerinde çalışmazlar

Üretken insanlar, aynı anda birden fazla şey yapmanın verimliliği öldüren bir şey olduğunu bilirler. Stanford Üniversitesi’nin yaptığı bir araştırmaya göre, tek bir şeye odaklanmak, aynı anda bir çok şey yapmaya göre çok daha verimli. Veriler, aynı anda çok şey yapan insanların tek göreve odaklananlara göre daha kötü performans sağladığını gösteriyor.

Teknolojiyi işleri kolaylaştırmak için kullanırlar

Pek çok insana göre teknoloji dikkatin dağılmasına önemli bir gerekçe olarak gösterilmektedir. Ama doğru kullanıldığı zaman aynı zamanda odaklanmaya yardımcı da olur teknoloji. Sizin için önemli olan konularda size yardımcı olacak uygulamları kullanarak kafanızın bir kısmını boşaltabilirsiniz.

Her şeyi takip etmek yerine bazı şeylerin üstesinden teknolojiden faydalanarak gelebilirsiniz.

1. Noizio

Yaşadığınız büyük şehrin sesine dayanmakta güçlük çekiyorsanız Noizio sizin en büyük yardımcınız olabilir. Noizio’nun arka plan sesleri ile çalışırken ya da meditasyon yaparken bulunduğunuz ortamın dışına çıkmanız mümkün. Siz çalışırken arka plan seslerini düzenleyen Noizio, konsantrasyonunuzu sağlamanız için size yardımcı oluyor. Noizio ile ister deniz kenarında isterseniz şömine yanında kısacası bambaşka bir mekanda çalışmaya başlayabilirsiniz. Sadece Mac Store ve App Store’da bulunan uygulamada birden fazla ses seçmeniz mümkün. Örneğin “Kasım yağmuru”nda “Paris’te bir cafe”de çalışmayı seçebilirsiniz.

2. Forest

Telefonunuzdan daha önemli şeylere odaklanmak istiyorsanız Forest’ta ağaç yetiştirmeye başlayabilirsiniz. İşinize odaklanmak istediğinizde telefonunuzu bir türlü elden bırakamıyorsanız öncelikle Forest uygulamasını indiriyorsunuz. Ardından uygulama içinde küçük bir fidan ekiyorsunuz. 30 dakika boyunca telefonunuzu kenara koyarak işinize odaklanırsanız güzel bir ağacınız oluyor. Eğer 30 dakika içinde uygulamayı terkederseniz ağacınız ölüyor. Kendinizde bir orman yaratacak potansiyeli ortaya çıkaran uygulama, İOS, Android ve Windows Phone işletim sistemlerinde kullanılabiliyor.

3. Numi

Numi metinleri de hesaplamalarına dahil eden bir hesap makinesi. Tüm matematiksel fonksiyonları, ölçü birimlerini ve daha da önemlisi metinleri bir arada hesaplayabilen Numi, Mac için tasarlanmış.

4. Noisli

Sadece App Store ve Mac Store’da yer alan Noizio gibi arka plan seslerini düzenleyen Noisli, Noizio’dan farklı olarak Google Chrome eklentisi olarak da hizmet veriyor. Noisli’de de birden fazla arkaplan sesini kombinleyebiliyor ve dilediğiniz çalışma ortamı sesini kişiselleştirerek kaydedebiliyorsunuz.

5. ZenFounder

Girişimcilik zor zanaat, Zen Founder bunu kolaylaştırmak için Podcastler yayınlayan bir web sitesi. Bir girişim başlatmak için gerekli olanlardan, girişimi sürdürmek için yapılması gerekenlere kadar her konuyu ele alan ZenFounder kurucuları, Klinik Psikolog Sherry Walling ve girişimci, melek yatırımcı, girişim akıl hocası Robb Walling.

6. Pomotodo

İki farklı üretken çalışma sistemini bir araya getiren Pomotodo üretkenliğin yanı sıra verimliliğinizi de arttıracak bir servis. 25 dakikada bir ara vererek dikkatinizi taze tutmanızı sağlayan Pomodoro tekniği ile yapılacaklar listesi oluşturmanızı sağlayan GTD tekniğini bir araya getiriyor. Tüm cihazlarınızda çalıştırabileceğiniz bu servis, çevrimdışıyken dahi kullanılabiliyor. İş akışı yönetimini, fikirleri bir araya getirmeyi, işleri planlamayı, görevleri bitirmeyi ve çalışma geçmişinizi görüntülemenizi sağlayan uygulamada hashtagler kullanılarak geçmişte yaptığınız bir görevi bulabiliyorsunuz. Aynı zamanda çalışma ritminizi istatistikler ışığında da değerlendirebiliyorsunuz.

7. Headspace

Headspace zihninizi daha üretken kullanmanız için tasarlanmış bir meditasyon programı. Kendini “Headspace – zihniniz için spor salonu üyeliği” sloganı ile tanıtan web sitesi, başlangıç için 10 günlük, günde 10 dakikadan oluşan ücretsiz programı tavsiye ediyor. Sağlık, performans veya ilişkiler konusunda size yardımcı olabilecek meditasyon programlarıyla HeadSpace zihninizin üretkenliğini arttırmaya kararlı! İndirdiğiniz seansları offline olarak da dinleyebildiğiniz Headspace iç motivasyonunuzu yükseltebilecek uygulamalardan biri.

8. RescueTime

Özel hayat ve iş hayatı arasındaki dengeyi sağlamanızı sağlayan RescueTime’ı bilgisayarınıza kurmanız yeterli! Bilgisayarınıza kurulan sistem, gün boyu yaptığınız aktiviteleri takip ederek sizin zamanınızı nasıl kullandığınızı raporluyor. Mobil cihazınıza da kurabileceğiniz RescueTime ile e-maillere ya da toplantılara harcadığınız zamanı ölçümleyebiliyor ve çalışma süresince dikkatinizi dağıtan web sitelerini engellemenizi sağlıyor.

9. Smiling Mind

Smiling mind da Headspace gibi üretkenliği arttırmak için tasarlanmış bir meditasyon programı. Similing Mind’ın Headspace’ten farkı her yaş grubu için ayrı bir programa sahip olması. Servis, 7-11, 12-15, 16-22 yaş aralıkları ve yetişkinler için ayrı programlar sunuyor. Sporculara ve şirketlere ise farklı başlıklar altında hizmet veriyor.

10. Pomodoro.cc

Daha önce bahsettiğimiz Pomodoro tekniği için bir geri sayım aracı olan Pomodoro.cc, 25 dakika, 15 dakika ve 5 dakika olmak üzere yaptığınız işe odaklanmanızı sağlıyor. Aynı zamanda verdiği istatistikler ile ilerlemenizi kaydedebiliyorsunuz.

Blog içeriklerini üretirken gündemi ve trendleri takip etmek, blog içi verilerinizden yararlanmak gibi birçok yöntemi kullanabileceğiniz gibi bunların hiçbiri işe yaramadığı durumlarda sizi üretkenlik konusunda güdümleyecek araçlardan da yararlanabilirsiniz.

Blog yazarlarının içerik konusu belirlemede üretkenliklerini artıracak, onlara ilham verebilecek bu araçlardan bazılarını aşağıda derledik.

Trapit

Trapit içerik üretimi konusunda editör ve yazarlara destek veren bir araç. İnternet üzerinde dakikada 28,125 blog içeriğinin yayınlandığını ve bunlar arasından sıyrılarak farklılaşmanın önemini göze aldığımızda Trapit, bu blog içeriklerini web’den çekerek size bir içerik haritası oluşturuyor.

Trapit’e blogunuzun yer aldığı sektörü söylemeniz yeterli. O alanda yazılmış en yeni içerikleri önünüze getiren araçtan ilginizi çekenleri seçiyorsunuz ve sonrasında Trapit, o içeriğin sizin okuyucunuza ne kadar uygun olduğunu analiz ediyor.

Sonar Solo

Sonar Solo ise size anahtar kelime bazında içerik önerisi sunan bir araç. Sonar Solo’ya yazmak istediğiniz konu ile ilgili bir anahtar kelime yazdığınızda araç size o anahtar kelime hakkında o anda popüler olan terimleri sunuyor. Böylelikle gerçek zamanlı olarak konunun nabzını tutarak aracın sunduğu önerilerden yola çıkarak yazacağınız içeriğin yönünü belirleyebiliyorsunuz.

Quora

Quora, aslında bir soru-cevap platformu. Ancak forumların UX, yani kullanıcı deneyimi açısından en verimli veritabanlarından biri olduğunu göz önüne aldığımızda bu platformları içerik üretiminde kullanmamak için de hiçbir neden yok. Gerçek kişilerin gerçek sorunlarına ve merak ettiklerine ulaşmanın en kolay yollarından biri olarak görebileceğimiz Quora’da yazmak istediğiniz konu ile ilgili tartışmaları araştırarak insanların neyi merak ettiğini ve hangi konularda bilgiye ihtiyacı olduğunu tespit edebilirsiniz. Yine aynı mantıkla başka forumlardan da yardım alabilirsiniz.

Evernote

Evernote aslen bir not tutma aracı. Bunu içerik esinlenmesinde kullanımında nasıl kullanabileceğinize geldiğimizde ise gün içinde karşınıza çıkan ancak o sırada değerlendiremediğiniz içerikleri sonra okumak için Evernote’da saklayabilirsiniz. Aynı şekilde yine aklınıza gelen fikirleri Evernote’a kaydederek blog içeriğinizi yaratacağınız zaman burada sakladığınız notlarınıza dönüp bu küçük ama yararlı içerik tüyolarını kullanabilirsiniz.

Yeni bir akıllı telefon ya da tablet sahibinin uygulama mağazasında ilk göz gezdirdiği uygulamalar genellikle sosyal ağlar ya da oyunlar oluyor. Çoğumuz bu teknoloji harikası ürünleri sadece oyun oynamak ya da Facebook ve Twitter’da arkadaşlarımızın neler paylaştığını öğrenmek için kullanıyoruz. Esasında bu cihazlar kullanarak iş ve kişisel yaşamınızı verimli bir biçimde düzenleyebilmenize ve başarınızı artırmanıza yardımcı olacak potansiyele de sahip.

iOS özelinde konuşacak olursak App Store, bünyesinde barındırdığı 900 bin uygulama ile hem iPhone hem de iPad kullanıcılarına üretkinliği artırma konusunda yüzlerce farklı seçenek sunuyor. Bunlardan öne çıkan bazılarını sizler için derledik. İşte karşınızda üretkenliğinizi artıracak en iyi iPhone ve iPad uygulamaları!

Sunrise Calendar

Eğer iyi bir takvim uygulamasına ihtiyacınız varsa Sunrise Calendar’ı denemenizde fayda var. Zira yeni favorileriniz arasına dahil olma potansiyeline sahip Sunrise Calendar, sağladığı kullanım kolaylığı ve kaliteli arayüzü ile diğer takvim uygulamaları arasından sıyrılmayı başarıyor.

Google Takvim ve Facebook etkinlikleriyle senkronize olabilen Sunrise Calendar aynı zamanda Google Haritalar entegrasyonuyla da öne çıkıyor. Üstelik aylık görünümde organizasyonlarınızı derli toplu bir biçimde karşınıza getirebilen bu uygulamayı ücretsiz olarak kullanabiliyorsunuz.