Hayatta başarmanız gereken en önemli şey; bir işi başarma konusunda kendinize güvenmeniz. Bunu yapabilir miyim, edebilir miyim diye şüpheye düşmektense kendinize güvenmeyi seçmelisiniz. Tek yapmanız gereken; neyi ne zaman yapmanız gerektiğini iyi planlamanız.

İnsanlar neden zamanı verimli kullanamazlar?

Çünkü beynimiz berbat bir ofis gibi çalışıyor. Hatırlatmalarla dolu ve kendi moralimizi düşürmeye çok elverişli…

Çoğu kişinin profesyonelce sahip olması gereken en büyük ihtiyaç yansıtma zamanıdır. Geri çekilmeli ve yaptığınız her şeye göz atmanız gerekir. Dolayısıyla haftalık inceleme, sürecin büyük bir parçası. Haftada bir kez geri çekilin ve o zaman dilimine kadar neler olmuş onun değerlendirmesini yapın.

İnsanlar neden başarısız oluyor? Bunun sebeplerinden biri, uygulamaya karar verdikleri şeyi faaliyete dökmemeleridir. Hayatlarında değişiklik yapmaya çalışan kişiler için öneriler şu şekilde;

Bilişsel bilim üzerine, son birkaç yıldır temelde İşleri Yoluna Koyma sürecini doğrulayan iki kitap var. Beyin Zincirleri olarak adlandırılan bir Belçika araştırmacısı, beyinlerin nasıl çalıştığına ve nasıl çalışmadığına dair bir çok araştırma derledi. Diğeri Dan Levitin tarafından yazılan Organize Zihin.

Bu kitap; harici beynin nasıl oluşturulacağı ile ilgilidir. Zihninizi rahatlatmanın bilimsel geçerliliği ile ilgileniyorsanız, bunlar harika kitaplardır.

Son olarak söylemek gerekirse; rahatlayın ve kendinize güvenmeye başlayın. Her şeyi çok fazla kontrol etmeye ve kontrol altında tutmaya çalışmayın…

Bu yıl hedeflerinize ulaşmanızı sağlamak için kendinize bir iyilik yapın. David Allen’ın kitabını satın alın ve onun metodolojisini uygulamaya koyun. Hayatınızı kontrol altına alıp daha başarılı olmanız için size yardımcı olacaktır.

Social Media Examiner’ın raporunda dikkat çeken noktalardan birisi, çoğu sosyal medya yöneticisinin doğru zaman yönetimini kullanmadığı yönünde. O halde doğru zaman yönetimi nasıl yapılmalı?

Kullanıcılarla etkileşime geçme
Sosyal medya üzerinden gerçekleştirilen pazarlama çalışmalarındaki en büyük eksiklik etkileşim olarak göze çarpıyor. Kurumsal sayfalarda yer alan her altı kullanıcı sorusundan beşi cevapsız kalıyor. Bu da müşteriler için ne kadar nitelikli içerik hazırlamış olursa olsun, yeterli etkileşimin sağlanamamasına sebep oluyor.

Araştırma ve planlama
İşin firmalar tarafına bakıldığında, çoğu firma temsilcisi sosyal medyanın mekaniğinden habersizken, konuya kısmen vakıf olan kişiler ise bu işin kolay bir çalışma olduğu kanaatinde. Fakat işin aslı hiç de öyle değil. Ortaya çıkarılan kampanyaların arka planında ciddi bir araştırma ve strateji planlama gereksinimi yatıyor.

İçerik oluşturma ve içerik girişi
Sosyal medya için içerikler neredeyse her şey demek. Arka plandaki tüm çalışmaların neticesinde ortaya çıkarılan içerikler her mecra için uygun niteliklerde hazırlanmalı. Ve daha önemlisi, artık sosyal medya ölçümlemelerindeki anahtar kelime haline gelen etkileşimin altında yatan sır, marka-içerik-kullanıcı üçgenindeki doğru dengeyi yakalayabilmekte gizli.

Ekip strateji toplantıları
Özellikle büyük kitlelere hitap eden markalar için sosyal medya yönetimi bir ekip çalışması halinde yürümekte. Hal böyle olunca tüm ekibin aynı frekansta çalışması da hayati önem taşımakta.

Geçmiş performans analizi
Geçmiş performans analiziyle anlatılmak istenilen, tamamlanan bir işin neticesindeki nihai değerlendirmeler olmamalıdır. Bizatihi çalışma süresi boyunca belli periyotlarda yapılacaklar analizler çalışmanın akıbeti açısından çok büyük önem taşır. Bu analizler izlenecek yol hakkında önemli fikirler verecektir. Bu analizler neticesinde sorulması gereken 3 ciddi soru vardır;

• Hangi ağlar daha etkili?
• Ne tip içerikler etkileşim yaratıyor?
• Genel olarak verilen hangi mesajlar karşılık buluyor?

Örneğin günlük planınızda saat öğlen 12’de başlayıp 2’de bitirmeyi planladığınız bir iş tamamlandığında, saatin neredeyse 3’e yaklaştığını gördüğünüz an, o günkü planlarınızın neredeyse tamamen olması gerektiği düzenden uzaklaştığını fark ediyorsunuz. Ve haliyle de o günkü işlerin tamamlanması için mesaiye daha geç son vermenize sebep oluyor. Bu sorunun en temel sebebi ise çalışma esnasında kendimizi işe kaptırıp vakit kontrolünü kaybediyor olmamız.

Bu küçük sorunun üstesinden gelmek için yapılabilecek çok basit bir yöntem var; saat başlarında (veya daha sık) bilgisayarınızın sesli bir şekilde size saati hatırlatması. Bu yöntem, her ne kadar yüzeysel gibi görünse de gerçekten zamanınızı daha etkili bir şekilde yönetmenizi sağlıyor.

Çalışma esnasında bilgisayarınızın size saati hatırlattığı anlarda, öngördüğünüz planın gerisinde olduğunu fark etmenize ve bunun sonucunda da doğru zamanlama için aksiyon almanızı sağlıyor.

Bu yöntemin bir diğer faydası ise, doğru zaman yönetimiyle çalıştığınız takdirde herhangi bir iş için doğru bitirme süresini öngörmenizi sağlayacak olması.

Bahsettiğimiz özelliği aktif hale getirmek için, Mac bilgisayarlardaki ‘Sistem Ayarları(System Preferences)’nın altındaki ‘Tarih ve Saat(Date & Time)’i açtıktan sonra karşınıza çıkan penceredeki zamanı hatırlatma özelliğini aktif etmeniz yeterli.

Aynı özelliği Windows işletim sistemi kullanan bir bilgisayarda aktif hale getirmek için “Denetim Masası > Yönetimsel Araçlar”ın altında yer alan ‘Görev Zamanlayıcı’yı kullanarak da yapabilirsiniz. Veya bu özelliği destekleyen birçok zaman ve iş yönetimi yazılımını kullanabilirsiniz.

Bu cümlenin kaç kez Facebook sayfanızda ya da Twitter akışınızda karşınıza çıktığını düşünün. Peki ya Instagram akışınız? Eğer siz de benim gibiyseniz günde en az bir kaç kez karşınıza çıkıyordur.

Hiç, bir an olsun bu konu üzerinde gerçekten düşündünüz mü? İsterseniz bu cümlenin gerçekliğini tekrar inceleyelim.

Bu dünyadaki her bir insan, günde aynı 24 saate sahip. Zengin ya da fakir, çalışan ya da girişimci, dünyanın her köşesindeki herkes bir gün içinde aynı miktarda zamana sahip!

Zaman: En büyük eşitleyici.

Tipik bir günü parçalara ayıralım. Uyanıyor, işe gidiyor, eve geliyor, spor salonuna gidiyor, yemek yiyor, bulaşıkları yıkıyor, çocukları yatırıyor, birazcık rahatlıyor ve uyuyorsunuz. Başa sarın ve devam edin. Gün be gün… 40 yıl sonra emekli olana kadar…

Dürüst olmak gerekirse, yetişkin olmak hafta boyunca size pek de boş vakit bırakmıyor. Her gün sadece 1 saatlik “boş zaman”ımız oluyor.

Madem hepimize aynı evrensel para birimi veriliyor, o halde başarılı insanları farklı kılan ne? Gerçek şu ki; bu dünyanın seçkinleri günün gizli 25. saatini buldu.

O boş zamanınızı geçirdiğiniz saat var ya, işte o 25. saat. Bir çok insanın fark etmediği ve başarılı insanların bazı işleri hallettiği saat. Girişken insanların hayalleri üzerinde çalıştığı saat. Bazıları bunu sabahları işe gitmeden önce yapıyor, bazıları ise; iş dünyasının geri kalanı gecenin son TV dizisini izlerken yapıyor. Kimisi ise eve giderken toplu taşımada yapıyor.

Bu, mobil uygulamanızı inşa edebileceğiniz saat.  25. saat; girişimiinizi hayata geçirip ölçeklendirdiğiniz yer. Burası, girişken birinden CEO’ya dönüştüğünüz yer.

Eğer günün küçük bir saatinin ne kadar güçlü olabileceğine dair şüphe duyuyorsanız, bu etkinin ne kadar büyük olabileceğini hesaplayalım.

Günde 1 saat, haftada 6 günden, haftada 6 saat demek. Bu da her ay 24 saat yapar. Yani hayallerinize adanmış koca bir gün!

Bunu bir yıl boyunca sürdürürseniz, hayatınıza 312 saat eklemiş olursunuz. Koskoca 13 gün! Bu geri kalan herkes hayatını harcarken, bu size ayrılmış iki hafta boyunca süren bir verimlilik anlamına geliyor!

İkinci bir gelir elde etmek için 312 saat, kendi mobil uygulamanıza sahip olmak için 312 saat, kendi patronunuz olmak için 312 gün, şirketinizi büyütmek için 312 saat, sizinle aynı şeyi yapmaya çalışan geri kalan herkesten 312 saat ileride olmak!

Bu bir çalışanın girişimciye dönüşmesinin ve girişimcinin işi büyüterek bir sonraki milyon dolarlık uygulamanın CEO’su olmasının “gizli tarifi”!

Ve en iyi kısmı ne biliyor musunuz? Güne beraber başladığınız insanlarla aynı miktarda zamana sahipsiniz. Şimdi bundan faydalanın ve verilen zamanda uygulamanızı hayata geçirin.

Şimdi 25. saatte ne yapacaksınız? TV mi izleyeceksiniz? Bara mı gideceksiniz? Onuncu defa Facebook’ta mı gezineceksiniz?

Ya da geçen seneden beri üzerinde düşündüğünüz uygulama fikri üzerine mi çalışacaksınız?

1- Bütün takvimlerinizi birleştirin.

Bilgisayarınızdaki, evinizin duvarındaki, telefonunuzdaki bütün takvimlerin aynı şeyi söylemesini sağlayın. Bu sizin için zor olacaksa sadece bir tane takvim kullanın ve her şeyi orada tutmaya özen gösterin.

2- Her proje için hareket planı oluşturun.

Her projede etki yaratabilecek, verimli adımlar vardır. Zaman ve çabadan tasarruf etmek açısından bu adımları iyi tanımlamalı ve bunlara harfiyen uymalıyız. Projeye başlarken bu adımların belirlenmesi çok sağlıklı olacaktır.

3- İlk olarak en önemli aktiviteleri zamanlayın.

Önemli konular için gereken vakti ayırdıysanız daha önemsiz konular için vakit bulmakta kolaylaşacaktır.

4- Harcadığınız zamanı sorgulayın.

En az bir veya iki haftalık zamanınızda ne yaptığınızı bir yere yazın ve ne kadar zamanınızın boşa gittiğini öğrenin. Böylece sonraki zaman ayarlamalarınızı daha da kolaylaşacaktır.

5- Kesintileri en aza indirmeye çalışın.

Gündelik yaşamda sizi projeden alıkoyacak bütün aktivitelerden vazgeçin. Gerekli durumlarda telefonunuzu kapatın, Facebook, Twitter ve özellikle Whatsapp kullanmayın.

6- Beklenmeyeni bekleyin.

Zamanınızı doğru kullanıyorsunuz, her şey yolunda gidiyor, tüm proje adımlarına uyuluyor. Ne kadar güzel her şey yolunda diyebilirsiniz ama tedbiri hiç bir zaman elden bırakmayın. Örneğin 15 dakikalık mesafedeki bir yere gitmeniz gerekiyorsa bunu karşıdakilere 25 dakika olarak söyleyin. Böylece beklenmeyen bir şeyle karşılaştığınızda da geç kalma ihtimaliniz azalacaktır.

7- Beyninizi dinlendirmek için molalar alın.

Ben zamanımı 45 dakika projeye odaklanma ve 15 dakika başka bir şeyle ilgilenme olarak kullanıyorum. 45 dakika odaklanmadan sonra odaklanma gücümüz düşmeye başlar ve performansta düşme görülür. 15 dakika süre içinde de sizi 45 dakikadır yapmakta olduğunuz aktiviteden uzaklaştıracak şeyler yapın.

8- Kağıt üzerinde düşünün.

Kendinizi köşeye sıkışmış hissediyorsanız, kafanızdaki her şeyi bir yerlere yazın. Sorunu kağıt üzerinde tanımlamak sorunu küçültmede size yardımcı olacaktır. Sorunu ortadan kaldıracak olası bütün çözümleri yazın. Ve tebrikler sorun çözüldü :)

Şimdi sizlere zaman yönetimi konusunda yardımcı olması amacıyla işinize yarayabilecek 30 madde sıralayacağım.

1. Kendinizi tanıyın. Hayallerinizi, güçlü ve zayıf yönlerinizi ya da önceliklerinizi bilmeden zamanınınızı yönetmek zor olacaktır.
2. Hareket planı hazırlayın. Bir hayaliniz varsa bunun için bir hareket planı oluşturun ve buna sadık kalmaya özen gösterin.
3. Amaçlarınıza odaklanın. Hayatta bir amacınız varsa her şeyinizi ona göre ayarlayın. Hiç bir şeyin sizi bu amaçtan şaşırtmasına izin vermeyin.
4. En verimli vaktinizi keşfedin. Sabah çalışmak daha mı verimli oluyor o zaman en zor işlerinizi sabah halletmeye çalışın.
5. En zor işi ilk yapın. En zorlu işler her zaman en çok özeni ve dikkati ister. O yüzden en enerjik zamanınızda en zorlu işleri halletmeye çalışın.
6. Tutkunuzu kaybetmeyin. Tutkunuz sizi limitlerinizi aşmaya zorlar.
7. İşleriniz için bir bitirme zamanı belirleyin. Her işe optimal bir zaman ayırın ve ne zaman bitmesi gerektiğini açıkça yazın.
8. Ertelemekten vazgeçin. Başarıya ulaşmanın en büyük düşmanı tembellik edip işleri ertelemektir.
9. Korkularınızın üstüne gidin. Amacınıza ulaşmak için hiçbir karanlık noktanız olmasın. Korkular her zaman sizi bir şey yapmaktan alıkoyar.
10. Önemli şeyleri takviminize ekleyin.
11. Yapılması gerekenler listesi oluşturun.
12. Ayrıntılarla çok fazla vakit kaybetmeyin. Ayrıntılara takılarak asıl amacınızı gerçekleştirmeyi geciktirirsiniz.
13. Motive kalın. Nelerin sizi motive ettiğini keşfedin ve bunu uygulayın.
14. Kaygılanmayı bırakın. Bu sadece zaman kaybı olur.
15. Bir kerede birden çok iş yapmamaya çalışın. Bir işi bitirin sonraki işe geçin.
16. Bir rutin oluşturun. Böylece her zaman üretken kalırsınız.
17. Notlar alın. Sizin için önemli olan herşeyi not ederek neleri önce yapmanız gerektiğine karar verebilirsiniz.
18. Pozitif düşünün. Dikkatiniz dağıldığında yaptığınız işin kötü yanlarına değil de iyi yanlarına odaklanın.
19. Fazla zaman harcamak yerine parasını ödeyerek başkasına yaptırın. Size çok fazla zaman kaybettirecek işleri başkasına yaptırarak kendi zamanınızı daha önemli işlere ayırın.
20. Molalar verin. Her zaman meşgul olmak sizi üretken yapmaz.
21. Hemen harekete geçin. Bir mail mi okudunuz cevabı hemen gönderin. Biriyle konuşmanız mı gerekiyor hemen arayıp konuşun.
22. Dikkatinizi dağıtacak şeylerden kurtulun.
23. E-mail kontrol etme sıklığı belirleyin. Sabah öğlen ve akşam bir kere mail kontrol etmeniz yeterli olacaktır.
24. Sosyal medya kullanımınızı sınırlayın.
25. Zamanınızın değerli olduğunu herkese sezdirin. Çevrenizdeki kişilere yaptığınız işin önemli olduğunu hissettirirseniz onlar da sizi alıkoymaktan vazgeçer.
26. Küçük adımlarla başlayın. Bir işe başlarken en küçük noktalardan başlayın.
27. Umulmayan gecikmeleri de hesaba katın. Bir iş takvimi oluştururken her zaman bir kaç gün fazlasını hesap edin.
28. Yedekler alın. Her günün sonunda ya da projenize yeni birşey eklendiğinde yedek almayı unutmayın.
29. Toplantılarınız yönetin.
30. Limitlerinizi öğrenin. Yapmanız gereken bir işe gerçekten yeterli olmadığınızı düşünüyorsanız yardım istemekten çekinmeyin.

Google, takvim hizmeti ile entegre çalışan ve Goals adı verilen yeni bir özelliği yayına aldı. Goals sayesinde yoğun takviminiz arasında kendinize vakit ayırmanız artık çok daha kolay çünkü bu özellik, yoğun takviminiz arasında yapmak istedikleriniz için size en uygun zamanı bulmanıza yardımcı oluyor.

Özellikle alışkanlıklar geliştirmek istediğiniz zaman bunu sürekli hale getirmek oldukça zor çünkü beklenmedik engeller çıkabiliyor. Goals uygulaması tam da burada devreye giriyor ve beklenmeyen durumlar karşısında size yeni programlar oluşturuyor.

Google’ın hayat kurtaran uygulaması takvim, Goals özelliği ile beraber aslında 10. yaşını kutluyor.

Yeni yetenekler kazanmak, alışkanlıklar geliştirmek veya tamamen kendinize vakit ayırmak için Goals özelliği gerçekten oldukça işe yarayacak gibi görünüyor. Tabi unutmamamız gereken şey, bu özelliğin iyi çalışabilmesi için takviminizi çok iyi ve detaylı tutuyor olmanız gerekiyor. Böylece uygulama size çok daha fazla fayda sağlayabilir.

Uygulamanın kullanımı da oldukça kolay. Takviminizde “Goal/Hedef” belirleme seçeneğini seçtiğiniz zaman karşınıza bir kaç soru geliyor. “Hedef seç”, “Detay belirt”, “Ne sıklıkla olacak”, “ne kadar süre devam etsin”, “günün hangi aralıklarını tercih edersiniz” bu soruları tıklamalarla hızlıca seçip en sonra sizin için zaman bulma işini Goals yapıyor.

Verimlilik alanında yapılmış en başarılı geliştirmelerden biri Goals olacak gibi. Eğer kullanmaya başlarsanız, deneyimlerinizi bizimle paylaşmayı unutmayın.

iOS ve Android cihazlarda kullanıma hazır durumda.

Yapılacaklar listesi maddeler üzerinde takviminize göre işlerinizi yapacağınız bir zaman dilimi belirleyebilirsiniz. Görev kartlarınız için bir zamana atama ve görev kartların tamamlama süresi için kalan zamanı takip etme işlemleri için Trello uygulamasının sunduğu takvim aracıyla kolaylıkla yapabilirsiniz.

Bu yazıda aynı zamanda günlük yaşantınız boyunca yaptığınız birçok işlem için Trello takvim aracını nasıl kullanabileceğinizi paylaşacağım ama öncelikle görev kartlarınıza nasıl bitirme tarihi atayacağınızı ve takvim eklentisiyle bu görevlerin kalan zamanlarını nasıl kolaylıkla takip edeceğinize bakalım:

Bir görev için tamamlama süresi belirleme

Her bir görev kartı için bir son tarih ataması yapmak kolaydır. Önce kart üzerine gelin ve görünen kurşun kalem simgesine tıklayın. Bu kartın seçenekler menüsü açılacaktır, tıklatın ve bitiş tarihi (due date) için açılan takvimden bir tarih ve saat girmeniz yeterlidir.

Seçtiğiniz bir görev kartı için daha hızlı takvim ekranını açmak için “d” tuşuna basmanız yeterli olacaktır.

Trello takvim eklentisini açma

Öncelikle yukarda işlemler seçtiğiniz bir karta görevi tamamlamak üzere bir bitiş tarihi ve saati belirlediniz. Peki oluşturduğunuz bu bitiş tarihlerinin hepsini takip etmesi ve kalan süre konusunda sizi uyarması için ne yapmanız gerekir? Bu durumda yardımınıza Trello takvim eklentisi yetişiyor. Bunun için yönetim ekranınızdan bu aracı etkinleştirmeniz gerekiyor. Bunun için:

Menü (Show Menu)-> Güç açma (Power-ups)->  burada açılan Takvim (Calender) seçeneğinin yanında ki kilidi yanan doğru kaydırarak takvim eklentisini aktif hale getirebilirsiniz.

Daha sonra menünüze eklenecek takvim aracı ile bitiş tarihi belirlediğiniz tüm kartlarınızı görebilir ve ne kadar zamanınız kaldığını kolaylıkla takip edebilirsiniz.

Şimdi de Trello takvim aracı ile günlük yaşamınızdaki işleri ustalıkla nasıl yönetebileceğinize bakalım:

Parayı ve maaş bordroları takip etme
Bu özellik bütçeleme ve nakit akışını izlemek için en iyi çözümlerden biridir. Takviminize bu işleriniz için kartlar oluşturup gelecek ödemeler ve tüm nakit akışlarının takibini kolaylıkla yapabilirsiniz.

Ayrıca bu özelliği daha da genişleterek hisse senedi almak için her ay kenara ne kadar saklamak gerektiğini ve yatırımınızı ne zaman nereye yapacağınızı hatırlatmasını sağlayacak şekilde de düzenleyebilirsiniz. Eğer bir tutarsızlık varsa sizin bunu bulmanızda yardımcı olacaktır.

Yemek planı, egzersiz veya daha birçok aktivite organizasyonu
Gün içerisinde egzersiz yapmak, sevdiğiniz birinin doğum gününde yemek ısmarlamak, küçük bir geziye çıkmak ve daha birçok şey için aklımızdan plan yaparız. Ancak öyle bir şey olur ki yaptığımız planları bile unutur hale geliyoruz. Eğer sizde birçok şeyi aklınızda tutmakta veya zamanlama konusunda başarısızlığa düşenlerdenseniz Trello Takvim aracı ile bu sorunlarınızı çözebilirsiniz. Bunun için sadece yapmayı dileğiniz etkinliğiniz için bir kart oluşturun ve etkinliği yapmayı düşündüğünüz zaman aralığı ve günü etiketleyin. Zamanı gelince Trello yapmanız gereken şeyleri size hatırlatacaktır.

Sağlık kontrolü randevuları
Sağlık ilgili ertelemeler veya umursamazlık daha ciddi sorunlara sebep olabiliyor. Bazen kendimiz bu alanlarda gerektiği kadar önemi göstermemeyi tercih ederken bazı kişiler ise aldıkları randevuları kaçırdıkları için daha sonra zaman bulduğunda ise her şey için geç kalmış olabiliyor. Unutkan olan kişiler için Trello Takvim aracı bu alandaki işleriniz için özelleştirebilir.  Her bir rutin kontrolünüz için kartlar oluşturarak, bu kartlara ekleyeceğiniz zaman ve tarih ile beraber Trello randevularınızı zamanı gelince size hatırlatacaktır.

Kullandığınız yazılımları ve işlerin yedeğini alma
Bütün işlerde en önemli şey verilerinizdir ve eğer bu verilerinizi güvende tutmak için yedeklemeyi unutursanız en küçük bir sorun bile bu unutkanlığınızdan dolayı sizin için çok daha büyük bir sorun haline gelecektir. Tüm verilerinizi kendinizce belirlediğiniz zaman aralıklarında yedeklemenizi unutulma riski ile karşı karşıya kalmak istemiyorsanız bu işleriniz için de kartlar oluşturmanız da fayda var. Böylelikle kartlarınıza ekleyeceğiniz tarih ve zamanda Trello bu işi yapmanız hatırlatacaktır. Ve sizde tüm çalışmalarınızın bulunduğu sistemlerin ve dosyalarınızın bir kopyasını güvene alarak oluşabilecek bir soruna karşı büyük bir sorunu önleyebilirsiniz.

Çalışma saatlerinizin işleriniz için yeterli gelmediğini düşünüyor olabilirsiniz belki de çözümü zamanı nasıl değerlendirdiğinize bağlıdır.

Google Apps yöneticisi Jeremiah Dillion, çalışanlarına gönderdiği e-posta da iş zamanı değerlendirme yöntemleri üzerine birkaç öneride bulundu. Teorisine göre: zamanınızı akıllıca kullanarak, yorucu çalışma listenizdeki görevlerinizi hızlı bir şekilde yapmalısınız.

İşte Dillon’un e-postasının detayları;

Amaçlarınızda açık olun

Dillion’a göre iş yerleri çalışan ve yöneticiler olarak iki gruba ayrılıyor. Yöneticiler için gün 30 dakikalık aralıklardan oluşurken, çalışanlar için yarım gün veya tam günden oluşuyor. Günün belirli bir zaman diliminde görevlerini tamamlamak veya bu görevleri için zaman ayırmayı taahhüt eder.

Dillon, üç deney grubunun yaptığı çalışmaya göz atmayı öneriyor. En özel talimatlara sahip grup (günü ve zamanı önceden belirmenmiş egzersizler yapan) %91 ile en yüksek başarı oranına sahip oluyor.

Dillion, eğer çalışanlar zamanlama konusunda başarılı ise yöneticilerin üretkenliğinin artacağını belirtiyor.

Toplantı takviminizi tekrar gözden geçirin

Takviminizi tekrar gözden geçirmeniz görüşmelerinizden iptal olanları, veya daha kısa sürecekleri ve bekli de görüşmelerinizin beklediğinizden daha fazla süreceğini öğrenip buna göre daha doğru bir takvim hazırlayıp zamanınızı daha iyi kontrol edebilirsiniz.

Enerji düzeyinize göre günleriniz ve haftalarınızı planlayın

Her gün en önemli çalışmalarınızı sabah vakitlerinde yapmaya çalışın. Sabah vakitleri insanların en zinde ve enerjik olduğu zaman dilimleridir. Dillon, önemli görevlerinizi toplantıların tamamlandığı Cuma gününün son saatlerinde yapmamanızı özellikle öneriyor.

Hafta sonlarındaki enerjinizi Pazartesi günü yapacaklarınızı planlamak için kullanın. En önemli işleri de Salı veya Çarşamba günlerinde halletmeniz daha iyi olur. Çünkü motivasyon seviyeniz en yüksek noktadadır. Perşembe gününü toplantılar için ayırmanızı, Cuma gününü de uzun süreli planlama çalışmaları yapmanız veya iş ortamındaki ilişkileri iyileştirme yapmanız öneriyor.

İş hayatında, özel hayatta, eğitim hayatında, aile ilişkilerinde… Sürekli olarak stres üstüne stres yaşadığımız anlar olabiliyor. Peki stresi nasıl yöneteceğiz? Kişisel deneyimlerinden ve okuduğum bir kaç makaleden derlediğim 11 madde ile stresle nasıl başa çıkabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.

1. Bir iş listesi hazırladığınızda önceliği en zor olanlara verin. Böylece daha sonra daha az stresli olursunuz. Gayet basit bir matematik: En başta yoğun bir stresiniz var çünkü bitmemiş işler var. Hafif olanları bitirdiğinizde yaşayacağını hafiflik stresinizi azaltmayacak. Ancak en stresli işleri en başta tamamlarsanız, süreç boyu o stresten kurtulmuş olursunuz.

2. Stresten çalışamayacak hale geldiyseniz kafanızı boşaltmak için kısa bir yürüyüşe çıkın. (Koşmayın, yürüyün.) Rahatlamadan geri dönmeyin. Bu inanılmaz faydalı olacak, inanın.

3. Eğlenmek için bir şeyler okuyup izleyin. Eğlenceli olduğunu düşündüğünüz liste içerikleri, Cem Yılmaz videoları, sevdiğiniz filmden komik sahneler… Bunları bir yerde arşivleyin ve ihtiyacınız olduğunda 20 dakikanızı gülerek geçirin. Benim en stresli anda hemen açtığım videoya buradan ulaşabilirsiniz. :)

4. Derin nefes egzersizleri yapın. Günde birkaç defa, birkaç kez derin nefes alıp verin. Özellikle bir işten diğerine geçmeden önce bu çok faydalı oluyor.

5. Spor salonuna gidin ya da düzenli yürüyüş yapın. Türkiye’de veya yurtdışında tanıştığım pek çok başarılı girişimcinin iyi kötü bir şekilde sporla uğraştığını biliyorum. Daha sağlıklı olmanızı ve kendinize zaman ayırmanızı sağlamış olacaksınız.

6. Dikkatinizi dağıtan her şeyi yok edin. Evet her şeyi. Çalışma masanızdaki dikkat dağıtıcılardan, sürekli çalan telefonlara, açılıp kapanan kapılara kadar çözüm üretin.

7. Bir oturuşta işi bitirmeye çalışın. Bunun için en güzel zamanın (en azından benim ve çevremdeki insanlar için) öğle yemeğinden en fazla 1 saat sonrası olduğunu söyleyebilirim. Yeme içme ihtiyacınız da yok, oturun ve işinizi oturduğunuz yerden kalkmadan bitirin. Birinden birine geçerken nefes almayı unutmuyoruz. Çok arada telefonunuza bakabilirsiniz.

8. Toplantılarınızda konuyu dağıtmayın ve başka konularla ilgili konuşmayın. Telefonda veya yüz yüze hiç fark etmez. Toplantıda konuşacaklarınızı ezberleyecek haliniz yok, ama toplantı öncesi konu başlıklarını belirleyin, sürenize göre bölüm bölüm konuları kapatıp toplantıyı bitirin.

9. Vücudunuza iyi gelen yiyecekler tüketin. Bunun için bir uzmana mutlaka danışın. Alerji testi yaptırın, bazı gıdalar size siz farkında olmadan aşırı uyku, dikkat dağınıklığı gibi yan etkiler bırakıyor olabilir. Bunun için testler var, yaptırıp kontrol edin.

10. Mümkünse yapmanız gereken şeyleri gün bitmeden tamamlayın, akşam ya da gece çalışmasına daha keyifli işler bırakın. Böylece gün sonunda stresli olmazsınız ve uykunuzla ilgili sorununuz da olmaz.

11. Bu madde çok önemli. Yaklaşık 1 aydır uyguluyorum ve inanın verimliliğim %100 arttı diyebilirim. Facebook’ta sizi irite eden veya sürekli siyasi-gündeme dair paylaşım yapan, kavgacı ancak silemediğiniz akrabalar, ilkokul – lise – üniversite arkadaşları, sektörden kimseler olabilir. Bunlarla internet üzerinden polemiğe girmeyin, girmemek için kendinizi tutamıyorsanız hemen takibi bırakın. Göreceksiniz daha mutlu bir hayatınız olacak.

Stresle başa çıkabildiğinizde her şeye zamanınız olduğunu anlayacaksınız. Sizin stresle başa çıkma yöntemleriniz varsa yorumlarla paylaşın.