Verimlilik ile ilgili aklınızda kalması gereken şey, bu işin hızlı bir koşu değil de bir maraton olduğudur.
Günün 2 saati verimliliğiniz, üretkenliğiniz en üst seviyede ama sonraki saatlerde bir şey üretemiyorsanız yanlış yoldasınız demektir. Bazı insanlar konsantrasyon gibi bir sorun yaşamazlar ama çoğumuz bu soruna sahibiz. Güne başladığımız gibi bitiremiyoruz. Sabah sahip olduğumuz enerjiyi akşam işin son saatine kadar sürdüremiyoruz. Beynimiz bile bunun üstesinden gelmekte zorlanmaktadır.
Bazı temel alışkanlıklar edinerek enerjinizi daha diri tutabilir ve kafanızı boş yere meşgul etmeyebilirsiniz. Her gün aynı tarz ve renk elbiseleri giyerek kendinizi bu karmaşadan kurtarabilir ve verimliliğinizi arttırabilirsiniz. Barack Obama, Zuckerberg, Steve Jobs buna örnek verilebilir.
Gününüzün son saatini rutine bağlar ve aynı şeyleri yaparsanız enerjinizi de fazla harcama yapmak zorunda kalmazsınız. Aşağıdaki yöntemler sizlere yardımcı olacaktır.
Son saatten 20-30 dakika önce
İş gününün son saatine girmeden 20 dakika kadar önce korkularınızdan arının. Böylece önemli işlerinizi rahat kafayla halledebilirsiniz.
E-postalarınızı kontrol edin
Okunmamış tüm e-postalara göz gezdirin ve gün bitmeden cevaplanması gerekenleri cevaplayın. O gün cevaplamayacağınız e-postalar da sonra cevapla listesine ekle veya okunmamış olarak işaretleyin.
E-posta kutunuzu ve diğer iletişim kanallarını kapatın
En önemli başlıklardan biridir bu. Çalışmanızın sık sık kesilmemesi için her gelen e-postaya bakmamak için ve Twitter , Facebook gibi mecralara dalıp kendinizi kaybetmemek için bunu yapmanız şart. “Cehalet mutluluktur” sözüne sadık kalmanız gerekiyor olsa bile motivasyon ve konsantrasyon için bunları yapmalısınız.
Kısa bir ara verin
5 dakikalık 2 kısa ara verin. Lavaboya gidin, bir şeyler atıştırın, bir bardak su için, ayaklarınızı açın. Son saatte sıkı bir çalışma gerçekleştirmek için bunları önceden yapın ve iş gününün son saat kampına girin =)
Yapılacaklar listenizi önem sırasına göre tekrar yapılandırın
Sabah 9’da çalışmaya başlayıp akşam 5’e kadar nefes almadan çalışan tipleri hepimiz biliriz. Ama ne siz ne de ben onlar gibi değiliz. Biz daima işleri ertelemeyi tercih ederiz.
Bu kez listenizi tekrardan kontrol edin, her şey birbiri ile bağlantılı mı? En önemli bölüm nedir? Hangi mesele sonraya ertelenebilir? Listede gereksiz bir şey var mı? Böylece listenizi düzenleyip, temizleyebilirsiniz?
Sonraki güne ait programınızı kontrol edin
Son kontrolleri yaptığınız her şeyi gözden geçirdiğinize emin olun. Yarın için toplantılar ve programları kontrol edin ve ne kadar meşgul olup olmadığınızı iyi hesaplayın.
Bir şey yapın (en önemlisini)
Bir şey yapacağınızı ve 1 saatin yetersiz olduğunu farzedin. Elinizde yapmanız gereken 7-8 iş varsa, bunlar arasından en önemli olanını seçin ve o saatin tümünü o işe harcayın, ilerleme kaydedin. Ya da benzer konuları barındıran işleri birlikte ele alıp değerlendirebilirsiniz.
Yola koyulmadan önce son bir kez daha maillerinizi kontrol edin
Son saatin son dakikasında uzunca bir mail yazmak için değil acil cevaplanması gereken ve sizin gözden kaçırmış olabileceğiniz bir mailin olup olmadığını kontrol etmek için bakmalısınız.
Geriye kalan her şey yarına kalabilir.
Bugün yeterince kendinizi işinize verdiniz.