E-posta kutunuz ofisinizdeki çalışma masasına benzer. Hem motive olmanız, hem de iş takibinizin düzenli olması için gelen kutunuzu temiz tutun. Sizlere sunacağımız bu 8 ipucu ile haftada birkaç saat kazanmanız mümkün.
Aşağıda sizin için hazırladığımız 8 ipucunu bulacaksınız. Bunları hazırlarken 425 milyon kullanıcıya ulaşan Gmail’den örnekler verdik. Başka bir e-posta servisi kullanıyorsanız, benzer seçenekleri bularak bu ipuçlarını uygulamanız mümkün.
1. Doğru araçları seçin
Hiçbir e-posta aracı tek başına yeterli olmayabilir. Bu bir gerçek. Bu yüzden daha iyi bir e-posta yönetimi için birden fazla aracı kombin edin. Mailbox, Gmail için kullanabileceğiniz harika bir uygulama. Tabletlerinize, akıllı telefonlarınıza ve OSX cihazlarınıza kurmanız mümkün. Mailbox’un en önemli özellikleri e-postayı ileriye dönük zamanlama (daha sonra okumanız için) ve cihazlarınız internete bağlı değilken işlem yapabilmeniz. İnternet bağlantısı bulunur bulunmaz kaydettiğiniz aktiviteler hayata geçer. Ancak arama yapmak ve filtreleri kullanmak için mutlaka Gmail uygulamasını da bulundurun. Masaüstünde ise Gmail.com tek başına yeterli.
2. E-postaları zamanlayın
Mailbox, e-postalarınızı zamanlamanıza izin veriyor. Böylece aciliyeti olmayan ya da o an için gereksiz, daha sonra görünmesi gereken bir e-postayı ileriye dönük zamanlamanız mümkün hale geliyor. Kendinize çok basit bir soru sorun: Bu e-postayı on dakika içinde yanıtlamam gerekiyor mu? Cevabınız hayırsa, zamanlayın. Tekrar önünüzde çıktığında, tekrar aynı soruyu sorun.
3. Listeleri, klasörleri ve etiketleri kullanın
Mailbox’ta listeleri, Gmail’de etiketleri, Outlook’ta klasörleri kullanın. E-postalarınızı kategorilendirmek çok basit bir ipucu gibi görünse de uygulandığında inanılmaz bir verim sağladığını göreceksiniz. Etiketleme size sadece iyi bir okuma seçeneği sunmayacak, aynı zamanda ileride aramak istediğiniz bir e-postayı daha kolay bulabileceksiniz.
4. Filtreler hayat kurtarır
Rutin e-postalar, sosyal medya güncellemeleri, haftalık / aylık bültenler… Filtrelemeleri kullanarak gelen kutunuzu düzene sokun. Bunun için birkaç hafta boyunca 1 saatinizi ayırın geçmişe dönük e-postalarınızı etiketleyin ve arşivleyin.
5. Silmek yetmez, gereksiz bültenlerden kurtulun
Özellikle e-ticaret sitelerinden gelen ve artık ilgilenmediğimiz bültenlere karşı motivasyonumuz genellikle silmektir. Ancak silme işlemi geçici bir çözüm. Bir bülteni silmek yaklaşık 2 saniyenizi, abonelikten çıkmak ise 30 saniyenizi alır. 30 saniyenizi ayırın, daha sonra e-posta silmek zorunda kalmayın. Hangi bültenlerin gereksiz olduğunu anlamak ise basit: Çöp kutunuza gönderdiğiniz bültenleri arayın, hepsinin aboneliğini iptal edin.
6. Arşivleyin
Pek çok e-posta servisi neredeyse sınırsız bir alan sunar. Hal böyleyken silme işlemi ileride canınızı yakabilir. Silmeyin, arşivleyin. Gelen kutunuz temiz dursun ancak ileride tekrar okumak isteyeceğiniz e-postalara aramaları kullanarak erişebilirsiniz. Arşivlediğiniz e-postaları da kategorilerseniz (etiketlerseniz) aramaları daha kolay yapabilirsiniz.
7. Klavye kısayollarını kullanın
Kullandığınız servisin klavye kısayollarını inceleyin. İşinize yarayan kısayolları mutlaka kullanın. Saniyelerle ifade edilen kısayollar günde 50-60 kez kullanıldığında 1 haftada size saatler kazandırabilir. Gmail için klavye kısayollarına buradan ulaşmanız mümkün.
8. En üstten okumaya, en alttan cevaplamaya başlayın
E-postaları okurken en son gelen e-postadan en başta gelen e-postaya doğru okuyun. Acil yanıtlanması gerekenler dışında yanıtlamaya ise en başta gelen e-postayla başlayın. Böylece her e-postaya aynı gecikmeyle yanıt vermiş olacaksınız. Bu da iletişim kurduğunuz insanlarda size karşı bir güven oluşturacaktır. Bir kişi, farklı günlerde atılan e-postalardan birine beş dakika içinde, diğerine günler sonra cevap veriyorsa zaman yönetiminde problem yaşıyor imajı verir. Ancak her e-posta 6 saat içinde yanıtlanıyorsa, bir zaman planına sahip olduğu imajını verir. Bunu sadece imaj için değil, kendiniz ve işiniz için yapın.
E-posta bir ‘to-do list‘ ya da ‘iş yönetimi‘ aracı değil, öncelikle bir iletişim aracıdır. E-postalarınızı yanıtlarken, zamanlarken ve önceliklerken kişilerle iletişim kurduğunuzu ve e-posta iletişiminizin hakkınızda bir imaj oluşturduğunu unutmayın.