E-postalar iş dünyası için ne kadar önemli olduğunu söylemeye gerek yok sanırım. Bu kadar önemli bir araç olduğu halde mailleşmeler dolayısıyla tahmin edebileceğinizden çok daha fazla yanlış anlaşılma yaşanıyor. En büyük yanlış anlaşılma da karşılıklı konuşma sırasında jest ve mimikleriniz dolayısıyla yanlış anlaşılmayacak bir şeyin mailde çok daha soğuk ve hatta kaba görünmesi.
Eğer siz de aşağıdaki kelimeleri maillerinizde sıklıkla kullanıyorsanız korkarım karşınızdaki kişiler sizi daha fazla kaba olarak düşünüyorlardır ve bazı durumlarda kırılıyorlardır.
Önemli!
Unutmayın, karşınızdaki kişiler önemli bir durum olup olmadığını algılayacak kadar zekidir. Hele ki düzenli bir işte sürekli yazıştığınız biri ise “önemli” yazmak ve hatta bunu “ÖNEMLİ” şeklinde yazmak karşınızdaki için sinir bozucu bir algıdan başka bir şey ifade etmiyor. Eğer gerçekten olağan dışı bir durum varsa durumun önemini nedeni ile açıklamanız zaten işin önemli olduğunu gösterecektir.
Ben
Yazışmalarınızda sürekli “ben” veya “bana” kelimeleri kullanıyorsanız gerçekten çok fazla bencil bir kişi olduğunuzu düşünür karşınızdaki kişi. En basit örneği “bunu bana açıklayabilir misin?” cümlesi yerine “bunu açıklayabilir misin?” demeniz inanın aynı cevabı almanızı sağlayacaktır.
Sen
“Ben” durumunda olduğu gibi “Sen” kelimesini çok sık kullanmak da karşı tarafı aşağılamaya, ezmeye çalışıyormuşsunuz gibi bir hissiyat verir bu nedenle bunu kullanmamaya da özen gösterin. Karşınızdaki sürekli “Sen” kelimesini görünce yanlış bir şey yapmamışsa da sanki yanlış bir şeyler yapmış gibi bir algıya kapılır. Tabi amacınız bu değilse…
Hayır
Yüz yüze iken hayır demek, yazılı bir şekilde hayır demekten çok daha farklı bir etki yaratıyor. Eğer yazılı olarak sık sık kullanıyorsanız bir bakıma iletişimi sonlandırıyorsunuz gibi görünür. Hayır demekten ziyade neden “hayır” olacağını yazmak daha sağlıklı bir iletişim şeklidir.
Özür Dilerim / Üzgünüm
Yazılı bir şekilde özür dilenmemesi aslında daha doğru bir harekettir. Eğer ila özür dileyecekseniz bunu birebir, yüz yüze yapmanız çok daha doğru bir hareket olacaktır. Yazılı bir şekilde özür dilerim, üzgünüm gibi şeyler çok daha baştan savma bir algıya sebep olur. Tabi bazen çok acil kullanmanız gerekebilir bu tür durumlarda da kullanmaktan kaçınmayın.
Ünlem İşaretleri
Ünlem işaretleri kullanmak karşı taraf için gerçekten çok büyük bir sıkıntı yaratır çünkü gerçek hayatta ünlem işareti yerine yüz ifadeleriniz veya ses tonunuz geçer ama yazılı iletişimde bunu çok sık kullanmak karşı taraf için çok itici gelir ki bu noktalama işaretine zaten pek bir sempati beslemez kimse. Bazen heyecanınızı veya sinirinizi bu işareti kullanarak ortaya çıkarıyor olabilirsiniz ama bunu yapmamanız daha sağlıklı bir iletişime sahip olmanızı sağlayacaktır!!!
Aslında
Bu kelime size çok düşman kazandırıyor olabilir. Bu nedenle çok kullanmayın. “Aslında patron şöyle demek istedi” gibi bir cevap karşı tarafı direkt olarak yargıladığınızı ve zan altında bıraktığınızı gösterir. Bu nedenle mümkün olduğunca “yargı” olacak durumlarda kullanmayın. O olmadan da durumu çok güzel açıklayabilirsiniz, eminim.
Yemin etmek
Eğer mailde bir “yemin” görüyorsanız hemen oradan uzaklaşın çünkü karşı taraf artık saldırıya geçmiş ve giderek kabalaşacak. Evet, eğer mailde bunu yapıyorsanız karşınızdaki kişi tam olarak bunu algılıyor ve size karşı tavır almaya başlıyor.
İyi
Her ne kadar güzel bir kelime gibi görünse de karşı tarafı ikilemde bırakan bir kelimedir “iyi”. Bir işin karşılığı olarak “iyi yaptın” demek onu gerçekten “güzel, başarılı bir şekilde tamamladın” anlamına mı geliyor yoksa sadece “eh işte, yapmışsın” gibi bir anlama mı geliyor? Yüz yüze iken bunu kullanmak yine jest ve mimiklerden dolayı doğru anlamı verebilir ama yazışmalarda farklı anlamlara davetiye çıkarabilir.