Google‘nin 2011 yılında emekliye ayrılan CEO’sunun “How Google Words” kitabında e-posta hakkında çok güzel önerilerde bulunuyor. Bu önerileri dikkate alarak diğer işlerinize zaman ve iş hayatında daha üretken olabilirsiniz.
Schmidt’in en çok üzerinde durduğu ve en çok önem verdiği madde e-postalara hızlı dönüş yapılması. Bu konuda şöyle diyor: “Hızlı dönüş yapın. Sadece bazı e-posta için bu kuralı uygulamayın. Gelen e-posta kimden olursa olsun dönüş yapacaksanız en hızlı şekilde dönüş yapın.”
Eric Schmidt’in diğer tavsiyeleri şöyle:
1- Kısa tutun. E-postayı gereksiz yere dallandırmayın. Yazdığınız her kelime ayrı sorumluluk anlamına geliyor ve ilerde sorun olabilir. Kısa tutmak sizin yararınıza olacaktır.
2- E-postalarınız mutlaka ayrıştırın. Etiketler, filtreler veya anlık hızlı aksiyonlar ile e-posta kutunuzu daima temiz ve düzenli tutun. Bunu yapmazsanız ilerde aradığınız önemli şeylere ulaşmak için çok fazla zaman harcamanız gerekir.
3- E-posta dünyasında “son giren ilk çıkar” mantığı ile hareket etmek oldukça yararlıdır. Eski e-posta genellikle bir şekilde halledilmiş olabildikleri için son gelen e-postaya en hızlı dönüş yapmak çok yararlı olacaktır. Tabi diğer e-postaları da unutmayın.
4- Konuyla ilgili size zaman kazandırabilecek veya faydalı olabilecek kişileri yazışmalarınıza dahil edin. “CC” yi kullanın.
5- BCC’yi kullanmayı unutmayın. Bazen, bazı bilgileri başkalarıyla gizliden paylaşmak faydalı olabilir.
6- Bağırmayın. (Hepimiz e-posta yazarken BAĞIRMAK nasıl oluyor biliyoruz değil mi?)
7- Gönderdiğiniz e-postaları takip edin. Okundu mu? Zamanında dönüş yapıldı mı? E-postayı göndermek her zaman yeterli olmuyor. Schmidt bu konuda “Mailbox app” kullandığını belirtiyor. Gmail’de tag’ler ile takip yapabilir, 3. parti uygulamalar ile kendinize hatırlatmalar belirleyebilir, detayları takip edebilirsiniz.
8- Yazdığınız e-postalarda belirli kelimeleri kullanmanız aramalar yaparken bu e-postalara ulaşmanızı oldukça kolaylaştıracaktır. Kafanızda farklı konular için belirleyeceğiniz bazı kelimeleri e-postalarda kullanmak yeterli olacaktır. (Konu başlıklarında da açıklayıcı olun.)