Telefon görüşmeleri birçok kişinin iş hayatında zaman açısından önemli bir yer tutuyor. Şirket çalışanları ve yöneticiler gün boyu iş görüşmeleriyle meşgul olabiliyor. Toplantılar, randevular, siparişler dijital ortamda olduğu kadar telefonla da düzenlenebiliyor.
Fakat, günlük iş akışında sık sık telefon görüşmesi yapmak, yani bu durumun bir rutin haline gelmesi, konuşurken kelimelere yeterince dikkat etmemenize yol açabilir. Zaman içerisinde yeni iş bağlantıları kurma ve işleri hızlandırma heyecanını yitirerek birer zorunluluk haline gelen telefon görüşmeleri, konuştuğunuz kişide olumsuz bir algı yaratabilir. Bu da iş hayatınızda beklemediğiniz sorunlar oluşturabilir.
Peki iş için telefon görüşmesi yaparken karşı tarafı olumlu anlamda etkilemek için hangi kelimeleri kullanmak gerekiyor? İşte bu konuda işinize yarayacak birkaç ipucu…
“Harika, çok iyi, süper”
Telefon görüşmelerinizde daha destekleyici ifadeler kullanarak, karşınızdaki kişiyi görüştüğünüz işle ilgili motive edebilirsiniz. Böylece, olumlu bir hava yaratarak karşı tarafın işi sahiplenmesini sağlayabilirsiniz. “Harika, çok iyi, süper” gibi ifadeler bu algıyı oluşturmak için kullanabileceğiniz kelimelerden bazıları…
“…üzgünüm”
İş hayatında her zaman her şey yolunda gitmeyebilir. Dolayısıyla, birlikte iş yaptığınız kişilere yaşanan olumsuzluğu açıklamak size düşebilir. Böyle bir durumda gerçekleşmesi beklenen bir işin yolunda gitmediğini anlatmak için, “x olmadığı için üzgünüm” ya da “Üzgünüm bu konuda size yardımcı olamadım” gibi durumdan sizin de mutlu olmadığınızı belirten ifadeler kullanabilirsiniz.
“Müsait misiniz?”
Telefon görüşmesi yapacağınız kişiler de en az sizin kadar meşgul insanlarsa, aniden arayarak onların işlerini bölüyor olabilirsiniz. Aramanızı beklemeyen kişilerle telefon görüşmesi yapacağınız zaman, öncelikle konuşmaya zamanı olup olmadığını öğrenmek için “Şu konu hakkında görüşmek istiyorum ama müsait misiniz” gibi bir soruyla konuşmaya başlayabilirsiniz. Böylece siz anlatmaya başladığınızda karşınızdaki kişi sözünüzü kesip, izin istemek zorunda kalmaz.
“Dilerseniz bunu yüz yüze görüşelim”
Telefon görüşmeleri, her zaman her konu için elverişli olmayabilir. Bazı projeleri, raporları karşılıklı incelemek daha etkili olabilir. Dolayısıyla, telefon konuşmasıyla halledemediğiniz işler için karşınızdaki kişiyle yüz yüze görüşmeyi teklif edebilirsiniz. Bu şekilde, karşınızdaki kişiyi sürekli arayıp rahatsız etmek yerine konuyu daha kısa sürede çözüme ulaştırabilirsiniz.
“X olduğunun farkındayım”
İş hayatında karşınızdaki kişiye önereceğiniz bir konu için zemin hazırlarken, öncelikle konuya ilişkin olumsuzlukların farkında olduğunuzun altını çizmeniz faydalı olabilir. “X için geç olduğunun farkındayım”, “Y’nin tamamlanmadığının farkındayım” gibi cümlelerle konuya giriş yaparak, ilerleyen zamanlarda çıkabilecek sorunların üstesinden gelebileceğinizi ifade edebilirsiniz. Bu da karşınızdaki kişiye iş süreci konusunda güven verebilir.