İş yaşamımızın büyük bir bölümü toplantılarla geçiyor. Özellikle yönetici kademesinde tüm iş yükü neredeyse toplantılardan oluşuyor, her yıl binlerce saat e-postalarla ve toplantılara harcanıyor.
Kolayca açıklanacak konuyu toplantı eşliğinde sunmak önem katsa da verimsizliği hepimizin kabulu. Kayıp zamanlar, sadece toplantı süresiyle kısıtlı değil ayrıca hazırlık aşamasında kaybedilen zaman da buna dahil.
Bunlara rağmen, yüz yüze etkileşimler fikir paylaşımları için en etkili araç olduğuna da değinmek de yarar var ve bu yönüyle toplantılar iş dünyasının temel gereksinimi. Çalışanların zamanlarını değerlendirmesi açısından önemli olan toplantıların hem verimli hem de daha eğlenceli geçebilmesi uygulayabileceğiniz birkaç ipucu:
İnteraktif olmasını sağlayın
Toplantılarınız yalnızca bir kişinin konuşması şeklinde geçiyorsa, büyük ihtimalle çalışanların büyük bir kısmı sıkılarak ya da söylenerek o kişiyi dinliyor olacaktır. Bunun yerine her çalışana söz hakkı vererek toplantıları interaktif hale getirebilirsiniz.
Gelecek programları planlamak ise toplantının büyük bir kısmını oluşturur ve en azından bu süreçte çalışanların düşüncelerine de başvurularak kısa beyin fırtınaları gerçekleştirilebilir.
Ayrıca farklı ofislerde görev alan çalışanların video konferanslar aracılığıyla birbirleriyle iletişimi sağlanabilir. Böylece toplantıyı daha hareketli ve daha dikkat çekici kılabilirsiniz. Bu sayede çalışanların toplantıya karşı ilgisi artacak, detayları daha dikkatli incelemeye başlayacaklardır.
Görsel gereçler kullanın
Toplantılarda katılımcıların konuya dikkatini çekebilmek için en önemli unsur görsel gereçlerdir. Ancak PowerPoint sunumlar bu tür etkinlikler için klasikleşmiş ve çalışanlarda bıkkınlık hissi yaratmaya başlamıştır. Bunun yerine diğer sunum uygulamalarını denemeye çalışın. Ama fazlaya kaçılmaması gerekir çünkü fazla sayıda grafik ve ses efektinin kullanımı toplantı salonunu bir sirk havasına sokabilir.
Gıda ürünleri getirin
Denediğiniz hiçbir yöntem başarılı olmuyorsa, en azından yiyecek birşeyler bulundurun. Çünkü yiyecek bulunan yerler her zaman insanlara daha cazip ve çekici gelir. Örneğin bir pazartesi standart personel toplantılarında, toplantı başlamadan önce katılımcılara özel bir öğle yemeğine ev sahipliği yapabilirsiniz. Ya da toplantı sırasında masalarda bulunacak lezzetli atıştırmalıklar toplantılarınızı daha cazip kılacak ve çalışanlar için beklenen bir etkinlik haline gelecektir.
Mekan değişikliği yapın
Sürekli aynı mekanlarda bulunmak insanlar için sıkıcıdır. Aslında rutinlerden kaçmak çok kolay! Bir sonraki toplantınız için farklı bir yer planlayın ve bunu çalışanlarınıza söylemeyin. Örneğin; işyerinize yakın bir kafe ya da restoranda. Dışarıda yapılan toplantılar hem sizin hem de çalışanlarınız için eğlenceli geçecek, birbirinizle olan samimiyetinizi geliştirmenizi sağlayacaktır.