Her gün bitmek bilmeyen emaillerden siz de sıkılıyorsunuz değil mi? Adeta sonsuz bir fırtınaya yakalanmış gibi bitmek bilmiyor. Her gün dünya genelinde gönderilen 296 milyar e-postadan payımıza düşenleri alıyoruz. Ortalama bir ofis çalışanı günde 121 mail alıyormuş. İnanabiliyor musunuz?
Okunmayı bekleyen email sayısının “sıfır” olduğu bir dünya hayal ediyorum fakat pek mümkün değil gibi.
Peki bu durum sona erecek mi? Muhtemelen hayır!
O zaman isyan etmekten ziyade bir çözüm üretmek gerekiyor.
Zappos.com’un CEO’su Tony Hsieh, Yesterbox adı verilen bir teknik sayesinde emaillerini çok iyi yönetebiliyor ve ne mutlu ki bu yöntemi bizimle de paylaşmış. Bu sayede en azından daha verimli bir yöntemle emaillerinizi halledebilirsiniz.
Zamanlama
Zappos CEO’su Tony Hsieh, takviminde yaptığı bir değişiklikle bir çok kişinin aksine bir yöntem uyguluyor. Her gün bir önceki günden kalan mailleri ilk önce görecek şekilde mail kutusunu ayarlıyor ve ancak o günün mailleri biterse yeni güne geçiyor. Böylece bir günü tamamen temizlemenin haklı gururunu yaşıyor. Bir süre böyle gidince zaten artık eskiden kalma mail diye bir şey olmuyor ve düzene oturmuş oluyorsunuz. Bunun için kendinizi zorlayın ve en az 1 hafta ısrarla deneyin.
Anında memnuniyet!
Bir çok kişinin aklına gelen soru “peki ya acil durumlar ne olacak?” olmalı. Evet, size de anlık cevap beklenen mailler gelecektir fakat cevap vermeyin. İlk önce kendinize “48 saat bekleyebilir mi bu cevap” diye sorun ve çoğu zaman cevap evet çıkacağı için yanıt vermeden rutininizi devam ettirin. Unutmayın, gerçekten acil bir şey olursa size ulaşabilecekleri çok fazla yöntem var.
Unutmayın, sınırlar patronu belirler. Eğer yarın yanıt verilebiliyorsa yarının iş listesine girmeli bu kadar net. Kendinizi ve çevrenizdekileri zamanınızın ne kadar değerli olduğuna ikna edin.
Kendinizi ödüllendirin!
Bir önceki günün maillerini hallederken yeni gelen maillere bakmamak gerçekten çok zor. Bu nedenle bir ödül sistemi koyun ve dünden en az 10 email hallettikten sonra yeni gelen maillere bir göz gezdirin. Unutmayın, cevap vermek yok.
Zor mailler
Her ne kadar emaillere cevap yazmak ortalama 10 dakika gibi bir zaman alsa da bazı emailler çok daha fazla araştırma ve düşünme gerektirebilir. Bu tür mailleri ayrı bir klasöre taşıyın ve takviminizden ona bir saat ayırın. Özel bir toplantı gibi değer verin ve ayırdığınız vakitte gerekli çalışmayı yapıp yanıtlayın.
Bahane üretmeyin
Emailleri sabah ilk olarak halletmek en doğrusu fakat bir toplantıya katılmanız gerekiyorsa bunu bir bahane gibi düşünmeyin. Günün başka bir saatine mutlaka bu işi ekleyin ve ihmal etmeden tamamlayın. Tatile gittiğiniz zaman tabi ki emailleri kontrol etmek mantıklı değil, bu sizin ödülünüz fakat döndüğünüz zaman biriken mailler için yeterli vakit ayırmayı ihmal etmeyin. Bu düzeni kurduğunuz zaman her şey çok daha farklı olacak, emin olabilirsiniz.