Sunum yapmak da bir sanattır. Eğer hedefleriniz doğrultusunda başarılı bir sunum gerçekleştirirseniz, size yeni bir iş kapısını açılır, girişiminiz için fon sağlayabilirsiniz. Fakat sunumunuz etkili olmazsa kişisel imajınız sarsılır ve karşınıza çıkabilecek fırsatları çoktan kaybedersiniz.
Girişiminizin ya da projenizin, sunduğunuz kişileri etkilemesi için belki de en önemli an “sunum” anıdır.
Ne yazık ki, çoğu insan etkin bir şekilde sunumu için nasıl hazırlanacağını bilmiyor. İnsanlar bütün enerjilerini renkli PowerPoint slaytları yapmaya ayırıyor. Bunlardan daha önemlisi, sunum yapılacak kitlenin benimsediği gerçeklerde gizleniyor. Kısacası sunumunuzu gerçekleştirirken kimi etkilemeniz gerektiğini iyi kavramalısınız.
Sunumunuzu hazırlamadan aşağıdaki 7 başlığın cevabına hâkim olmalısınız:
Kime sunuyorsunuz?
Kendinize sormanız gereken en önemli soru. Sunum yapacağınız kitleyi iyi tanıdığınızı düşünmeyin. Tanıdığınız, yakın olduğunuz kişilere yapacağınız sunum ile üst düzey yöneticilere seslendiğiniz sunum arasında farklar olmalıdır. Her iki sunum farklı bir yaklaşım ve seviye gerektirecektir. Kitlenizi iyi tanıyorsanız; sunum formatınızı, dilinizi daha doğru seçebilirsiniz.
Sunacağınız Kitle Ne Kadar Kalabalık?
Büyük bir kitleye sunuyorsanız, minimum kesinti ile doğrudan, daha açık, anlaşılır ve tempolu bir şekilde sunmanız gerekecektir. Küçük bir izleyici kitlesine sunuyorsanız, katılanlar sorularını daha rahat ve sık dile getirecek ve sunumunuz sık sık bölünebilecektir. Bu duruma rağmen katılanların dikkatinin dağılmamasını sağlamalısınız.
Sunumunuzu Nerede Gerçekleştireceksiniz?
Sunumunuzu gerçekleştireceğiniz yerin fiziksel koşullarına göre kendinizi hazırlamanız, daha etkili bir sunum yapmanıza yardımcı olacaktır. Örneğin yeni bir ürününüz var. Sunumunu bir toplantı odasında yapmanız gerekiyorsa, hedef kitlenize çok yakından ürününüzü rahatça tanıtırsınız. Eğer büyük bir oditoryumda olacaksanız, size uzak izleyici için görsel ve işitsel araçlara ihtiyacınız olacaktır. Neye ihtiyacınız olacaksa, önceden bilmeniz lehinize olacaktır.
Hangi Ekipmanlara İhtiyacınız Olacak?
Belki bir flash bellek sunumunuzu yapmanıza yeterli olacak. Belki de bir dizüstü bilgisayara. Herhangi bir aksilikle karşılaşmamanız için eksiklerinizi tamamlamanızda fayda var. Projektör cihazı gerekli mi, mikrofon sistemine ihtiyacınız olacak mı? Fiziksel şartların nasıl olduğunu önceden bilmek, bu noktada biraz daha önem kazanıyor. Sunumunuzu kusursuz bir şekilde tamamlamanız için bu sorular cevap vermeniz gerekiyor.
Size Ayrılan Süre Ne Kadar Olacak?
Birçok kişinin göz ardı ettiği kritik bir sorudur. Seyircilerin ve sizin, sunumunuzun ne kadar süreceğini bilmesi gerekir. Seyirciler kısa sürecek bir sunum beklediğinde, yarım saati geçerseniz bıktırıcı olacaksınızdır. Ya da seyircilerin sizden beklentisi fazla olabilir. Bu durumda sunumunuzu kısa tutarsanız yine olumsuz bir tablo ortaya çıkacaktır. Elinizdeki materyaller ve konulara göre ideal süreyi sizin belirlemeniz daha sağlıklı olacaktır.
Sunumunuz Sonrası Soru-Cevap Kısmı Olacak mı?
Sunumunuzun ardından seyircilere soru sormaları için bir süre tanınacaksa sunum öncesi bilmeniz iyi olacaktır. Seyircilerin soruları sizi zor durumda bırakacak ya da köşeye sıkıştıracak sorular olacaktır. Hatta daha ileri gidip, itibarınızı zedeleyecek sorularla da karşılaşabilirsiniz. Soru-Cevap oturumu olacaksa, bunun ne kadar süreceğini mutlaka öğrenin. Ayrıca, kendinize seyirci gözüyle değerlendirin ve kendinize en sert soruları sorun, cevaplarını da vermeyi unutmayın.
Başka Kimler Konuşmacı Olacak?
Diğer soruların aksine, bu sorunun cevabını bilmemek sizi zor durumda bırakmayacaktır. Sizden önce ya da sonra kimin sunum yapacağı çok önemli olmamakla birlikte, bilginiz olursa etkinliğin dinamiklerini anlamanız kolay olacaktır. Eğer tek konuşmacı iseniz, üzerinizde seyirci baskısı fazla olacaktır. Bu sizi öldürmez, aksine fırsata bile çevirebilirsiniz.
Umarız, bu sorulara kimsenin yardımı olmadan cevap bulabilirsiniz. Hiç olmazsa sunumu gerçekleştireceğiniz kişilere danışın. Bu sorulara cevap bularak sunumunuzu gerçekleştirirseniz, sunumunuz daha etkili olacaktır.