İşte herhangi bir nedenle beklemek zorunda kaldığınız 10 dakikayı mobil cihazların yardımıyla en verimli şekilde geçirmenizi sağlayacak 10 akıllı yöntem…

Patronunuza bildirimde bulunmak

Son çıktığınız toplantıdan kalan notları henüz düzenlememiş ve patronunuza göndermemiş olabilirsiniz. Bu durumda akıllı telefonunuzun gelişmiş not alma özelliğini kullanarak, 10 dakika beklemek durumunda kaldığınız kısa zaman dilimi içerisinde toplantı notlarınızı hızlı bir şekilde düzenleyebilir ve patronunuza e-posta olarak yollayabilirsiniz. Böylece o 10 dakikayı en verimli şekilde tamamlarsınız.

E-postaları düzenlemek

Hazır boş vaktiniz varken, e-posta hesabınızda farklı dosyalar oluşturarak, bir türlü vakit ayıramadığınız e-postalarınızı düzenleme işini aradan çıkarabilirsiniz.

Kişi listesi oluşturmak

Son zamanlarda tanıştığınız ve iş kartlarını aldığınız kişileri, network’ünüze dahil etmek için akıllı telefonunuzun kontaklar kısmına kartlardaki bilgilerini girerek 10 dakikanızı verimli bir şekilde kullanabilirsiniz.

Hediye siparişi vermek

Bir müşteriniz, patronunuz ya da  yeni doğum yapmış bir iş arkadaşınız için hediye seçmeniz gerekiyorsa, bunu internetteki onlarca indirimli alışveriş sitelerini kullanarak boş kaldığınız 10 dakika içerisinde halledebilirsiniz.

Market alışverişinizi yapmak

Akıllı telefonlarda bulunan birçok farklı uygulamayı kullanarak market alışverişinizi yapabilir ve kapınıza getirilmesi için sipariş verebilirsiniz.

Uçak bileti almak

İş ya da tatil için seyahat edecekseniz, biletinizi mobil cihazınız yardımıyla satın alarak 10 dakika içerisinde seyahatinizi düzenleyebilirsiniz.

Otel rezervasyonu yapmak

İş ya da tatil için şehir ya da ülke dışına çıkmanız gerekiyorsa, konaklama programınızı booking.com gibi siteleri kullanarak mobil cihazlarınız aracılığıyla yapabilir ve son dakika indirim fırsatlarını da takip edebilirsiniz.

Sosyal medya hesaplarınızı gözden geçirmek

Bu 10 dakikayı sosyal medya hesaplarınızda ilginç ya da bilgilendirici paylaşımlarda bulunmak için kullanabilir ve böylece takipçilerinize kendinizi fazla özletmemiş olursunuz.  Tabii eğer gün içerisinde vaktinizi sosyal ağlarda geçirmiyorsanız…

Multi-task özelliğinden faydalanmak

Yukarıda saydığımız faaliyetlerden birkaçını, akıllı telefonunuz ya da tablet bilgisayarınızın çoklu görev özelliğini kullanarak aynı anda yapabilirsiniz.

Telefonunuzu şarj etmek

Akıllı telefonların, tüm bu akıllı özelliklerini kullanmak şarjın çok hızlı bitmesine sebep olduğu için tüm bunları yapabilmek için boş zamanınızda öncelikle telefonunuzu şarja takmanızda fayda var.

Ben bunların tümünü zaten yapıyorum diye düşünseniz de “Boş boş 10 dakika beklenmez ki” dediğiniz anlar için bu liste aklınızda bulunsun…

Bu nedenle verimli çalışmaya odaklanan kişiler e-posta yoğunluğunu kontrol edebilmek için bazı stratejiler geliştiriyor. Böylece hem mutlaka cevap verilmesi gereken e-postalara gereken ilgiyi gösterebiliyor hem de odaklanmaları gereken farklı konulara zaman ayırabiliyorlar.

İşte verimli çalışmak isteyen kişilerin sahip olduğu 5 e-posta alışkanlığı…

Cevap verme zamanlarını belirleme

Acil cevaplanması gereken e-postaları yanıtlamak dışında, birçok yönetici e-postalarını günde 2-3 kez kontrol ediyor. Böylece sürekli e-postalara cevap vermesi gerektiğini düşünerek kendini meşgul etmiyor. Özellikle yaratıcılık ve odaklanma isteyen işlerle meşgul olan kişiler, gereksiz ya da acil olmayan e-postalarla vakit kaybetmek istemiyor. Bu nedenle özellikle her saniye bilgilendirme e-postası alan yöneticiler e-postalarını kontrol etmek ve onları yanıtlamak için kendilerine belirli bir süre ayırıyor.

Öncelikleri tespit etme

Gün boyunca CC’de olduğunuz yani bilgilendirme amacıyla size gönderilmiş olan e-postaları düşünürseniz, verimlilik adına e-posta okuma ve yanıtlama konusunda mutlaka kendi önceliklerinizi belirlemeniz gerektiği bir kez daha ortaya çıkıyor.

Bu anlamda e-postayı gönderen kişileri ve konu başlığını dikkate alarak e-postalarınızı sınıflandırabilir, öncelikli olduğu düşündüğünüz e-postaları yanıtlayarak diğerlerini boş bir vaktinizde okumak ve cevaplamak üzere erteleyebilirsiniz.

Telefonu tercih etme

Birçok kişi e-posta yazmak yerine telefonla konuşmayı tercih ediyor. Bu durum hem yazılı olarak yanlış anlaşılabilecek durumların önüne geçiyor, hem de konuyu kısa sürede sonuçlandırmak adına her iki tarafa da zaman kazandırıyor.

Telefonla iletişimin bir diğer avantajı da kişiler arasında daha doğrudan ve sıcak bir ilişki kurulmasını sağlamak. Tüm bu nedenlerden dolayı, iş programı yoğun olan kişiler başta olmak üzere üst düzey yöneticiler ve CEO’lar e-posta yazmak yerine telefonla iletişim kurmayı tercih edebiliyor.

E-postaları ayrıntılı şekilde dosyalama

E-posta yoğunluğu konusunda en çok sorun yaratan durumlardan biri de aranan e-postanın bulunamaması. Bu durum genellikle tek bir inbox (gelen kutusu) dosyası kullanılarak e-postaların hepsinin bir arada yer almasından kaynaklanıyor.

Ancak konulara ve kişilere göre dosyalamalar yapmak ve bu kişilerden gelen e-postaların doğrudan o dosyalara gitmesini sağlamak e-postaları yönetme konusunda son derece yararlı bir yöntem.

Anında cevap verme

Özellikle masa başı çalışanların e-posta yoğunluğunu kontrol etmek için tercih ettikleri bir diğer yöntem de cevaplanması gereken her e-postaya zaman geçirmeden hemen yanıt vermek. Bu kişiler bu yöntemi uygulayarak, gelen kutusunda onlarca okunmamış e-postaya uzun zaman ayırmak yerine hepsine anında cevap verdiklerini, böylece erteleme nedeniyle yaşanan unutma ve gözden kaçırma gibi durumların önüne geçtiklerini belirtiyor.

Go-Globe.com tarafından hazırlanan “İnternette 60 Saniye” isimli bu bilgi grafiği, 60 saniyelik zaman dilimi içerisinde internette ve sosyal ağlarda neler olup bittiğine dair bilgiler sunuyor. 60 saniye, oldukça kısa bir zaman aralığı olarak görünse de, internet üzerinden iletişim ve sosyal medya araçlarının kullanımı açısından çok daha farklı bir algıya sebep olabiliyor.

Bilgi grafiğinde yer alan notlara bakacak olursak, birçok popüler ürün ve hizmet üzerindeki harikulade döngüyü ya da kullanıcı üretimi dikkatleri çekiyor. Örneğin, 60 saniyede Facebook üzerinden 510 binin üzerinde yorum yapılırken, 79 binin üzerinden duvar iletisi girildiğini görüyoruz. Bunların yanı sıra aynı zaman dilimi içerisinde 695 binin üzerinden Facebook durum güncellemesi gerçekleşiyor.

Twitter açısından da durum pek farklı değil. 1 dakika boyunca gönderilen Twitter iletisi sayısı 98 binin üzerinde ve aynı zaman aralığında 320’den fazla Twitter hesabı açılıyor.

Lider arama motoru Google üzerinden 60 saniyede gerçekleştirilen arama sorgusu sayısı ise yaklaşık 695 bin. Bu süre zarfında blog yazarları da üretken bir şekilde 1500’den fazla içerik giriyorlar ve her 60 saniyede 60’dan fazla yeni blog açılıyor. Blog demişken, aynı süre boyunca WordPress sürümlerinin 50’den fazla indirildiği ve WordPress eklentilerinin de 125 kereden fazla karşıdan yüklendiğini ekleyelim.

Son olarak 60 saniyede gönderilen e-posta sayısının yaklaşık 168 milyon gibi dev bir sayıya ulaştığını sunalım. Bir hayli ürkütücü bir noktaya ulaşan internet ve sosyal medya döngüsünün birkaç yıl içinde bunun kaç katı olacağını şimdiden merak etmek elde değil. Aşağıdaki bilgi grafiği üzerinden diğer notlara da göz atabilirsiniz.