Ancak kapsamı genişleyen halka ilişkiler faaliyetleri, firmaların bu mecradaki projelerini hayata geçirirken; önceliklerini, teslim tarihlerini, çalışılacak konuları, çalışan ve müşteri ilişkilerini yakından takip etmesini gerektiriyor.

Bu kadar farklı ve birbirinden bağımsız konuyu belirli bir sistem içinde takip ederek verimli olabilmek için teknolojiden faydalanmak mümkün. Takım çalışması, proje yönetimi ve iletişim konusunda yöneticilerin imdadına yetişen online araçlar işleri biraz olsun rahatlatıyor.

Peki PR uzmanları bu yoğun gündem içinde çalışma saatlerini nasıl düzenleyebilirler? İşte bu konuda yöneticilerin işine yarayacak bazı ipuçları…

Öncelikleri belirlemek

Güne başlarken o gün mutlaka yapılması gereken işleri öncelik sırasına göre listelemek işinizi kolaylaştırabilir. Bu konular genellikle zor ve zaman alacak tarzda olduğu için günün sonuna bırakılır.

Ancak bu yaklaşım konunun çözülmemesi ya da mesai saatinin uzaması anlamına gelebilir. Bu nedenle günlük iş planınızı yapmaktan hoşlandığınız işlere göre değil önceliklerinize göre hazırlamanızda fayda var.

Kesintileri önlemek

Etkili bir çalışma için o işe kesintisiz zaman ayırmak önemli bir nokta. Odaklandığınız noktada çeşitli etkenler tarafından bölünmeniz tekrar işe döndüğünüzde odaklanmak için vakit harcamanıza neden olabilir.

Telefon görüşmeleri, sıkıldığınız bir anda sosyal ağlara göz atmak istemeniz sizi işten uzaklaştırabilir. Eğer firmanın sosyal medya takibini yapacaksanız bunun için belirli bir zaman dilimini ayırmanız o süre içinde işlerinizi maddelendirerek halletmeniz yararlı olabilir.

Bu anlamda toplantılarınızın saatlerini de önceden belirlemenizde fayda var. Amacından sapan ve uzun saatler süren toplantılar verimliliğinizi düşürebilir.

Motivasyonunuzu artıracak bir yerde bulunmak

Eğer ofiste bulunmanızı gerektirmeyen işler için farklı bir yerde çalışmayı tercih ederseniz motivasyonunuzu artırabilirsiniz. İş planı yapmak, proje değerlendirme gibi çalışmalarınızı bulunmaktan hoşlandığınız bir yerde bulunmanız faydalı olabilir.

Verimliliğinizi artıracak araçlar

Hootsuite: Web tabanlı bir sosyal medya yönetim aracı olan Hootsuite tek bir platform üzerinden tüm sosyal ağlara ulaşabileceğiniz bir araç. Eş zamanlı olarak, birçok sosyal medya profilini yönetebileceğiniz bu araç, hem zaman yönetimi hem de organize olmak için önemli bir avantaj sunuyor. Hootsuite analiz ve raporlama konusunda da son derece gelişmiş bir araç.

Google Drive: Gittiğiniz her yere projelerinizi, raporlarınızı ve dokümanlarınızı götürmenizi sağlayan Google Drive bir bulut depolama servisi olarak verimliliğinizi artırma açısından işinize yarayabilir.

Mavenlink: Online proje yönetimi tecrübesi sunan ve takım çalışması için ortam sağlayan bir proje yönetim aracı olan Mavenlink’in  “en iyi ortak çalışma platformu” ve “proje yönetimi için en kapsamlı çözüm” gibi ödülleri bulunuyor.

MailChimp: Bir e-posta pazarlama aracı olan MailChimp, e-bülten tasarımı oluşturmaktan, e-postaları sosyal ağlarda paylaşmaya ve kullanıcılara toplu şekilde gönderilmesine kadar birçok önemli konuda firmaların işini kolaylaştırıyor.

Ancak, bazı şirketler bu profesyonel ekipleri oluşturmak için yeterli bütçeye sahip olmayabilir. Temel olarak üretim ve çalışanların giderleriyle ilgilenmek zorunda olan bu şirketler, halkla ilişkiler alanındaki çalışmaları da boş bırakmamak için daha pratik çözümler arıyor.

Böyle durumlarda, elbette hem çok etkili bir halka ilişkiler çalışması hem de minimum bütçe söz konusu olduğu için, çözüm önerileri bir noktada tıkanabiliyor. Yine de bu sorun için uygulanabilecek birçok çözüm var… İşte, sektörünüzün ve dolayısıyla rakiplerinizin takibini sağlayacak, sizi promosyon çalışmalarının gündeminden haberdar edebilecek ve aynı zamanda hedef kitlenizle ilgili çalışmalarınıza yol gösterebilecek bazı yöntemler…

Medyayla ilişkileri güçlendirmek

Medyada yer almak üzerine söylenmiş, adeta bir atasözüne dönüşen “Reklamın iyisi, kötüsü olmaz” deyişini hepimiz biliyoruz. Ancak, yine de bu söze itibar etmemek ve reklamın iyisi için medya ilişkilerini sağlam tutmak gerekiyor.

Bilinirliğinizi artırmak ve marka imajı oluşturmak için yalnızca ulusal değil yerel basınla da sağlam ilişkiler kurmak gerekiyor. Önce şehrinizde, ardından bölgenizde herkesin tanıdığı ve güvendiği bir isim olmak, zaman içerisinde markanızın ulusal basın için de iyi bir haber olmasını sağlar. Basınla iyi ilişkiler içerisinde olmanız da bir çeşit halkla ilişkiler çalışmasıdır ve tanıtım faaliyetlerinizi destekler.

E-posta pazarlaması ile PR

E-posta pazarlaması, markanızın yeni ürünlerinden ve kampanyalarınızdan bahsederek hedef kitlenize bilgi verebileceğiniz ve dolayısıyla potansiyel müşterilerinizle bağ kurabileceğiniz başka bir platform. Bu açıdan, az malitetli ve etkili dijital pazarlama kanallarından biri olan e-posta ile promosyon çalışması yapma fikri, yıllardır güncelliğini koruyor. Pek çok markanın tercih ettiği ve hatta büyük markaların da sık sık başvurduğu e-posta pazarlamasına siz de stratejileriniz arasında yer verebilirsiniz.

Sosyal medyanın önlenemez gücü

Sosyal medya aslında tam olarak, “kendi halkla ilişkilerini kendin yap” mecrası. Sosyal medya platformlarının her biri, birçok farklı hedef kitleye, en etkili şekilde ulaşabileceğiniz, daha fazla kişiye sesinizi duyurabileceğiniz, hatta bir anda kitlelerin bahsettiği marka olmanızı sağlayacak tek mecra olabilir.

Ancak, bu alanda yapılan çalışmalarda da yaratıcı olmak gerektiğini unutmamak gerekiyor. Bu anlamda doğru içerikler hazırlamakta, insanlarda şüphe, tepki ve güvensizlik gibi olumsuz düşüncelere sebep olmayacak şekilde paylaşımlar yapmakta fayda var. Çünkü sosyal medya sizi en tepeye taşıdığı gibi, aşağıya da çekebilir.

Geleneksel medya ve sosyal medyayı bir arada kullanmak yeni girişimler için faydalı bir yöntem olabilir. Özellikle çok okunan, takip edilen gazetecilerin ve yazarların  çeşitli platformlarda girişiminizden bahsetmesi beklediğinizden çok daha etkili bir yöntem olabilir.

Bu anlamda medya planlama çalışmalarınızı gerçekleştirirken dikkat edilmesi gerekenlerden biri de çalışmaların ağırlıklı olarak yer alacağı medyanın koverajı. Koveraj (coverage) bir bölgede, belirli bir iletişim aracının ulaştığı kişilerin ya da bir reklamın ulaştığı olası alıcıların sayısı ya da toplam içindeki yüzdesi olarak tanımlanıyor. Yani reklam verilen gazetenin tirajının yüksek olması, girişiminizden bahseden gazetecinin okuyucu sayısının fazla olması gibi.

Peki tüm bu medya planlaması çalışmaları kapsamında yeni girişiminizi tanıtmak için başka neler yapılabilir?

Basını bilgilendirmek

Eğer girişiminizi bir basın toplantısı, açılış töreni ya da benzeri bir organizasyonla tanıtmak istiyorsanız basın mensupları için hazırlayacağınız bir basın kiti (kitapçığı) organizasyonu haber yapacak görevlilerin işinize yarayabilir. Kitapçıkta elde ettikleri bilgiler doğrultusunda girişiminizi çok daha etkin şekilde tanıtabilirler. Ayrıca bu kitapçıkta iletişim bilgilerinize yer vermeniz de daha sonra sizinle iletişim kurmak isteyen kişiler için faydalı olabilir.

Asansör cümlesi oluşturmak

Eğer bir organizasyonda ayaküstü kendinizi ya da işinizi tanıtmak istediğinizde ya da bir asansörde kısa bir sunum yapmanız gerektiğinde kullanabileceğiniz kısa ve bilgilendirici birkaç cümlenizin olması size farklı kapılar açabilir.

Bu cümle gazetecilere, bası mensuplarına ya da PR çalışmalarınıza destek olabileceğinizi düşündüğünüz kişilere girişiminizi tanıtmak için düşündüğünüzden daha faydalı olabilir. Bu noktada amacınızın satış yapmak olmadığını sadece 30 saniye içinde yanınızdaki kişinin dikkatini çekmek olduğunu unutmamanız gerekiyor.

Sizin hikayeniz ne?

Gazetecilerin işi hikaye anlatmaktır. Fazla hayalperest olmayacak şekilde işinizi nasıl kurduğunuzu, ne gibi zorluklarla karşılaştığınızı ve başarılarınızı özetleyebileceğiniz bir hikaye onları, girişiminizle ilgili yazmaya teşvik edebilir.

Anlık reaksiyonlar ve “Newsjacking”

Yeni bir girişimi hızlı şekilde tanıtmak için sosyal medyayı ve sektörel gelişmeleri hızlı şekilde takip edebilmek ve gelişmelere anlık reaksiyonlarla cevap verebilmek son derece önemli. David Meerman Scott tarafından ortaya atılan “newsjacking” kavramı da tam olarak bu durumu nitelendiriyor.

Daha çok Twitter temelli pazarlama aktivitelerine yönelik olan bu kavram anlık duruma verilecek gerçek zamanlı, planlı ve akıllı tepkileri tanımlıyor. WhatsApp’ın mavi tik uygulamasına markaların dikkat çeken paylaşımları ve Arby’s markasının Grammy ödülleri sırasındaki paylaşımlarının newsjacking örneği olduğunu söyleyebiliriz.

Scott newsjacking çalışmaları için doğru zamanlamayı ise şu eğriyle ortaya kokuyor;

Gazetecilerle bağlantıda olmak

Girişiminizi tanıtmak için bulunduğunuz sektöre ilişkin yazılar yazan en az 10 gazeteciyle bağlantıda olmanız son derece önemli. Daha önce benzer konularda içerikler hazırlamış olan gazetecileri araştırarak kimlerle iletişim kurmanız gerektiğini belirleyebilirsiniz. Farklı kişilerle iletişimde olmanız tüm yumurtalarınızı aynı sepete koymanıza engel olur. Böylece bir şekilde mutlaka önemli platformlarda yer almanız sağlanır.

Geçtiğimiz günlerde değerini 1000 doların üzerine çıkararak şimdiye kadarki en yüksek seviyesine ulaşan Bitcoin’in bu yükselişinde ödeme birimi olarak Bitcoin’i kabul eden yasadışı ürünler satan Silk Road’a yapılan FBI operasyonları ve özellikle Çinli büyük şirketlerin devletin elinin uzanmadığı tek para birimi olan Bitcoin’i tercih etmesi yatıyor. İşte Bitcoin’in adını sık sık gündeme gelmesinde ve bir anda tüm dünyanın “neymiş bu Bitcoin?” diye ayaklanmasında bu sebepler varken Bitcoin kabul eden şirketlerin sayısı da artmaya devam ediyor. Hatta geçtiğimiz haftalarda Kıbrıs’ta bir üniversitenin harç parasını Bitcoin ile almaya başladığını duyurması ile bu dijital para birimi eğitim sektörüne bile girmiş durumda.

Bitcoin globalde bu kadar ses getirirken dünyanın ikinci Bitcoin ATM’sinin Türkiye’de açılmasıyla da Türk girişimcileri ve şirketler de bundan nasıl faydalanacaklarını düşünmeye başladılar. Her ne kadar BDDK, Bitcoin’in kanun kapsamında olmadığını açıklasa da isimlerini duyurma peşindeki Türk şirketleri Bitcoin’i bir PR malzemesi olarak kullanmaya başladı bile.

Türkiye’de bir PR yöntemi olarak Bitcoin

“Bitcoin ile ödeme kabul eden ilk ajans/e-ticaret sitesi/uygulama/eczane/…” gibi ifadelerle basına sunulan basın bültenlerinin medya tarafından ilgi görmesi nedeniyle şirketler kendilerine ekstra bilinirlik sağlayabiliyor.

Ancak Türkiye’deki tüketiciler daha henüz yeni yeni kredi kartı ile ödeme yaparken yaşadıkları güvenlik çekincelerini üstlerinden atarken ve hala birçoğu online alışveriş yapmada kendilerini güvende hissetmezken Bitcoin ile ödeme yapmak bu tüketicilere ne kadar çekici ve doğru geleceği büyük bir soru işareti.

Büyük global şirketler için Bitcoin daha mantıklı bir tercih olabilecekken küçük ve orta ölçekli şirketlerin Bitcoin ile hedef kitlelerine hitap etmeleri zor gözüküyor. Bu açıdan Bitcoin ile ödemenin bu şirketlere herhangi bir yararı olmayacağı belirginken “Bitcoin kabul eden ilk Türk ajans/e-ticaret sitesi/uygulama/eczane/…” sloganıyla kendini öne çıkarma ve adını duyurma amacı güden şirketlerin cin fikirli bir PR yaklaşımı belirlediğini söylemek mümkün.

Bunu yapmanın ilk adımı sosyal ağlarda var olmaktan geçiyor. Düşünün ki bir eğitimcisiniz ve verdiğiniz seminerlerde bir salon dolusu dinleyiciye ulaşıyorsunuz. Tahminen ulaştığınız kişi sayısı 300 ile 500 arasında değişmektedir. Seminerde bahsettiğiniz konuları sosyal ağlarda da konuşun. Özellikle Facebook ve Twitter’da bu bağlamda paylaşımlarda bulunun. Giderek takipçi sayınız artacaktır ayrıca ulaştığınız kişilere bir kere yerine sürekli ulaşır hale geleceksiniz. Twitter’ın kendinizi rahatça tanıtabileceğiniz ve takipçilerinize sürekli olarak yararlı bilgi vererek aydınlatabileceğiniz bir sosyal ağ olduğunu unutmayın. Twitter’da tanıdığınız insanları ve sizinle benzer ilgi alanına sahip olan ya da aynı mesleği icra eden kişileri takip edin. Onlarla diyalog kurmaktan çekinmeyin. Paylaşımlarına yorum yapmayı ya da görüş bildirmeyi ihmal etmeyin. Yaptığınız bir yorumun hiç tanımadığınız bir insanın sorusunun cevabı olabileceğinin ve sizi aktif olarak takip edeceğinin farkına varın.

Twitter ve Facebook’ta aktif olmanız size bir sonraki etkinliğinizi geniş kitlerere duyurma imkanı tanır. Dolayısıyla size kişisel bir pazarlama gücü sağlar. Bunun farkına varan iş verenlerinizin ya da organizatörlerinizin gözünde daha değerli bir noktaya ulaşacağınızı unutmayın.

Pazarlama kavramındaki en kilit noktanın farkındalık yaratmak ve hakkında konuşturmak olduğu gerçeğini anımsayın. İşte bu yüzden sosyal medya gerek markalar için gerekse de bireyler için en uygun mecra haline gelmiştir. Sosyal medyada amaç daha fazla kişiye sürekli bir şekilde ulaşmaktır.

Kişisel markalaşmak için sosyal medya da edinmiş olduğunuz şöhreti, sanal halden çıkarıp sosyal hayata da taşımanız gerekmektedir. Bunu yaparken yine sosyal medya aktif bir şekilde kullanılacaktır. Örneğin Twitter takipçilerinizle paylaştığınız bir konu hakkında bir tanışma toplantısı düzenleyerek onları bireysel olarak ta tanımaya başlayabilirsiniz. Böylece size ve paylaşımlarınıza olan güveni arttırırsınız.

Kişisel markanızı iyi bir şekilde yönetmeniz gerektiğinin farkına varın. Öncelikle sizi takip edenlerin sizden beklentilerini anlamaya çalışın. Tıpkı bir şirket yönetiyor gibi sosyal ağ profillerinizi yönetin. Amaçlarınızı açık bir şekilde belirtin. Profiliniz de kişisel verileri mutlaka doldurun ki sanal bir kişi olduğunuz izlenimi oluşmasın.

Bu yolla hem kendi alanınızla ilgili bilgi verirsiniz, hem sizi dinleyen ve anlamaya çalışan bir kitleye ulaşırsınız hem de zaman içerisinde konunuzda uzman biri olduğunuzu kanıtlar ve aranan bir kişi haline gelirsiniz.

Peki ya halkla ilişkiler sektörünün Twitter kullanımı nasıl? Şu günlerde pek çok halkla ilişkiler ajansının Twitter’da hesap açtığını görebiliyoruz. Peki ya halkla ilişkiler uzmanları için Twitter ne kadar cezbedici?

Mashable’ın belirttiği üzere The George Washington Üniversitesi’nin 2009 yılında yaptığı bir araştırmaya göre gazetecilerin yarıdan fazlasının Twitter’ı kullandığı ortaya çıktı. Ancak bu oran 2011 yılında tabii ki daha da artmış durumda. Halkla ilişkiler uzmanları gazetecilerle iletişim kurmak amacıyla Twitter’ı nasıl kullanmalılar? Halkla ilişkiler uzmanlarının gazetecileri takip etmenin dışında Twitter’ı kullanma yöntemleri nasıl olmalı? Birkaç öneriyi sizinle paylaşalım:

Gazetecilerle iletişim

-Twitter’da bir “medya listesi” oluşturmak ve güncellemek.

-Sizi ilgilendireceğini düşündüğünüz sektörleri veya müşterilerinizi kapsayan özel Twitter listelerinizi oluşturun.

-Blogger ve gazetecilerin tweetlerini izleyin.

Kriz iletişimini güçlendirme

-Halkla ilişkiler uzmanları öncelikle krizi 140 karakter aracılığıyla nasıl yönetmeleri gerektiğini iyi analiz etmeliler.

-Anahtar kelimeleri izlemeli, konuya duyarlı olmalı.

-Hızlıca hareket edilmeli.

Yeni çalışan arama

-Şirketler ve ajanslar PR departmanlarını sürekli geliştirmeye çalışmaktadırlar.

-Çalışmayıp iş arayanlara fırsat sunmak adına çeşitli hashtag’ler aracılığıyla fırsatlar sunabilirler. (Örnek: #pr #jobs #eventmarketingjob)

Problem çözme ve araştırma

-Belirli bir konuda (ürün, hizmet tavsiyeleri vb.) kafanızı kurcalayan sorular oluştuğunda, bunu Twitter’a yazın.

-Güvenilir meslektaşlarınızın oluşturduğu ağları genişleterek deneyim ve bilgilerinizi paylaşın.

Bunlardan başka bir halkla ilişkiler uzmanının Twitter’da nasıl etkin olması gerektiğiyle ilgili pek çok şey söylemek mümkün.

-Halkla ilişkiler uzmanı karşılaştığı pek çok olayı, etkinliği paylaşabilir.

-Temsil ettiği markanın insancıllaştırılmasına yardımcı olabilir.

-Açık ve dürüst bir şekilde yazılar yazabilir.

Bu nitelikleri daha da artırmak mümkün.

Ancak şu var ki, artık PR uzmanlarının Twitter gibi sosyal ağlardan uzak durması mümkün görünmüyor.