Ancak kapsamı genişleyen halka ilişkiler faaliyetleri, firmaların bu mecradaki projelerini hayata geçirirken; önceliklerini, teslim tarihlerini, çalışılacak konuları, çalışan ve müşteri ilişkilerini yakından takip etmesini gerektiriyor.

Bu kadar farklı ve birbirinden bağımsız konuyu belirli bir sistem içinde takip ederek verimli olabilmek için teknolojiden faydalanmak mümkün. Takım çalışması, proje yönetimi ve iletişim konusunda yöneticilerin imdadına yetişen online araçlar işleri biraz olsun rahatlatıyor.

Peki PR uzmanları bu yoğun gündem içinde çalışma saatlerini nasıl düzenleyebilirler? İşte bu konuda yöneticilerin işine yarayacak bazı ipuçları…

Öncelikleri belirlemek

Güne başlarken o gün mutlaka yapılması gereken işleri öncelik sırasına göre listelemek işinizi kolaylaştırabilir. Bu konular genellikle zor ve zaman alacak tarzda olduğu için günün sonuna bırakılır.

Ancak bu yaklaşım konunun çözülmemesi ya da mesai saatinin uzaması anlamına gelebilir. Bu nedenle günlük iş planınızı yapmaktan hoşlandığınız işlere göre değil önceliklerinize göre hazırlamanızda fayda var.

Kesintileri önlemek

Etkili bir çalışma için o işe kesintisiz zaman ayırmak önemli bir nokta. Odaklandığınız noktada çeşitli etkenler tarafından bölünmeniz tekrar işe döndüğünüzde odaklanmak için vakit harcamanıza neden olabilir.

Telefon görüşmeleri, sıkıldığınız bir anda sosyal ağlara göz atmak istemeniz sizi işten uzaklaştırabilir. Eğer firmanın sosyal medya takibini yapacaksanız bunun için belirli bir zaman dilimini ayırmanız o süre içinde işlerinizi maddelendirerek halletmeniz yararlı olabilir.

Bu anlamda toplantılarınızın saatlerini de önceden belirlemenizde fayda var. Amacından sapan ve uzun saatler süren toplantılar verimliliğinizi düşürebilir.

Motivasyonunuzu artıracak bir yerde bulunmak

Eğer ofiste bulunmanızı gerektirmeyen işler için farklı bir yerde çalışmayı tercih ederseniz motivasyonunuzu artırabilirsiniz. İş planı yapmak, proje değerlendirme gibi çalışmalarınızı bulunmaktan hoşlandığınız bir yerde bulunmanız faydalı olabilir.

Verimliliğinizi artıracak araçlar

Hootsuite: Web tabanlı bir sosyal medya yönetim aracı olan Hootsuite tek bir platform üzerinden tüm sosyal ağlara ulaşabileceğiniz bir araç. Eş zamanlı olarak, birçok sosyal medya profilini yönetebileceğiniz bu araç, hem zaman yönetimi hem de organize olmak için önemli bir avantaj sunuyor. Hootsuite analiz ve raporlama konusunda da son derece gelişmiş bir araç.

Google Drive: Gittiğiniz her yere projelerinizi, raporlarınızı ve dokümanlarınızı götürmenizi sağlayan Google Drive bir bulut depolama servisi olarak verimliliğinizi artırma açısından işinize yarayabilir.

Mavenlink: Online proje yönetimi tecrübesi sunan ve takım çalışması için ortam sağlayan bir proje yönetim aracı olan Mavenlink’in  “en iyi ortak çalışma platformu” ve “proje yönetimi için en kapsamlı çözüm” gibi ödülleri bulunuyor.

MailChimp: Bir e-posta pazarlama aracı olan MailChimp, e-bülten tasarımı oluşturmaktan, e-postaları sosyal ağlarda paylaşmaya ve kullanıcılara toplu şekilde gönderilmesine kadar birçok önemli konuda firmaların işini kolaylaştırıyor.

Dünyanın dört bir yanında işimizi kolaylaştırmak ve uzaktan ekip yönetme sürecimizi daha sağlıklı hale getirmek için bir çok proje yapılıyor. Bu projelerin bazılarını ofislerinizde kullanıyor olabilirsiniz veya alternatif araçlarla ilerliyor olabilirsiniz. Bu yazıda özellikle uzaktan ekip yönetenlerin dikkat etmesi gereken noktalar ve çözüm önerilerini bulacaksınız.

Yazının sonunda yorumlarınızı ve kullandığınız yöntemleri yorum olarak paylaşabilir, yazının daha da gelişmesine destek olabilirsiniz.

1- Zaman sadece birazcık zaman: FIO

Amerika, İngiltere, Hindistan… Neresi olduğu çok fazla farketmez eğer global bir ekip yönetiyorsanız zaman sizin için artık çok daha değişken bir kavram haline geliyor. Ekibinizden bazıları güne yeni başlarken bazıları günü yeni bitiriyor olabilir. Ekibinizi daha iyi takip edebilmek için FIO uygulamasını tarayıcınıza kurun ve ekibinizle ilgili noktaları ekleyin. Bu takibin sizin ve ekibiniz için oldukaç verimli olacağını göreceksiniz.

2- Dosyalarınıza ne zaman ihtiyacınızın olacağı belli olmaz: Dropbox

Dosyalarınıza her an ihtiyacınız olabilir. Bu nedenle telefonunuzdan veya internet olan her yerden bağlanabileceğiniz ve dosyalarınıza erişeceğiniz bir platforma ihtiyacınız var. Paylaşılabilir özelliği ile benim tavsiyem Dropbox. Bu günlerde depolama sistemlerine pek güven olmuyor ama neyse…

3- Anlık mesajlaşma ve Grup Chat: Slack

Kalabalık bir ekibe sahipseniz mailleşmek ve mailler içerisinde bir şeyler bulmak bir süre sonra keyif vermekten çok işkenceye dönüyor. Bu nedenle projenize göre gruplar oluşturarak ekibinize birer sohbet odası oluşturabilirsiniz. Bu sayede dosya paylaşımı ve bilgi paylaşımı için mailleşmek yerine sohbet aracılığıyla ilerleyebilirsiniz. İlerleyen dönemlerde aramalar yaparken de çok büyük faydasını göreceğinizi söyleyebilirim.

4- Bu size özel: Evernote

Proje yönetimi yaparken bir çok farklı mecrada yer aldığınız için notlar almak ve bu notlarınıza ulaşmak çok kolay olmayabiliyor. Not almak bir şey, sonra bu notlara ulaşmak ayrı bir problem. Bu nedenle Evernote hem tarayıcınızdan hem masaüstü uygulamasından hem de mobilden notlarınıza ulaşabileceğiniz (emin olun daha fazlasını yapıyor) harika bir platform sunuyor.

5- İş dağılımlarını takip etmeyi kolaylaştırın: Trello

Ekibinzde kim ne işi yapıyor, hangisi ne aşamada diye kontrol etmek çok sıkıntılı bir şey. Ekibiniz ile anlaşarak Trello kullanın ve her bir kişinin veya alt grubun iş listesini, durumunu takip edin, yeni işler atayın.

6- Draft:

Bir ekiple çalışıyor ve işiniz yazı yazmak üzerine ise ortak bir alanda yazı yazmak oldukça önemli bir hale gelebiliyor. Google Docs kullanabilirsiniz ama alternatif olarak da Draft’ı kullanabilirsiniz. Ortak bir alanda temiz bir arayüzle bir yazıyı geliştirmek için ideal.

7- Zapier:

Proje yönetiminde bazen aynı işi birden fazla defa yapmak zorunda kalabiliyorsunuz. Bir yere eklediğiniz bir işi, başka yere eklemek, bir diğerine de mail atmak zor olabilir. Bunun için atamalar belirleyebileceğiniz ve işinizi otomatikleştiren Zapier’i kullanabilirsiniz. Zapier, proje yönetiminde güzel bir hizmet tabi ama bireysel olarak daha fazla şey yaptırabileceğiniz ifttt.com‘u kullanmıyorsanız sizin için büyük bir kayıp.

8- Skitch:

Projelerin olmazsa olmazı olan revizyonlar, düzenleme ve geliştirme talepleri. En ufak işlem için fotoğraf düzenleme yazılımları kullanmak yerine Evernote ekibi tarafından geliştirilen Skitch sizin için harika bir çözüm olacaktır. Ekip olarak kullandığınız zaman farklı gösterimlerin de önüne geçerek tek bir dilde revizyonlarınızı göstermiş, yazmış olursunuz. Evernote entegrasyonu da cabası.

9- 15Five:

Yöneticiler için ekiplerinin durumunu kontrol etmek oldukça zaman alan ve genelde atlanan bir şeydir. Ekibiniz mutlu olursa işiniz de daha sağlıklı ilerler. Bu nedenle her hafta 5 dk zaman ayırarak ekibinze sorular yönetltin ve hafta içerisinde sadece 15 dakika harcayarak bu sorulara cevaplar alın. (Sizin 5, ekibinizin 15 dakikası var.) Bu sayede toplam 20 dakika içerisinde geribildirimler alın ve hemen aksiyona dönüştürün.

Grup halinde çalışabilmek, çoğu zaman senkronizasyon gerektiriyor. Çalışanların veya fikir danışacağınız kişilerin gerçekleştirdiğiniz beyin fırtınası toplantılarına katılabilmesi için artık sadece toplantı odasında bulunması gerekmiyor. Teknoloji burada devreye girerek firmalara daha verimli çalışabilmek için türlü fırsatlar sunuyor…

İşte toplantılarınıza ve projelerinize destek olacak 4 araç

1. Evernote

Evernote‘un, toplantıların en iyi teknolojik not defteri olduğunu söyleyebiliriz. Basit bir not defterinin aksine, bu uygulamanın kullanacağınız bilgi ve kaynakları projenizin ana sayfasında bir araya toplayarak takım arkadaşlarınızla paylaşmanızı sağlayan çeşitli özellikleri var. Evernote’u bir proje yönetim aracı gibi kullanarak ekibinizin beyin fırtınası yapabileceği, projeleri geliştirip başlatabileceği ortak bir merkez haline getirebilirsiniz.

2. join.me

Katılımcıların bulundukları yerin önemi olmadan online toplantılara katılarak fikir paylaşımı yapabilmesini sağlayan bir mobil uygulama olarak join.me özel toplantılar, sunumlar ya da herhangi bir görüşme için kullanılabilecek harika bir araç. Join.me fikir almak istediğiniz kişiler o anda dünyanın neresinde olursa olsun toplantınıza katılmasını sağlayan ve sizi organize edebilen bir uygulama olarak takdiri hak ediyor. Üstelik bağlantıya davet edilen herkes sesleri aynı anda, aynı düzeyde duyabiliyor.

 3. Trello

Bir proje yönetim aracı olan Trello; devam eden, tamamlanan, son teslim tarihi belirlenen işlerin aynı platformdan takibini sağlıyor. Kimin hangi konuda çalıştığı, çalışmanın son durumu ve ne zaman teslim edilmesi gerektiğini Trello üzerinden tüm proje ekibiyle online olarak paylaşmanız mümkün.

4. Cubby

Bir bulut depolama çözümü olan Cubby, network’ünüze dahil olmayan kişilerle internet üzerinden kolayca veri paylaşmanızı sağlıyor. Cubby’nin en önemli özelliklerinden biri de uzantısı ne olursa olsun dosyaları bu ortama depolayabilmeniz ve bir link yardımıyla en yüklü dosyalarınızı bile kolayca paylaşabilmeniz. Özellikle e-posta yoluyla gönderemediğiniz dosyaları paylaşmak için bu program en büyük yardımcınız olabilir.

Düzenli bir blog içerik akışınız varsa; yani düzenli olarak içerik üretmek zorundaysanız çok fazla dağılmamak ve yazacağınız, düzenleyeceğiniz içeriğe ya da yapacağınız araştırmaya konsantre olmak durumundasınız. Bu yüzden kısıtlı zamanı verimli değerlendirmek blog yazarlarının karşılarına çıkan en önemli zorluklardan biri.

Bu noktada içerik planlamaları, iş takipleri, proje yönetimleri gibi konularda size yardımcı olacak ve bununla doğru orantılı olarak üretkenliğinizi artıracak online zaman yönetimi araçlarından yardım ve destek alabilirsiniz.

Bunlardan blog yazarlarının en işine yarayabileceğini düşündüğümüz araçları aşağıda sıraladık.

Remember the Milk

Proje yönetimi ve iş takibi konusunda Basecamp şirketlerin en sıklıkla kullandığı program. Ancak Basecamp’i şirket olarak kullanmıyorsanız bireysel kullanım için Basecamp benzeri ücretsiz bir araç olan Remember the Milk’i kullanabilirsiniz. Kendinize to-do listeleri yapmanızı sağlayan Remember the Milk’te görevlerinizi zamanlayarak hızlı ve kolay şekilde işlerinizi yönetebilir, belli görevleri listeler altında toplayabilir, deadline’ları takip edebilirsiniz. Remember the Milk’i masaüstünde kullanabileceğiniz gibi Android, iOS ve BlackBerry uygulamalarıyla mobilden de tüm yapılacak işlerinizi takip edebilirsiniz. Ayrıca Remember the Milk’i Türkçe olarak da kullanabileceğinizi ekleyelim.

Google Takvim

Takvimsiz zaman yönetimi olmayacağını düşünürsek burada kendinize etkin, entegrasyon olanakları fazla, takibi kolay bir takvim seçmeniz gerekiyor. Her ne kadar masa ve duvar takviminiz üzerine not almaktan hoşlanıyor olsanız da eğer hız kazanmak istiyorsanız dijital takvim kullanmanız burada şart. İnternette birçok dijital takvim aracı ve uygulaması olsa da bizim önerimiz Google Takvim. Özellikle Gmail kullanıyorsanız; hatta iş yazışmalarınızı Gmail üzerinden yapıyorsanız Google Takvim Google servislerine entegrasyonuyla size çok daha fazla zaman kazandırabilir. Ayrıca oluşturduğunuz takvime her bilgisayar ve telefon üzerinden de Google’ın bu servisi ile ulaşabilirsiniz.

Rescue Time

Bir işe dalınca ne kadar zaman harcadığınızı fark etmiyor ve böylelikle diğer işlere ayıracağınız zamandan çalıyorsanız bu aşamada yardımınıza Rescue Time koşabilir. Sizin alışkanlıklarınızı öğrenerek daha üretken olmanız için zamanınızı nasıl yönetmeniz gerektiğini söyleyen araç, hangi uygulamalar ve web siteleri üzerinde gün içinde ne kadar zaman harcadığınızı hesaplayabiliyor, bilgisayarınızın ya da telefonunuzun arka planında çalışarak size gün içinde hangi işlere ne kadar zaman ayırdığınız hakkında raporlar sunuyor. Örneğim e-postaları okumaya ve yanıtlamaya ne kadar zaman ayırdığınızı, toplantılarda ne kadar zaman harcadığınızı bildiren araç, oluşturacağınız alarmlarla belli iş üzerinde belli bir zaman harcadığınızda sizi uyarabiliyor.

Reverb

Projeler arasında kaybolduğunuz ve hangi projede hangi işi yetiştirmeniz gerektiği konusunda çıkmaza düştüğünüz durumlarda Reverb’i kullanabilirsiniz. Bir proje yönetimi ve paylaşımı aracı olan Reverb yapılacaklar listesi oluşturmaktan çok daha fazla özelliği size sunuyor. Bu görevlere etiketler verebiliyor, önceliklerini belirleyebiliyorsunuz. Ayrıca projeleri iş arkadaşlarınız, müşterilerinizle paylaşabiliyor; bunlar hakkında tartışmalar yapabiliyorsunuz.

Toggle

Belli bir işi yaparken ne kadar zaman harcadığınızı merak ediyorsanız zaman takip aracı Toogle’ı kullanabilirsiniz. Siz örneğin bir içerik için araştırma yaparken ya da e-postalarınızı yanıtlarken arka planda geçen süreyi takip eden Toggle o işe ne kadar zaman ayırdığınızı size bildiriyor. Böylelikle hangi işlerin vaktinizi daha çok aldığını anlayabiliyor ve buna göre kendinize göre bir zaman planlaması yapabiliyorsunuz.

Bugün 10.yaşını kutlayan 37signals bu önemli yıl dönümlerine şirket için bir dönüm noktasını simgeleyen bu kararla girmeye karar vermiş gibi gözüküyor. Şimdiye kadar “Basecamp” denince herkesin tanıdığı ancak “37signals” ismiyle çok fazla kişiye bir anlam ifade etmeyen şirket, proje yönetim uygulamalarının başarısını yeniden markalanma sürecinde kullanmaya ve herkesin tanıdığı “Basecamp” ismiyle hayatlarını sürdürmeye karar verdiklerini söylüyor.

37signals ismi böylelikle teknoloji tarihinin tozlu sayfalarına adını yazdırırken Basecamp ile şirketlerin, ajansların içine giren şirket artık yoluna bu isimle devam etmekle kalmayacak; aynı zamanda tüm kaynaklarını Basecamp’i geliştirmeye yatıracak. Şirketin CEO’su Jason Fried, 10 senelik köklü ancak küçük bir şirket olduklarını ve sadece 43 kişilik çalışan kadrolarıyla büyük işler başardıklarını söylerken şimdiye kadar çıkardıkları diğer ürünlerden vazgeçmeye ve sadece Basecamp’e yoğunlaşmaya karar verdiklerini söylüyor.

Şirketin Ta-da List (2005), Writeboard (2005), Backpack (2005), Campfire (2006), The Job Board & Gig Board (2006), Highrise (2007), Sortfolio (2009), the all new Basecamp (2012), Know Your Company (2013) ve We Work Remotely (2013) gibi geliştirdikleri birçok uygulama ve araç bulunurken şimdi şirketin odağında sadece Basecamp olacak ve şirket bu popüler uygulamasının adını da kurumsal kimliğine taşıyarak yoluna artık bu şekilde devam edecek.

Dünyada 15 milyon kişinin Basecamp hesabı olduğu ve sadece geçen hafta içinde 6,622 yeni şirketin Basecamp’i kullanmaya başladığı düşünülürse 37signals’ın Basecamp adı altında yeniden markalanması ve şirket içi proje yönetiminde çığır açan uygulaması Basecamp’e yoğunlaşmaya karar vermesi çok da şaşırtıcı değil.