Toplantı, kısaca bir sorunu çözmek için toplanan bir grup insanın bir araya gelmesi demek oluyor. Günümüz iş dünyasında toplantıların sayısı o kadar arttı ki yaptığımız işten çok toplantılara katılıyoruz. Bu toplantıların ne kadarı verimli geçiyor bilemeyiz ama bir kısmının sadece vakit kaybı olduğunu rahatlıkla söyleyebilirim.
Toplantıda iken çoğu zaman burda olmak yerine şu işlerimi halletseydim diye düşünürüz. Toplantı sonunda ise yapılacak işlerimize yenileri eklenir. Yani aslında bir sorunu çözmek için bulunduğumuz ortamda halledilmesi gereken sorunlara yenilerini ekliyoruz.
Şimdi oturup düşünelim ve bu toplantıların sayısını azaltıp toplantıları daha verimli hale getirmeye çalışalım. CT Bussines Travel’ın yayınladığı infografiği yakından inceleyelim:
Toplantıdan önce net bir gündeminiz olsun.
İnsanların toplantıya tamamen hazırlanmış şekilde gelmeleri her zaman için daha iyi olacaktır. Net bir gündemin oluşturulup katılanlara iletilmesi, katılanların da buna hazırlanması odaklanan ve üretken bir toplantı ile sonuçlanacaktır.
Toplantı lideri belirleyin.
Toplantı ayarlamada iyi olan ve toplantıda her şeyin yolunda olmasını sağlayacak bir toplantı lideri ayarlayın. Takımınızın güvendiği ve saygı duyduğu birini seçin.
Telefon,tablet gibi cihazları ortamda bulundurmayın.
Çalışma zamanlarında e-mailler, telefon çalması, uyarı gelmesi gibi dikkatinizi dağıtan bir sürü şey var. Eğer mümkünse dikkatinizi dağıtacak cihazları toplantı ortamında bulundurmayın.
Toplantıyı 4-7 kişiyle sınırlı tutun.
Nerede çokluk orada b*kluk misali çok fazla insan da faydasız toplantılara sebep olur. Son toplantılara katılanlara veya katılmayı bekleyenlere aldırış etmeden sadece katkı sağlayabilecek kişileri toplantıya davet edin.
İsviçre treni yaklaşımını benimseyin.
Eğer takımınız toplantılara zamanında girmek için çaba gösteriyorsa belli bir saat ve zaman aralığı belirleyin. Sabah 9:23 veya 9:44 gibi. Zaman konusunda kesin olmanız, katılanların daha meraklı ve özenli olmasını sağlayacaktır.
Güncelleme işlerini mail yoluyla halledin.
Vakit kaybının yanında, toplantılardan sonra toplantı takımınız yorulur. Keskin düşünme ve güzel karar verme yetisi depodaki benzin gibidir kullandıkça biter. Güncellemeler e-mail yoluyla iletilebilecekse toplantı ayarlamanın bir mantığı yok.
Dışarıda toplantı yapmayı deneyin.
Resmi olarak otur-konuş mantığı gayet iyi ama eğer toplantıda evrak işleri yoksa dışarıda yürü-konuş taktiğini neden denemiyorsunuz? Alternatif olarak, eğer birebir görüşme şeklinde olacaksa rahat edebileceğiniz konforlu bir kafede görüşmeyi deneyin.
Toplantı süresini tutabildiğiniz kadar kısa tutun.
Kısa süren toplantılarda insanlar daha fazla odaklanmaya eğilimlidir. Zaman kısıtlanması sebebiyle insanlar daha hızlı çalışır ve minimum çene çalar. Çalışmalar da insanların soru sormayı bırakıp işleri halletmeye odaklandığını gösteriyor. Bu yüzden ideal toplantı bir saatten az sürmelidir.
Son 10 dakikayı toplantı özetine ayırın.
Yol almak için herkesin katılıp kendi eylem noktalarını anladığından emin olun. Ayrıca ne zaman ve nasıl cevap vereceklerini de anladıkların emin olun.