Harika bir şeyler yapmak için kullanılacak zaman ve enerjinin boşa harcandığını bilmek insanı üzüyor doğrusu…
Öyle ki, toplantı odasında hiç kimsenin tartışmadığı bir durum söz konusu. Katılmanız gereken bir sonraki toplantıda, odanın her birinin saatlik maliyetini düşünün. Ve o toplantıyı gerçekten yapmaya ihtiyacınız olup olmadığını sorgulayın.
Doğrudan gelir elde etmeyeceğiniz veya maliyet tasarrufunu sağlayamayacağınız herhangi bir toplantı ; önemli bir karar ya da somut eylem planı içermiyorsa tamamen para kaybıdır.
Özellikle şu durumlarda geçerlidir:
Bilgi gündemin bir parçasıdır. Hiçbir gündem; bilgi, tekrar, tartışma içermemelidir.
Gündemde olması gerekenler; ürün başlangıç tarihi ayarlama veya veritabanı yeni tasarımı için yazılım geliştiricisini seçme ya da aslında bir grup tarafından karar verilmesini gerektiren bir şey olmalıdır.
Satın alma bahanesini sunmayın. Toplantılar, satın alma imkanı yaratmaz. Harika fikirler ve harika projeler satın alma durumunu yaratır.
Durum bilgi vermeye gelince, toplantının öncesinde paylaşın. Grubun bir toplantı sırasında bir karar vermesi gerekiyorsa, önceden bilgi vermeli. Belgeleri, raporları vb… Katılımcılara bu gibi bilgileri önceden gönderin. Çünkü, bilgiyi paylaşmak için bir toplantı düzenlemek, grubun tüm zamanını ve şirketin parasının boşa harcanmasına neden olur.
Toplantı uzunluğu standart bir değerdir. Takvimler genellikle 30 veya 60 dakikalık parçalar halinde biçimlendirilir. Belirli zamanlarda (örneğin 9 veya 3: 30) başlayıp bitmesi planlanır. Bu nedenle, 9’da başlayacak olan bir toplantı 9: 30 ya da 10’a kadar sürecek şekilde planlanmaktadır. Süreyi doldurmak için mutlaka yeni bir şeyler çıkar.
Bunun yerine, yalnızca başarmaya çalıştığınız şeyi temel alarak toplantının devam edip etmeyeceğine önceden karar verin. Daha sonra zamanı buna göre ayarlayın. Kendinize sorun, sadece 10 dakika için bir toplantı yapmak mantıklı mı?
Kişilerin geç kalmasına izin verin
Her zaman birkaç kişi toplantıya erken gelir ve sohbet etmeye başlarlar. Toplantıya başlama zamanınız geldi, ancak birkaç kişi gelmediyse biraz daha bekleyin.
Kişilerin yüksek sesle düşünmelerine izin verin
Toplantıdaki bir kimse “Ben sadece yüksek sesle düşünüyorum” derse o kesinlikle susturulmalıdır. Beyin fırtınası yapılıyorsa, yüksek sesle düşünmeye izin verilebilir. Aksi halde, insanların tam anlamıyla biçimlendirilmiş düşüncelerle fikirlerini sunmalarını bekleyin. Bunu yapmayan herhangi bir kişi hazırlık için zaman ayırmamıştır ve onun katılmasına izin vermeyin.