Ekip yönetmek her projenin en önemli işlerinden biridir. Hele ki bir girişim sahibiyseniz ekip yönetimi işinizin geleceğini belirleyebiliyor. Ülkemizde çok fazla yaygın olmasa da tüm dünyada uzaktan çalışma kültürü hızla yayılıyor. Bu kültür yayıldıkça zorluklarını da görmeye başlıyoruz.
Dünyanın dört bir yanında işimizi kolaylaştırmak ve uzaktan ekip yönetme sürecimizi daha sağlıklı hale getirmek için bir çok proje yapılıyor. Bu projelerin bazılarını ofislerinizde kullanıyor olabilirsiniz veya alternatif araçlarla ilerliyor olabilirsiniz. Bu yazıda özellikle uzaktan ekip yönetenlerin dikkat etmesi gereken noktalar ve çözüm önerilerini bulacaksınız.
Yazının sonunda yorumlarınızı ve kullandığınız yöntemleri yorum olarak paylaşabilir, yazının daha da gelişmesine destek olabilirsiniz.
1- Zaman sadece birazcık zaman: FIO
Amerika, İngiltere, Hindistan… Neresi olduğu çok fazla farketmez eğer global bir ekip yönetiyorsanız zaman sizin için artık çok daha değişken bir kavram haline geliyor. Ekibinizden bazıları güne yeni başlarken bazıları günü yeni bitiriyor olabilir. Ekibinizi daha iyi takip edebilmek için FIO uygulamasını tarayıcınıza kurun ve ekibinizle ilgili noktaları ekleyin. Bu takibin sizin ve ekibiniz için oldukaç verimli olacağını göreceksiniz.
2- Dosyalarınıza ne zaman ihtiyacınızın olacağı belli olmaz: Dropbox
Dosyalarınıza her an ihtiyacınız olabilir. Bu nedenle telefonunuzdan veya internet olan her yerden bağlanabileceğiniz ve dosyalarınıza erişeceğiniz bir platforma ihtiyacınız var. Paylaşılabilir özelliği ile benim tavsiyem Dropbox. Bu günlerde depolama sistemlerine pek güven olmuyor ama neyse…
3- Anlık mesajlaşma ve Grup Chat: Slack
Kalabalık bir ekibe sahipseniz mailleşmek ve mailler içerisinde bir şeyler bulmak bir süre sonra keyif vermekten çok işkenceye dönüyor. Bu nedenle projenize göre gruplar oluşturarak ekibinize birer sohbet odası oluşturabilirsiniz. Bu sayede dosya paylaşımı ve bilgi paylaşımı için mailleşmek yerine sohbet aracılığıyla ilerleyebilirsiniz. İlerleyen dönemlerde aramalar yaparken de çok büyük faydasını göreceğinizi söyleyebilirim.
4- Bu size özel: Evernote
Proje yönetimi yaparken bir çok farklı mecrada yer aldığınız için notlar almak ve bu notlarınıza ulaşmak çok kolay olmayabiliyor. Not almak bir şey, sonra bu notlara ulaşmak ayrı bir problem. Bu nedenle Evernote hem tarayıcınızdan hem masaüstü uygulamasından hem de mobilden notlarınıza ulaşabileceğiniz (emin olun daha fazlasını yapıyor) harika bir platform sunuyor.
5- İş dağılımlarını takip etmeyi kolaylaştırın: Trello
Ekibinzde kim ne işi yapıyor, hangisi ne aşamada diye kontrol etmek çok sıkıntılı bir şey. Ekibiniz ile anlaşarak Trello kullanın ve her bir kişinin veya alt grubun iş listesini, durumunu takip edin, yeni işler atayın.
6- Draft:
Bir ekiple çalışıyor ve işiniz yazı yazmak üzerine ise ortak bir alanda yazı yazmak oldukça önemli bir hale gelebiliyor. Google Docs kullanabilirsiniz ama alternatif olarak da Draft’ı kullanabilirsiniz. Ortak bir alanda temiz bir arayüzle bir yazıyı geliştirmek için ideal.
7- Zapier:
Proje yönetiminde bazen aynı işi birden fazla defa yapmak zorunda kalabiliyorsunuz. Bir yere eklediğiniz bir işi, başka yere eklemek, bir diğerine de mail atmak zor olabilir. Bunun için atamalar belirleyebileceğiniz ve işinizi otomatikleştiren Zapier’i kullanabilirsiniz. Zapier, proje yönetiminde güzel bir hizmet tabi ama bireysel olarak daha fazla şey yaptırabileceğiniz ifttt.com‘u kullanmıyorsanız sizin için büyük bir kayıp.
8- Skitch:
Projelerin olmazsa olmazı olan revizyonlar, düzenleme ve geliştirme talepleri. En ufak işlem için fotoğraf düzenleme yazılımları kullanmak yerine Evernote ekibi tarafından geliştirilen Skitch sizin için harika bir çözüm olacaktır. Ekip olarak kullandığınız zaman farklı gösterimlerin de önüne geçerek tek bir dilde revizyonlarınızı göstermiş, yazmış olursunuz. Evernote entegrasyonu da cabası.
9- 15Five:
Yöneticiler için ekiplerinin durumunu kontrol etmek oldukça zaman alan ve genelde atlanan bir şeydir. Ekibiniz mutlu olursa işiniz de daha sağlıklı ilerler. Bu nedenle her hafta 5 dk zaman ayırarak ekibinze sorular yönetltin ve hafta içerisinde sadece 15 dakika harcayarak bu sorulara cevaplar alın. (Sizin 5, ekibinizin 15 dakikası var.) Bu sayede toplam 20 dakika içerisinde geribildirimler alın ve hemen aksiyona dönüştürün.