Eğer siz de masa başı çalışıyorsanız, gününüzün önemli bir kısmını e-posta okuyarak ya da onlara cevap vererek geçiriyor olabilirsiniz. E-posta yoğunluğu işinizin gerekliliklerinden biri olsa da çoğu kişi için verimli çalışmayı engelleyen bir durum.
Bu nedenle verimli çalışmaya odaklanan kişiler e-posta yoğunluğunu kontrol edebilmek için bazı stratejiler geliştiriyor. Böylece hem mutlaka cevap verilmesi gereken e-postalara gereken ilgiyi gösterebiliyor hem de odaklanmaları gereken farklı konulara zaman ayırabiliyorlar.
İşte verimli çalışmak isteyen kişilerin sahip olduğu 5 e-posta alışkanlığı…
Cevap verme zamanlarını belirleme
Acil cevaplanması gereken e-postaları yanıtlamak dışında, birçok yönetici e-postalarını günde 2-3 kez kontrol ediyor. Böylece sürekli e-postalara cevap vermesi gerektiğini düşünerek kendini meşgul etmiyor. Özellikle yaratıcılık ve odaklanma isteyen işlerle meşgul olan kişiler, gereksiz ya da acil olmayan e-postalarla vakit kaybetmek istemiyor. Bu nedenle özellikle her saniye bilgilendirme e-postası alan yöneticiler e-postalarını kontrol etmek ve onları yanıtlamak için kendilerine belirli bir süre ayırıyor.
Öncelikleri tespit etme
Gün boyunca CC’de olduğunuz yani bilgilendirme amacıyla size gönderilmiş olan e-postaları düşünürseniz, verimlilik adına e-posta okuma ve yanıtlama konusunda mutlaka kendi önceliklerinizi belirlemeniz gerektiği bir kez daha ortaya çıkıyor.
Bu anlamda e-postayı gönderen kişileri ve konu başlığını dikkate alarak e-postalarınızı sınıflandırabilir, öncelikli olduğu düşündüğünüz e-postaları yanıtlayarak diğerlerini boş bir vaktinizde okumak ve cevaplamak üzere erteleyebilirsiniz.
Telefonu tercih etme
Birçok kişi e-posta yazmak yerine telefonla konuşmayı tercih ediyor. Bu durum hem yazılı olarak yanlış anlaşılabilecek durumların önüne geçiyor, hem de konuyu kısa sürede sonuçlandırmak adına her iki tarafa da zaman kazandırıyor.
Telefonla iletişimin bir diğer avantajı da kişiler arasında daha doğrudan ve sıcak bir ilişki kurulmasını sağlamak. Tüm bu nedenlerden dolayı, iş programı yoğun olan kişiler başta olmak üzere üst düzey yöneticiler ve CEO’lar e-posta yazmak yerine telefonla iletişim kurmayı tercih edebiliyor.
E-postaları ayrıntılı şekilde dosyalama
E-posta yoğunluğu konusunda en çok sorun yaratan durumlardan biri de aranan e-postanın bulunamaması. Bu durum genellikle tek bir inbox (gelen kutusu) dosyası kullanılarak e-postaların hepsinin bir arada yer almasından kaynaklanıyor.
Ancak konulara ve kişilere göre dosyalamalar yapmak ve bu kişilerden gelen e-postaların doğrudan o dosyalara gitmesini sağlamak e-postaları yönetme konusunda son derece yararlı bir yöntem.
Anında cevap verme
Özellikle masa başı çalışanların e-posta yoğunluğunu kontrol etmek için tercih ettikleri bir diğer yöntem de cevaplanması gereken her e-postaya zaman geçirmeden hemen yanıt vermek. Bu kişiler bu yöntemi uygulayarak, gelen kutusunda onlarca okunmamış e-postaya uzun zaman ayırmak yerine hepsine anında cevap verdiklerini, böylece erteleme nedeniyle yaşanan unutma ve gözden kaçırma gibi durumların önüne geçtiklerini belirtiyor.