Patronların yüzde 94’ü toplantı esnasında akıllı telefon kullanmanın yanlış olduğunu söylüyor. Ancak hala herkes kullanıyor.
Herkes, başkalarının akıllı telefonlarını veya diğer mobil cihazlarını toplantı esnasında kullanmasından nefret ediyor. Ama herkes bunu yapmaya devam ediyor.
Robert Half Management Resources’ın düzenlediği güncel bir ankete göre, yöneticilerin yüzde 6’sı toplantı esnasında mobil cihazların çıkarılıp mesaj ya da e-posta okunmasında bir sorun olmadığını düşünüyor. Kalan yüzde 94 ise insanların akıllı telefonlarına hiç bakmaması gerektiğini, ya da çok acilse bunu yapabileceklerini, ve illa yapmaları gerekiyorsa müsaade isteyip toplantıdan ayrılmaları gerektiğini düşünüyor.
100 veya daha az çalışana sahip bu firmalardan ankete katılanların yüzde 40’ı toplantı sırasında akıllı telefon kullanımının hiçbir şekilde uygun olmadığını düşünüyor. Tamamen karşı olan patronlarla yapılan toplantılarda akıllı telefon kullanmanın çok nadir bir olay olduğunu düşünüyorsunuz, değil mi?
Ancak elbette öyle değil. Yöneticilerin 3’te 2’si toplantılarda akıllı telefon kullanımının ya çok yaygın olduğunu ya da sıkça gördüğü birşey olduğunu söylüyor. Belki tatil fotoğraflarıyla gösteriş yapmak gibidir; başkası yaptığında bundan nefret ederiz, ancak kendimiz yapacaksak çok da sorun yoktur.
Ne yapılmalı? Yüzde 94 çoğunluğun bir parçası olduğunuzu varsayarak, bir sonraki toplantınızda akıllı telefon kullanımını nasıl düşürebilirsiniz? -hatta belki tamamen durdurabilirsiniz- İşte size denemeniz için birkaç öneri:
- Kesin kurallar belirleyin.
Sinema salonlarında oturan izleyiciler film boyunca mesajlaşmanın kabul edilemeyeceğini uzun uzadıya anlatıyorlar, ancak hala bunda bir sorun görmeyenler var. Aynısı konferans odanız için de geçerli. Patron sizsiniz, kurallar ne olursa olsun, onları belirlemek sizin işiniz: “Eğer telefon kullanmanız gerekiyorsa, müsaade isteyin ve ayrılın,” veya “Sadece acil durumlarda telefonlarınızı kullanın,” ya da “Telefonlarınızı masanızın üzerinde tutmanızı istiyorum.” gibi.
- Onlara siz de uyun.
“Söylediğimi yapın, yaptığımı yapmayın” ebeveynlikte pek de işe yaramıyor, tabii yönetimde de öyle. Yani toplanntınız için bir akıllı telefon yasağı koymayı düşünüyorsanız, siz de aynı şekilde telefonunuzdan vazgeçmelisiniz. Yoksa sadece çalışanlarınızın saygısını yitirmiş ve sizin bakmadığınızı düşündükleri zamanlarda gizlice telefonlarını kontrol etmelerini sağlamış olursunuz.
- İnsanların vaktini boşa harcamayın.
Çalışanlar hali hazırda bildikleri bir konu anlatılıyorken e-postalarını kontrol etmeye daha meyilli olurlar, ya da dahil olmadıkları bir tartışmayı çok da dinlemiyorlarken. İnsanlar her zaman birşeyler karalamak isteyebilir, telefonlarını kontrol etmeyi iki kat daha fazla isterler, çünkü birşeyler karalamaktan hem daha acildir hem de potansiyel olarak daha üretici bir şeyler yapma imkanları vardır.
Kısacası, insanların vaktini boşa harcamayın. Eğer toplantının ilk 15 dakikasında katılanların yarısının ilgisini çekmeyi başramadıysanız, onlara ayrılıp tekrar gelme ya da koridorda (veya nereye rahat koltuklar yerleştirdiyseniz) hava alma imkanı verin, çok ihtiyaç duymuyor bile olsalar. Toplantıya herkes toplantı konusunu bilmeden önce başlamayın. Ve öncelikle sizin ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla toplantı gerçekleştirmeyin.
- Sıkıcı olmayın.
Bir toplantıyı yönetmek zaten yeterince zorken, bir de bunu yaparken eğlendirmek… Ama eğer imkanınız varsa yapın, konunun üzerinden gerektiği şekilde geçerken nasıl en eğlenceli, en beklenmedik şekilde anlatmanın yolarını düşünün. Başkalarının da sıkıcı olmasına izin vermeyin. İnsanlara kendi bakış açılarını anlatma imkanı vermelisiniz, ancak eğer biri düzensiz, eleştirici, küçük ayrıntılara takılan bir konuşm yapıyorsa herkesi kaybetmeden önce kibarca sözünü kesin.
- Ayağa kalkın.
Bazı firmalar toplantılarını ayakta gerçekleştirir. Bu elbette her zaman işe yaramıyor, ancak bu günlük ya da haftalık kontroller için iyi bir yöntem. Bu konuyu kısa ve doğru noktada tutmak için sizi ve diğerlerini yüreklendirecektir. Ayrıca telefon kontrol etmek çok daha zorlaşacaktır, özellikle de görünmeden.
- Akıllı saatler için plan yapın.
Geçtiğimiz yıla akıllı saatler hakim oldu ve Apple’ın Mart ayında piyasaya girişiyle, yakında akıllı saatler her yerde karşımıza çıkacak. Akıllı saatler ile, insanlar yazılarını, e-postalarını ve sosyal medya gönderilerini telefonlarına dokunmadan kontrol edebiliyorlar. Siz de akla uygun olarak insanlardan toplantı girişinde saatlerini çıkarmalarını isteyebilirsiniz. Akıllı saatler işyerleri için henüz yeni, ve çoğu firmanın bu konuda bir politikası yok. İşleri zorlaştırmak istercesine, çoğu fitness takip cihazları da e-posta ve mesajlaşmayı destekliyor. Akıllı telefonlar için koyduğunuz kurallar ne ise aynılarını akıllı saatler ve fitness takip cihazları için de koymanız mümkün.
- Y kuşağını dikkatlice idare edin.
Y kuşağı insanları, diğer yaş gruplarına göre akıllı telefonları kullanmaya daha yatkınlar ve ayrıca bütün programlarını düzenleme işleri için mobil cihazlara daha çok bağımlılar. Akıllı telefon kullanımı, elbette, şirketinize başvuran ya da başvurmayan Y kuşağı kişilerinin bir adeti. Ancak çoğu Y kuşağı insanı büyüklerinin aksine etraflarında bulunan akıllı telefonlarla büyüdü ve bu onların akıllı telefon kullanımında neyin normal ve ince bir davranış olduğuna dair bakış açılarını değiştirmiş olabilir.
- Akıllı telefonların toplantılarda avantajlı olabilecek kullanımlarını düşünün.
Eğer akıllı telefonların toplantılarda iyi hiçbir işe yaramadığını düşünüyorsanız, küçük bir soruya ne kadar hızlı cevap bulabildiğinizi, bir istatistik veriye ulaşabildiğinizi, ya da bir projenin durumunu öğrenebildiğinizi düşünün. Bazı sosyal gruplar arasında akıllı telefonların sesli kumanda özelliğini kullanmak çok daha kibar kabul ediliyor çünkü bu konuşmaya katılmış başka biri -ihtiyaç anında faydalı bilgi edinebilen biri-gibi algılanıyor. Açıklamanız her ne olursa olsun, akıllı telefonları bir araç olarak kullanmak tamamen yasaklamaktan daha iyi olabilir.
Her şekilde, toplantılarda akıllı telefon kullanımı için sınırlar belirlemeniz akıllıca olur. Şirket kültürünüzü, toplantı katılımcılarını, toplantı amacını ve oluşturmaya çalıştığınız havayı hesaba katın. Ve o noktaya ulaşmanızı sağlayacak bir politika belirleyin.
Yorumlar (0)