Facebook kurucusu şirketi ile ilgili toplantılardan zaman israfını nasıl engelliyor?
Dünyanın en etkili teknoloji şirketlerinin dahil tüm iş dünyasının görünürde en büyük sorunu zaman israfına sebep olan toplantılardır.
Facebook’ta diğer tüm organizasyonlar gibi şişirilmiş toplantıları ve olası konferanslarda harcanan fazla zamanla mücadele ediyor. Quora, bildiğiniz gibi bir soru-cevap sitesi ve popülerliği dolayısıyla birçok üst düzey kişilik burayı yakından takip edip değer veriyor. Facebook yöneticileri de bunlardan bazıları.
Site soru soranlara cevap olarak merak ettiklerinin cevaplarını sunuyor. Örneğin sitede soru olarak “Sheryl Sandberg (Facebook yöneticisi) gününü nasıl planlıyor?” olarak sorduğunuzda burada sitede yazar olan bu yönetici, gününü nasıl planladığınızı size açıklıyor. Bu yöneticinin cevaplarına baktığımız da ilginç detaylara ulaşıyoruz. Ailesi ve işiyle ilgilenebilmek için nasıl detaylı bir plan yapmak zorunda olduğu görülüyor. Günü başarılı kılmak için eğer güne erken başlayarak tüm iş adımlarını tek tek planlayıp hazırlamaya gücü yetiyorsa neden siz yapamayasınız ki?
Sandberg’in bildirimine göre birçok iş dünyasının lideri gibi Zuckerberg de toplantılardan, çalışma ekipleriyle olan görüşmelerinde ve ara zamanlardan kısarak zaman israfını engellemeye çalışıyor. Ayrıca Sandberg’in belirttiğine göre Mark bu yıl Facebook ile ilgili görüşmelerini oldukça etkileyici bir şekilde yaparak başarılı bir işe imza atmış. Nasıl bu başarıyı yakalamış?
Zuckerberg’in toplantıları daha etkili kılmak için yaptığı numaralar
Sandberg, iki etili stratejiye işaret ediyor.
Birincisi, görüşeceği kişilerden toplantı konusu ile ilgili dökümanları önceden kendisine iletmesini istiyor böylelikle toplantılarda konu üzerinde tartışmaya daha çok zaman kaldığını belirtiyor.
İkincisi, görüşmeye başladıklarında bu görüşmede hedefledikleri başarı konusunda emin olarak başlarlar (toplantıya katılanlarla bir karara mı varacaklar veya sadece konu üzerinde tartışmayı mı düşünüyorlar).
Bu toplantılarda atılan adımlarda Zuckerberg’in kendi fantezileri sonucu atılmıyor aynı zamanda onun bu tutumu uzmanlar tarafından da destekleniyor.
Her bir görüşmenin belirli bir amacı olmalıdır, toplantı sonucunda alınan kararların uygulanmaya çalışılması veya uygulanması düşünülen kararların tartışılması gerekir. Satış anlaşması üzerine gerçekleştirilmesi planlanan bir toplantı bunun bir parçası değildir. Aynı şekilde eğer bir toplantı ayarlıyorsanız önceden hazırladığınız önemli sorularla toplantıdakileri cevaplar üzerinde düşündürebilmelisiniz. Amazon CEO’su Jeff Bezos her toplantıdan önce toplantı konusu ile ilgi ön çalışmalarını hazırlayarak toplantıda üzerinde konuşulması ve düşünülmesi gereken ana başlıkları hazırlar.
Toptanlarınızı zaman israfından kurtarmanızı sağlayacak bu stratejiler birçok önemli şirketin başında bulunan CEO’lar tarafından desteklenmektedir ve bu yöntemleri herkes kendine bir şekilde uyarlayabilir. Halen birçok yönetici ekiplerinin neyi tartışacaklarını veya nasıl sonuçlanacağını bilmelerine rağmen zaman kaybına sebep olan toplantılarına izin vermektedir. Siz de bunlardan biri misiniz? Umarım değilsinizdir…
Çok seviyorum bu adamın tarzını ve alçak gönüllülüğünü :)